Muchas empresas no conocen las fechas de vencimiento de sus contratos y son aún más numerosas las que dejan pasar las renovaciones tácitas. Esta falta de visibilidad genera riesgos, ya que la empresa pierde la oportunidad de renegociar sus condiciones contractuales o incluso de rescindir el contrato.
Sin embargo, cuando se gestionan cientos o incluso miles de contratos en curso, no siempre es fácil seguir sus compromisos.
En este artículo, le presentamos los métodos y las herramientas para ayudarle en esta tarea.
¿Por qué conocer las fechas de vencimiento de sus contratos?
Auditar las fechas de vencimiento de sus contratos le ofrece la posibilidad de rescindir o renegociar estos acuerdos en el momento adecuado, en lugar de someterse a las renovaciones tácitas. Esta operación le brinda una visión clara de sus compromisos para activar las palancas adecuadas de ahorro, especialmente en tiempos de crisis.
Para anticipar sus fechas de fin, siempre puede registrar estos datos manualmente en una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, será su responsabilidad darles seguimiento para no olvidar ninguna fecha de vencimiento. Esta operación manual, lamentablemente, consume mucho tiempo, ya que implica ingresar una gran cantidad de información. Si su objetivo es activar nuevas fuentes de ahorro, entonces debe auditar sus contratos de manera rápida y confiable.
¿Cómo auditar rápidamente sus renovaciones tácitas?
Aquí es donde entra en juego la inteligencia artificial: capaz de reconocer y extraer automáticamente los datos clave de sus contratos, esta tecnología ingresa la información en una hoja de cálculo de Excel por usted. Solo le queda analizar esta información para tomar las decisiones correctas a tiempo. Con este tipo de tecnología, su auditoría es seis veces más rápida que un procedimiento manual.
Algunas de las informaciones que la IA puede reconocer son:
- Partes del contrato
- Estado del contrato
- Fecha de entrada en vigor
- Fecha de vencimiento
- Fecha de renovación tácita
- Plazo de preaviso para la rescisión
- Monto del contrato
- Duración del contrato
- Plazo de denuncia, entre otros.
¿Cómo aprovechar la auditoría de las fechas de vencimiento de sus contratos?
Aunque la inteligencia artificial le ahorra tiempo, no reemplaza la experiencia del profesional. Es usted quien debe analizar el resumen generado por la IA para tomar las decisiones correctas.
A partir de su hoja de cálculo, por ejemplo, puede clasificar sus compromisos por fecha de denuncia y localizar los contratos que vencen en menos de 30 días, más de 90 días, etc. También puede identificar aquellos contratos que contienen cláusulas específicas, como cláusulas de cambio de control o de no competencia. Asimismo, puede ordenar sus contratos por monto y priorizar los de mayor valor.
Es usted quien selecciona qué información desea monitorear para actuar sobre los aspectos más importantes respecto a las renovaciones tácitas de contratos.
¿Qué hacer después de analizar sus contratos?
El uso de una plataforma de gestión de contratos como la de DiliTrust le ofrece un beneficio adicional: la posibilidad de “olvidarse” de los contratos que acaba de auditar. Esto se debe a que el sistema CLM registra automáticamente las fechas, duraciones y condiciones de renovación durante la auditoría. Nuestra solución CLM realiza el seguimiento de estas fechas por usted y le envía recordatorios antes de los vencimientos.
Si decide rescindir un contrato, puede finalizar la relación generando la carta de rescisión y utilizando la firma electrónica directamente desde la plataforma. Su carta se archiva automáticamente en su espacio DiliTrust, junto con el contrato, cuyo estado se actualiza y también se almacena. Gracias a una herramienta así podrá identificar las renovaciones tácitas de sus contratos.
💡 Información adicional
Además del monitoreo de fechas de vencimiento, imagine lo que una tecnología como DiliTrust puede hacer por usted: la IA le ayuda a auditar sus contratos en busca de un gran número de cláusulas e información en situaciones como:
- Cambios regulatorios (por ejemplo, RGPD o IFRS 16).
- Factores coyunturales (como casos de fuerza mayor durante la crisis del Covid-19).
- Operaciones financieras importantes (como fusiones y adquisiciones).
Esta tecnología le proporciona una visión de 360° sobre sus compromisos, ayudándole a controlar los riesgos jurídicos y financieros.
¿Le interesa una demostración personalizada de nuestra herramienta CLM?
