Videoconferencias, mensajería instantánea, plataformas de gestión de proyectos… Son muchas las herramientas a disposición de los profesionales que les permiten continuar sus actividades a distancia. La firma electrónica es una de estas herramientas.
Para celebrar nuevos contratos o validar adendas, la digitalización del proceso de firma permite a los profesionales firmar sus documentos legalmente, de forma segura, y desde cualquier lugar. Descubra en este artículo los beneficios de la firma electrónica para su empresa.
La firma electrónica: ¿cómo funciona?
Legal
Contrario a las ideas preconcebidas, la firma electrónica tiene el mismo valor legal que una firma manuscrita desde la Ley del 13 de marzo del 2000. Segura y con tres niveles de protección, la firma electrónica permite identificar al firmante y garantizar la integridad del documento.
Más información: ¿Cómo crear una firma electrónica?
Fiable
Los proveedores de firmas electrónicas garantizan la fiabilidad de las mismas mediante protocolos de seguridad informática. ¿Cómo funciona? Los firmantes utilizan una herramienta en línea que certifica sus identidades para compartir un documento y firmarlo. En la mayoría de los casos, las aplicaciones de firma electrónica usan el correo electrónico para facilitar la comunicación entre los firmantes. Dependiendo del nivel de certificación requerido, las normas de identificación de los firmantes pueden variar.
Fácil
La firma electrónica es un proceso muy sencillo de implementar, que solo requiere una conexión a internet. Con unos pocos clics, el usuario puede firmar su documento de manera segura, incluso a distancia.
Los beneficios de la firma electrónica con DiliTrust
DiliTrust cubre el ciclo de vida del contrato, desde su redacción hasta su seguimiento y firma. Nuestro software de gestión de ciclo de vida de contratos en línea integra la firma electrónica entre sus funcionalidades, permitiendo a sus usuarios acelerar y simplificar sus transacciones.
Ahorro de tiempo y transacciones más rápidas
Al optar por la firma electrónica, los profesionales evitan los intercambios de correos electrónicos o el envío físico de documentos para recoger las firmas de sus colaboradores en un contrato. Con un solo clic, pueden añadir a los firmantes deseados, quienes, tras ser notificados por correo electrónico, pueden firmar el documento. Todo se realiza electrónicamente, sin necesidad de descargar o imprimir el contrato antes de firmarlo.
Antes de la firma, está la etapa de validación interna, que requiere numerosos intercambios entre los colaboradores para alcanzar un consenso. Para abordar esta problemática, DiliTrust ofrece a sus usuarios un workflow de validación que automatiza las aprobaciones. Ya sean secuenciales o paralelas, los usuarios pueden notificar a sus colegas para someter el contrato a validación. Una vez más, los profesionales ahorran tiempo al simplificar el manejo de documentos contractuales.
Este ahorro de tiempo permite a los usuarios acelerar el proceso de transacción con proveedores y clientes. Un beneficio considerable para la empresa, especialmente en un contexto donde el tiempo es un factor clave.
🔐 Con DiliTrust, puede asegurar el seguimiento de sus contratos. Encuentre fácilmente toda la información contractual: quién firmó el contrato, dónde se encuentra, qué validaciones o firmas faltan, etc. Sus datos contractuales estarán protegidos, tanto para el abogado como para el operativo, quien tiene la seguridad de que el servicio jurídico y la dirección han validado el contrato antes de enviarlo a sus socios.
La seguridad de sus contratos garantizada
La firma electrónica no es solo una imagen de una firma manual. Según el Código Civil, la firma electrónica tiene el mismo valor legal que una manuscrita. Está protegida según tres niveles definidos por el Reglamento eIDAS, todos aceptados en los tribunales.
Con la digitalización del proceso de firma, se garantiza la identidad del firmante, la integridad del documento y su no repudio (irrevocabilidad de la firma). En comparación con la firma manuscrita, reduce significativamente las posibilidades de imitación o falsificación. Además, una vez firmado, el documento no puede ser alterado. El software de gestión de ciclo de vida de contratos de DiliTrust colabora con DocuSign y HelloSign, ambos garantes de la integridad de la información contractual tras la firma.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) también se aplica, ya que nombres, apellidos y direcciones de correo electrónico se comparten con los proveedores que ofrecen la firma electrónica.
Más información: ¿Quiere saber más sobre la seguridad de los softwares en línea? Lea nuestro artículo.
La continuidad de sus actividades asegurada
La digitalización de los procesos de firma no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la continuidad de la actividad empresarial (comercial, jurídica, financiera…). Una conexión a internet y un ordenador son suficientes para firmar un documento, independientemente del número de firmantes o sus ubicaciones. Esto favorece una mejor colaboración entre empleados, quienes, con un simple correo electrónico, pueden someter un documento a validación y firma.
Es esencial para empresas internacionales con colaboradores en todo el mundo y también útil en el contexto actual de confinamiento relacionado con la crisis del coronavirus. Los empleados necesitan trabajar eficazmente desde sus domicilios y contar con herramientas digitales que les permitan desempeñar sus funciones en las mejores condiciones. El CLM, al integrar la firma electrónica, asegura la continuidad de la actividad empresarial, respetando las normativas legales y de seguridad.
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