El desconfinamiento ha llegado y, para muchas empresas, el mes de mayo ofrece la posibilidad de reactivar sus actividades. En este contexto, una buena gestión contractual es esencial, tanto para controlar los riesgos y sus costos como para identificar oportunidades y, así, generar un nuevo crecimiento. Las soluciones en línea para contract management son herramientas formidables para lograrlo. Aquellos que ya las utilizaban durante el confinamiento ciertamente pueden dar fe de su utilidad, especialmente en lo relacionado con la contratación a distancia y el análisis de riesgos vinculados a la crisis sanitaria. A continuación, detallamos las preguntas clave que estas empresas se hicieron antes de migrar sus contratos a la nube. Si usted también está considerando implementar una solución ahora o en el futuro, este artículo le proporcionará orientación.
1. ¿Por qué elegir una solución contractual en SaaS?
El primer beneficio de los softwares en línea frente a las soluciones “on-premise” (es decir, aquellas que requieren instalación local) es el acceso remoto. El confinamiento ha demostrado claramente que la continuidad de las actividades depende de la capacidad de acceder a documentos y gestionar contratos desde cualquier lugar.
Además, las soluciones SaaS no requieren instalaciones complejas; generalmente, basta con contar con acceso a Internet, un usuario y una contraseña. Esto facilita significativamente el despliegue tecnológico por parte del equipo de TI y la adopción de la solución por todos los departamentos de la empresa.
Igualmente, las posibilidades de colaboración simultánea en un mismo documento y las interfaces diseñadas para ser intuitivas y fáciles de usar convierten a los softwares en línea en herramientas ampliamente adoptadas. Aunque este aspecto pueda parecer evidente a primera vista, no debe subestimarse. Las herramientas abandonadas debido a su complejidad de uso —ya sea a nivel individual o por equipos que no logran colaborar eficazmente— pierden toda su utilidad. Una solución de gestión contractual efectiva es, ante todo, una solución plenamente utilizada dentro de la organización.
2. ¿Mi información contractual estará segura?
Esta es la pregunta más crítica que debe hacerse antes de dar el paso, dada la sensibilidad de los datos contenidos en sus contratos. Aunque hace unos años las tecnologías en nube eran incomprendidas, ahora están bien establecidas y extendidas. Se benefician de normas transparentes y de sólidas medidas de seguridad y disponibilidad.
Sin embargo, en la práctica, esto no significa que haya que ir con los ojos cerrados: antes de suscribirse a una solución SaaS, hay que preguntar al proveedor de servicios por las medidas de seguridad que aplica. Los cuatro elementos que debe tener en cuenta si quiere trabajar tranquilamente y a largo plazo con su socio de software son :
- la infraestructura ;
- los datos (con cifrado, por ejemplo) ;
- la organización ;
- las copias de seguridad.
Por último, algunas buenas prácticas en materia de seguridad y confidencialidad pueden ser gestionadas directamente por su empresa: se trata de los derechos de acceso de los distintos usuarios, que le permitirán dividir su base de datos de contratos y el uso de cada documento (sólo lectura o editable). Esto es aún más importante si se tiene en cuenta la rotación de personal: ¿qué hacer, por ejemplo, cuando un jefe de proyecto deja la empresa? La posibilidad de transferir o suspender derechos con un simple clic es otra de las ventajas de las soluciones en línea.
3. ¿Podré integrar fácilmente mis contratos existentes en la solución?
Conectarse a una solución cloud de gestión contractual no es suficiente para aprovecharla al máximo. Sin documentos dentro, no es más que una herramienta vacía. Aunque puede crear nuevos contratos, la integración de su historial es esencial para centralizar toda la información contractual de su empresa.
Por lo tanto, ¿cómo migrar cientos o incluso miles de contratos, ya sea en formato papel o digital, sin invertir meses en esta tarea?
La recuperación de los documentos existentes directamente por parte de su proveedor de software le ahorrará mucho tiempo. Por ejemplo, en DiliTrust, nuestro equipo de Customer Success se encarga de esta tarea. Con el uso de Inteligencia Artificial, el sistema identifica automáticamente los tipos de documentos importados y extrae información clave, como cláusulas, fechas, montos y duraciones. Esta captura automática, validada por nuestros Legal Experts, permite completar la integración de sus documentos en 1 a 3 meses, en lugar de los 6 a 12 meses que tomaría hacerlo manualmente.
El resultado es una solución con todas las funciones que puede utilizar de inmediato: programar recordatorios de vencimientos, saber de un vistazo qué contratos están en proceso de validación, identificar los que tienen cláusula de fuerza mayor… En resumen, puede utilizar todos los datos de sus contratos de inmediato.
4. ¿Podré utilizar mis datos fuera de la solución de gestión contractual?
Disponer de una visión clara y global de sus contratos, como lo permiten los softwares dotados de IA, es una gran ventaja. Pero la posibilidad de exportar estos datos fuera del entorno de trabajo es aún mejor.
Por un lado, los contratos son documentos transversales que circulan entre diferentes departamentos, como compras (para contratos de proveedores) o ventas (para contratos con clientes). Por ello, es crucial que estos equipos no solo puedan acceder a la solución, sino también extraer la información hacia sus propios sistemas (CRM, ERP, GED…) sin necesidad de duplicar el ingreso de datos. La conectividad de la solución de gestión de contratos con los sistemas de información de la empresa es, por tanto, importante si desea explotar todo el valor de sus contratos en toda la empresa, optimizando al mismo tiempo la productividad de cada equipo.
Por otro lado, en casos de auditorías o informes, debe ser capaz de movilizar la información rápidamente. Si su solución de contract management le ofrece un panel estadístico con KPIs legales claros, también debería permitirle exportar esta información a Excel para facilitar el análisis y la compartición.
5. ¿El software se puede adaptar a las necesidades específicas de mi organización?
Su solución de gestión de contratos en línea no sólo debe ser flexible para responder a sus retos y necesidades, sino que también debe ser escalable para adaptarse a futuros cambios en la empresa.
En concreto, esto significa poder organizar sus documentos según su estructura de árbol, gestionar con precisión el acceso por usuario y por equipo en cualquier momento, encontrar rápidamente la información específica de sus contratos, personalizar sus cuadros de mando según sus criterios o sus circuitos internos de aprobación… tantas maneras de armonizar la solución con su organización.
¿Y el futuro? Por supuesto, esta flexibilidad debe continuar, pero no sólo eso. Si su solución utiliza IA, debe apoyarse en el Machine Learning para seguir aprendiendo de los cambios en sus contratos. Nuevas normativas, nuevos tipos de contrato, nuevas cláusulas, nuevos conceptos a seguir… con cada clic del usuario, la IA aprende de forma autónoma, para ser siempre más eficiente y estar al día.
Por último, el software SaaS puede actualizarse sin que tengas que pensar en ello. No tiene que pasar por la molestia de comprar una nueva versión; siempre puede trabajar en la versión más reciente, con total tranquilidad.
6. ¿Qué soporte se ofrece?
A menudo, las soluciones en línea son fáciles de manejar, pero familiarizarse con ellas puede requerir a veces un poco de ayuda, sobre todo si desea adaptar ciertas herramientas y realizar algunas personalizaciones. Por ello, no olvide informarse de si se ofrece formación en el momento de instalar la solución: este servicio es una verdadera ventaja, ya que favorece una rápida adopción por parte de los equipos de la empresa. Con algunos proveedores, la formación ya está incluida en la compra de la solución.
Por lo demás, asegúrese de que dispone de un centro de ayuda en línea totalmente actualizado, accesible las 24 horas del día, y de un soporte en persona reactivo que podrá ayudarle de forma personalizada con sus problemas a lo largo del tiempo.
7. ¿Qué valor aporta la solución de gestión contractual a la empresa?
Esta pregunta aparece tanto al principio del proceso («¿qué gano yo?») como al final, cuando se trata de convencer a la dirección para que apruebe un proyecto de digitalización de los procesos contractuales. Los beneficios para la empresa en su conjunto, y no sólo para el usuario, son argumentos a tener en cuenta a la hora de sopesar las opciones. Utilizada en cada etapa del ciclo de vida del contrato, una solución de gestión de contratos permite explotar todo el valor del contrato. Hay cuatro ventajas principales a tener en cuenta:
- Maximiza los ingresos gracias a herramientas de generación de contratos, flujos de trabajo de aprobación interna y firmas electrónicas que aceleran la negociación y el tiempo de comercialización. Se complementa con herramientas de medición que permiten evaluar el negocio y el rendimiento para tomar las decisiones adecuadas.
- Proporciona un mejor control de los riesgos y reduce los costes relacionados, gracias a recordatorios de obligaciones que garantizan que nunca se incumpla un plazo, así como herramientas de búsqueda inteligente y hojas de resumen que ayudan a localizar cualquier información en los contratos de forma rápida y sencilla. La centralización de todos los flujos contractuales en un entorno único, compartido y actualizado también proporciona visibilidad global.
- Mejora el cumplimiento gracias a las funciones de búsqueda y las herramientas de elaboración de informes que permiten encontrar la información adecuada en toda la base de datos de contratos, en cualquier momento y, en particular, durante las auditorías. Además, el directorio de modelos de contratos y el clausier son herramientas de intercambio de conocimientos que favorecen el cumplimiento operativo y normativo.
- Optimiza la productividad de los equipos automatizando tareas de escaso valor añadido, como recopilar, introducir y archivar información, y ofreciendo procesos de colaboración modernos y fluidos que evitan cuellos de botella y lagunas de comunicación.
Una solución no conectada no le permitirá aprovechar al máximo estas ventajas. Sólo el software en línea le ofrece la oportunidad de crear una base de datos de contratos que se :
- actualizada en tiempo real ;
- accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento
- puede compartirse con todas las partes interesadas
- puede integrarse perfectamente con el resto de su software.
Además, su rapidez de despliegue y su facilidad de aprendizaje permiten poner en marcha un proyecto de este tipo a corto plazo.
