La gestión de los contratos desempeña un papel esencial en el ciclo de compras de cualquier organización. Los contratos enmarcan la relación con los proveedores y evolucionan según su propio ciclo de vida. Creación, negociación, validación, firma, seguimiento, análisis… son etapas que pueden aumentar el rendimiento o, por el contrario, limitarlo, dependiendo de los procedimientos implementados en la empresa.
Gestionar adecuadamente los contratos de proveedores es, por lo tanto, indispensable. Sin embargo, parece imposible lograrlo cuando se realiza manualmente o está disperso en diferentes herramientas no integradas. Aquí es donde el uso de una solución de gestión de contratos, también conocida como CLM (Contract Lifecycle Management), resulta esencial para los Directores de Compras. Veamos cómo esta tecnología y las mejores prácticas asociadas pueden mejorar la eficiencia de los procesos de compra.
¿Por qué digitalizar los procesos contractuales de las compras?
Mientras que los procesos manuales de gestión de contratos limitan el acceso a información estratégica e imponen tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, su digitalización, por el contrario, contribuye a alcanzar los objetivos de desempeño de la empresa, simplificando al mismo tiempo el trabajo diario de los equipos.
➙ Mejorar la productividad
Al automatizar los procesos colaborativos de contratación, la tecnología ahorra un tiempo valioso a los equipos de compras, legales y financieros. Las interacciones son más fluidas, tanto en la redacción del contrato o sus anexos, como en los flujos de revisión y aprobación interna, o durante la firma, que se realiza electrónicamente.
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➙ Reducir los costos
Facilitando la comparación de precios, y más ampliamente de las condiciones contractuales, y reforzando el cumplimiento, los CLM permiten reducir los costos de los contratos con proveedores. Además, la reducción del tiempo dedicado a tareas manuales gracias a su automatización disminuye los costos asociados al propio proceso de gestión contractual (que representan en promedio 6,900 USD, según un estudio de McKinsey & Company). Por último, anticipar los plazos mediante herramientas de monitoreo y alertas permite cumplir con las obligaciones y evitar sanciones o renovaciones automáticas.
➙ Gestionar los riesgos
Una solución de gestión de contratos proporciona una visión coherente de todos los contratos al centralizar la información legal y financiera de los proveedores en un único repositorio. Además, numerosas funcionalidades facilitan la búsqueda, comparación, exportación y visualización de datos críticos, destacando los riesgos que podrían pasar desapercibidos.
5 buenas prácticas para optimizar la gestión de contratos con proveedores mediante un CLM
1. Eliminar los procesos manuales y los errores en la fase de redacción
Comparar manualmente las propuestas de los proveedores y compilarlas puede ser una tarea tediosa. Una solución CLM permite a las empresas crear una base centralizada de contratos y referenciar sus plantillas de documentos y cláusulas. Este repositorio de datos contractuales facilita la redacción y comparación de condiciones durante la negociación del contrato, permitiendo seleccionar a los mejores proveedores en conformidad con la política de la empresa.
2. Agilizar los procesos de aprobación y firma
Los flujos de trabajo internos de aprobación, o “firmas digitales”, garantizan que se cumplan los procesos de validación definidos por la empresa. Para el comprador, basta con iniciar un flujo de trabajo predefinido según ciertos criterios: por ejemplo, aprobación del Director Financiero a partir de un determinado monto en cierto tipo de documento. Los validadores serán notificados automáticamente para aprobar, modificar o rechazar el contrato si es necesario. Estos flujos tienen una doble ventaja: aceleran y aseguran los procesos de aprobación antes de la firma. Por último, las aplicaciones de firma electrónica integradas en una solución CLM permiten firmar órdenes de compra directamente en la plataforma y en plazos rápidos.
3. Supervisar las obligaciones durante la ejecución del contrato
Modificaciones, entregables, renovaciones, rescisiones, ventanas de pago, objetivos de desempeño… son fuentes de riesgo conocidas al momento de la firma, pero que a menudo se olvidan durante la ejecución. Programar recordatorios para hitos clave del contrato permite “olvidar” estas obligaciones con tranquilidad: una solución CLM notifica a los usuarios correspondientes cuando se acerca el plazo.
4. Evaluar los riesgos legales y financieros
Los contratos son una fuente de datos valiosa para la actividad: su análisis permite evaluar eficazmente los riesgos ocultos para tomar decisiones adecuadas. Sin embargo, es fundamental acceder a la información correcta cuando se necesita. Aquí es donde el CLM entra en juego.
Un motor de búsqueda multicriterio que combina búsquedas por palabras clave y metadatos (tipo de cláusula, fechas, montos, etc.) permite encontrar instantáneamente los documentos pertinentes. La exportación de información importante a Excel proporciona una visión de 360° sobre los compromisos asumidos. Estas herramientas aceleran y hacen más confiable el análisis: con unos pocos clics, el usuario puede extraer y clasificar a los proveedores según los precios, la zona geográfica, una cláusula de riesgo, la fecha de denuncia, etc.
Resaltar las cláusulas de riesgo en los documentos también es una ventaja para evaluar el nivel de riesgo de los compromisos actuales.
Finalmente, las fichas de síntesis contractuales destacan los datos importantes del contrato sin necesidad de recorrer todo el documento.
5. Analizar el desempeño de los proveedores
Tener una buena visibilidad sobre el desempeño en las relaciones con los proveedores es clave para optimizar la gestión de estos socios y los SLA. Una solución CLM estructura los datos contractuales y permite monitorear las condiciones: fechas, montos, tipos de proveedores, tipos de contratos, cláusulas de seguridad, de compromiso, de rescisión, o incluso, en el contexto de la pandemia, cláusulas de fuerza mayor y otras cláusulas de riesgo conexas… Nada escapa al control del departamento de compras. Con información en tiempo real, las organizaciones pueden identificar qué proveedores cumplen con sus obligaciones y gestionarlos en consecuencia.
En el CLM, los paneles de control y gráficos personalizables permiten visualizar el rendimiento y la evolución de la actividad relacionada con los contratos de proveedores. Proporcionan KPI claros para tomar decisiones acertadas.
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