Su relación comercial comienza con un contrato
Pero entre la propuesta comercial y la firma del contrato, el tiempo puede ser largo… Y con razón: se requieren muchas acciones de parte de diversos participantes. Desde el comercial hasta el jurista, pasando por el responsable de compras, el contrato pasa por varias manos. Sin procesos claros y establecidos, ni un software adecuado, la formalización puede prolongarse indefinidamente.
En este artículo, le presentamos 7 razones para adoptar un software CLM en modo SaaS.
Software CLM en SaaS: una forma eficiente de racionalizar y acelerar sus procesos jurídicos
¿Qué es un software SaaS? El modo SaaS (Software as a Service) significa que el software está en línea. Esto implica que:
- Los datos no se almacenan localmente en los ordenadores de los colaboradores.
- Las actualizaciones se realizan automáticamente.
- Solo necesita una conexión a Internet y una suscripción para utilizar el software.
El software de gestión de contratos ofrece múltiples funcionalidades, entre las cuales destaca la ficha de síntesis, que permite acceder rápidamente a todos los elementos clave de los contratos. Este tipo de herramientas es precisamente lo que acelera los procesos jurídicos. Aquí están todas las ventajas de un CLM en modo SaaS.
1) Mejor colaboración entre todos los equipos
Una colaboración más fluida entre los diferentes departamentos de la empresa es una de las principales ventajas del modo SaaS. Durante la firma de un contrato, intervienen muchas partes, como el departamento jurídico, que domina los aspectos técnicos de la contractualización, pero también los equipos comerciales, financieros, de compras, recursos humanos, etc.
Con un CLM en modo SaaS, todos los equipos tienen acceso a la información de referencia en un mismo sistema. No pierden tiempo buscando datos actualizados, ya que todo está centralizado en un solo lugar.
2) Automatización de tareas
Un CLM en modo SaaS permite automatizar procesos clave relacionados con los contratos, incrementando la productividad. Esto es posible gracias a funcionalidades como recordatorios de vencimientos, formularios para generar contratos, detección de riesgos, clausulas estándar, gestión de versiones o los workflows de validación, que veremos más adelante.
Estas soluciones también incluyen tableros estadísticos personalizables, lo que permite monitorear la actividad en tiempo real.
Agilidad, serenidad, seguridad: nuestra solución SaaS de gestión de contratos es modular y se adapta a sus necesidades. ¡Solo paga por los módulos que realmente utiliza!
3) Mantenimiento gestionado de principio a fin (¡y no por usted!)
Los softwares SaaS son soluciones listas, y su mantenimiento es responsabilidad del proveedor. Así que usted no tiene que preocuparse por ello. ¡Práctico, verdad?
4) Implementación rápida de procesos internos efectivos
Cada contrato requiere validaciones internas. Pero a medida que aumentan los contratos y los participantes, los procesos de formalización pueden hacerse más largos. Sin embargo, las aprobaciones son esenciales para ambas partes.
Zoom en… los workflows: Para simplificar y automatizar los procesos, los CLM en la nube incluyen funcionalidades como los workflows de validación. Esto le permite recrear sus procesos existentes en el sistema. Por ejemplo:
- Puede configurar un workflow de validación secuencial, donde el primer participante debe aprobar antes de que pase al siguiente, y así sucesivamente.
- Alternativamente, puede optar por un flujo de validación paralelo, donde todas las partes pueden aprobar de manera independiente.
Esta digitalización agiliza las aprobaciones internas y externas.
5) Des données centralisées dans une solution sécurisée
Con un software CLM en modo SaaS, toda la información contractual (historial de relaciones contractuales, cláusulas, modelos, datos, etc.) se almacena en un único lugar. Las ventajas son claras:
- Es un método más eficiente y seguro que almacenar documentos localmente.
- Una biblioteca de cláusulas estandarizadas normaliza el lenguaje jurídico y acelera la redacción, negociación y aprobación de contratos, reduciendo los ciclos de venta y aumentando las oportunidades comerciales.
Dato interesante: DiliTrust cuenta con certificación internacional ISO/IEC 27001 (gestión de la seguridad de la información) y su extensión ISO 27701 (protección de la privacidad). Esto garantiza que DiliTrust cumple con los estándares más exigentes del mercado en términos de seguridad.
6) Integración perfecta con los programas de todas las áreas
Cada departamento utiliza herramientas específicas para sus actividades. Un software CLM en modo SaaS como DiliTrust se integra fácilmente con GED, ERP, CRM, soluciones de firma electrónica y otras aplicaciones esenciales para la empresa. Así, las rutinas de sus colaboradores no se ven afectadas.
Esto también le permite:
- Crear contratos directamente desde su CRM. Los datos del cliente necesarios para redactar el contrato se integran automáticamente, ahorrando tiempo al equipo operativo.
- Actualizar documentos en tiempo real, asegurando que todos los equipos trabajen con la información más reciente, evitando intercambios interminables de correos electrónicos.
7) Acceso desde cualquier lugar y soporte para el trabajo remoto
Hoy en día, el teletrabajo es la norma. En este contexto, un software en modo SaaS es más necesario que nunca.
Basta con una conexión a Internet para acceder a los contratos, consultar el historial, añadir comentarios o aprobar modificaciones. Así, sus colaboradores pueden seguir trabajando desde cualquier lugar, sin restricciones de acceso a la información o herramientas.
Además, el software CLM permite una gestión granular de usuarios, definiendo qué información puede visualizar cada rol en función de sus responsabilidades.
