A partir de cierto volumen de contratos, se vuelve difícil para las empresas garantizar una gestión y un seguimiento eficaces de estos. Es por ello que existen soluciones CLM, es decir, herramientas digitales que simplifican y optimizan la gestión de contratos a lo largo de todo su ciclo de vida.
Estas herramientas integran lo que se denomina workflows de validación, es decir, circuitos que centralizan el proceso de validación de los contratos. Estos procedimientos digitalizados permiten a todos los que validan consultar y modificar el documento antes de llegar a la etapa final de validación. Por supuesto, estos circuitos no son rígidos; las empresas pueden configurarlos en función de las particularidades del contrato o de los procesos internos. En este artículo, le explicamos todo al respecto.
¿Por qué elegir la aprobación digital para sus contratos?
Validar contratos a distancia
Desde la crisis sanitaria, los intercambios a distancia no han dejado de aumentar. Hoy en día, es crucial para las empresas ofrecer herramientas que permitan validar y firmar contratos a distancia, de manera segura.
La aprobación digitalizada responde precisamente a esta necesidad; de hecho, permite que personas ubicadas geográficamente en diferentes lugares puedan validar un mismo documento y realizar modificaciones si es necesario. Centralizada en una única plataforma, la validación se lleva a cabo de forma fluida, sin restricciones organizativas.
Intercambios más fluidos
Otro de los beneficios notables de los workflows de validación es que facilitan los intercambios. En una gestión manual, la fase de validación de un contrato implica intercambios a menudo largos y complejos: interminables idas y vueltas entre las partes, recordatorios por correo electrónico, múltiples versiones del contrato que pueden perderse o confundirse… ¡El correo electrónico como único medio de comunicación muestra rápidamente sus límites!
En comparación con los correos electrónicos, los workflows de validación tienen la ventaja de proporcionar un marco que simplifica los intercambios. Dentro de un circuito de aprobación, las partes ya no necesitan perseguirse unas a otras para obtener las validaciones; ¡la herramienta se encarga de todo! Esto facilita la comunicación entre el departamento jurídico, los operativos y los validadores externos a la empresa (clientes o proveedores).
Un ahorro de tiempo notable
Todas las idas y vueltas relacionadas con la validación de contratos, sin mencionar las numerosas modificaciones al documento, son tareas que consumen mucho tiempo. ¡Los departamentos jurídicos suelen estar desbordados!
Sin embargo, la mayoría de las etapas del proceso de validación son similares de un contrato a otro y pueden automatizarse para ahorrar tiempo. Esto es precisamente lo que permiten los workflows de validación, que unifican tanto las diferentes validaciones como el tratamiento del documento.
Fáciles de usar, estas herramientas permiten que los departamentos jurídicos y otros validadores ahorren tiempo significativo, que pueden dedicar a tareas de mayor valor añadido.
Mayor control sobre el proceso de validación
Además de consumir tiempo, las cadenas de correos electrónicos también plantean un problema de fiabilidad y trazabilidad. Todos los colaboradores saben lo difícil que puede ser encontrar información precisa en múltiples intercambios.
Con la aprobación digitalizada, este problema desaparece. Los workflows de validación centralizan toda la información en una misma plataforma, lo que facilita el acceso para todos los validadores.
La aprobación digitalizada también brinda seguridad: es posible elegir un workflow ordenado, en el cual la validación de un interlocutor es necesaria para obtener la aprobación de los siguientes. Este funcionamiento garantiza fiabilidad y seguridad, lo que refuerza la conformidad de los documentos.
La ventaja de la flexibilidad
Aunque segura, la aprobación digitalizada sigue siendo una tecnología flexible.
Los objetivos de su implementación pueden variar según la empresa y, en general, según el tipo de contrato. En algunos casos, la seguridad y la conformidad son prioritarias; en otros, lo más importante es la rapidez y fluidez de los intercambios.
En función de estas prioridades y de las particularidades de cada contrato (objeto, monto, validadores…), las necesidades relativas al workflow son diferentes. Por ello, los circuitos de validación son configurables.
El usuario puede elegir entre una validación secuencial o una validación paralela. En una validación secuencial, el orden de aprobación de las partes es importante y está definido de antemano: si el primer interlocutor no valida, el segundo no puede aprobar, y así sucesivamente. En una validación paralela, por el contrario, el orden no importa, lo que permite que todas las partes validen el documento de manera independiente.
DiliTrust le permite aprobar sus contratos de forma digital
El módulo Contratos de DiliTrust es una solución de gestión de contratos en línea que permite a las empresas simplificar el proceso contractual en todas sus etapas. En particular, su módulo de aprobación digitalizada hace que la fase de validación de los contratos sea más rápida, segura y autónoma.
Este módulo es flexible; permite elegir entre una validación secuencial y una validación paralela. Las etapas del circuito de validación son completamente definidas por el experto de la empresa. Según las necesidades del contrato, la definición del circuito puede realizarse:
- Después de la importación del documento (en formato Word o PDF).
- Definiendo el workflow por adelantado.
En cualquier caso, la herramienta simplifica los intercambios entre los operativos y el departamento jurídico. De hecho, el experto jurídico ya no necesita enviar múltiples correos a los operativos para supervisar el cumplimiento de las reglas relacionadas con el contrato, ya que estas pueden integrarse directamente en el circuito de validación.
El workflow de validación de DiliTrust es también mucho más rápido que una validación manual, y permite que los validadores ganen autonomía.
Dato útil: Tan pronto como se importa el contrato y se define el circuito, se envía automáticamente una notificación por correo a todas las partes para que el proceso pueda comenzar. Con un solo clic, cada validador puede consultar el documento y decidir si lo aprueba o no. La herramienta también simplifica el procedimiento en caso de rechazo: los validadores pueden dejar un comentario explicando el motivo del rechazo.
Además, la persona que inició la solicitud es notificada en tiempo real de todas las respuestas. Esto le permite realizar un seguimiento más fácil de la validación e intervenir rápidamente en caso de bloqueo. Una vez validado el contrato, la solicitud de firma electrónica puede lanzarse directamente desde la herramienta.
