Con la multiplicación de las legaltechs en los últimos años, la digitalización del sector jurídico se encuentra en el centro de las preocupaciones de los profesionales. Tan numerosas como prometedoras, estas soluciones digitales plantean, sin embargo, algunas interrogantes. La diversidad de la oferta disponible y de las tecnologías utilizadas hace que el tema sea complejo. Dentro de esto, cuales son los beneficios que trae la automatización de la gestión de contratos?
Robots, inteligencia artificial, algoritmos, datos, desmaterialización… tantos términos fascinantes como difíciles de entender, especialmente cuando se trata de aplicarlos a un recurso tan sensible como los contratos. Para aclarar el panorama, le proponemos volver al propósito de esta ola digital. Encuentre la respuesta en este artículo.
Los desafíos de la gestión de contratos
Comencemos por situar el contexto en el que se integran estas nuevas tecnologías. Cada contrato tiene un ciclo de vida, que se extiende desde su redacción hasta su expiración, pasando por todas las fases de negociación, validación y aplicación. Una gestión exitosa de estos contratos implica dominar cada etapa del proceso, tanto en relación con los compromisos adquiridos por la empresa como con las normativas vigentes.
Volúmenes difíciles de tratar manualmente
El seguimiento de los contratos se complica a medida que crecen los volúmenes de documentos. En promedio, una empresa maneja entre 20,000 y 40,000 contratos (Fortune 1000)(1). Gestionar semejantes volúmenes se vuelve aún más lento y riesgoso cuando el proceso es manual. Por ejemplo, el 52% de las empresas no conoce la fecha de vencimiento de sus contratos(2), exponiéndose al riesgo de renovaciones automáticas de contratos insatisfactorios. Otro dato interesante: aproximadamente el 15% de los contratos se pierden(3), lo que genera una pérdida de información y, por ende, un menor control de riesgos, que pueden resultar costosos para la empresa.
Procesos colaborativos complejos
La gestión de un contrato involucra a diferentes equipos alrededor de la dirección jurídica. El desafío aquí es doble: primero, lograr que los equipos operativos adopten las mejores prácticas de gestión contractual, cuando uno de cada dos empleados(2) no ha recibido formación jurídica sobre las principales cláusulas contractuales.
En segundo lugar, asegurar el intercambio de información entre la dirección jurídica y los equipos operativos en un contexto de rotación creciente de personal: la persona presente al inicio del proyecto no necesariamente estará al final. Una vez más, esta transición puede provocar pérdida de información y control sobre los compromisos adquiridos.
Garantizar el cumplimiento normativo
Para complicar aún más las cosas, en promedio, cada 10 minutos cambia una regulación en el mundo(4). ¿Las consecuencias? Horas de búsqueda en los contratos para identificar las cláusulas afectadas y garantizar así el cumplimiento normativo. Para la empresa, esto también representa un riesgo de que el contrato termine en litigio.
Para enfrentar estas dificultades, los profesionales recurren cada vez más a las tecnologías.
La automatización en el sector jurídico
Imagine un archivo lleno de contratos. Tal vez ya haya digitalizado estos contratos, lo que significa que están disponibles en su computadora en formato PDF. Quizás incluso haya utilizado un software básico como Word para redactarlos y compartir comentarios por correo electrónico con sus colaboradores. También es posible que haya utilizado Excel para recopilar los datos de estos contratos y analizarlos más adelante. Estos son los primeros pasos hacia la digitalización del sector jurídico. Pero estas herramientas, aunque útiles, tienen sus límites. Es aquí donde entra en juego la automatización.
¿Qué entendemos por automatización?
La automatización es la ejecución total o parcial de tareas técnicas por máquinas que funcionan sin intervención humana.
En la gestión de contratos, esto implica delegar a las máquinas tareas como:
- La entrada o búsqueda de información (sumamente demandante en términos de tiempo).
- La simplificación de los procesos de aprobación antes de la firma (adiós a los interminables intercambios por correo electrónico y los documentos físicos llenos de anotaciones).
- La creación de recordatorios para no perder ninguna fecha importante (un tema crítico).
El ejemplo de la inteligencia artificial: de la gestión a la análisis de contratos
Más allá de las herramientas tradicionales de gestión, la inteligencia artificial facilita el análisis de contratos. Permite transformar sus contratos en una base de datos por sí mismos.
¿Qué significa esto? La IA puede extraer información clave directamente de los documentos e incluso identificar los tipos de contratos. Así, toda esta información se pone a disposición del jurista, quien puede manejarla y analizarla fácilmente, sin perder tiempo clasificándola. Además, como los datos evolucionan con sus contratos, este sistema garantiza el acceso a una base de datos siempre actualizada.
¿Y después? Las funciones de búsqueda inteligente (para encontrar instantáneamente cualquier tipo de contrato, cláusulas o información), los tableros de control estadísticos (que facilitan la toma de decisiones) y las fichas de síntesis de cada contrato (que permiten identificar la información clave de un vistazo)… son algunas de las funcionalidades que permiten aprovechar al máximo su base de datos contractual.
Los beneficios de la automatización al servicio de la gestión de contratos
Según un estudio del Cercle Montesquieu, los principales beneficios esperados por las direcciones jurídicas con la digitalización de su actividad son la eficiencia y la organización del trabajo. El enfoque se centra en mejorar el rendimiento y simplificar las tareas diarias. En cuanto a los contratos, la automatización permite:
1. Dominar sus compromisos contractuales
La automatización ofrece mayor visibilidad sobre la información contenida en sus contratos mediante la identificación automática de datos clave (como la naturaleza del documento, cláusulas, fechas, montos, partes involucradas, etc.). Esto facilita la detección de riesgos y oportunidades ocultas en sus contratos.
Además, la automatización traduce estos datos en estadísticas útiles para la toma de decisiones. Ahora dispone de sus propios KPI y de una visión más clara sobre la tipología y evolución de sus contratos.
También incluye alertas automáticas que aseguran que no se pierdan fechas clave. Los renovaciones tácitas ya no pasarán desapercibidas.
2. Ahorrar tiempo en la revisión y análisis de contratos
La automatización elimina horas de búsqueda y entrada manual de datos. Al reducir las tareas tediosas y sin valor agregado, puede enfocarse en su actividad principal y aprovechar al máximo su experiencia.
Asimismo, acelera los procesos de aprobación previos a la firma. Con la integración de herramientas como la firma electrónica, se reduce el tiempo necesario para cerrar acuerdos, limitando la pérdida de oportunidades y los intercambios constantes con otras áreas.
3. Simplificar la organización y optimizar la colaboración en torno a los contratos
Centralizar documentos proporciona una base común donde es fácil encontrar y compartir información. ¡El archivo físico de contratos se convierte en cosa del pasado!
Herramientas como plantillas compartidas o clausulados estándar permiten además transmitir conocimiento y buenas prácticas internas de manera eficiente.
4. Modernizar la imagen del área jurídica
En los últimos años, las direcciones jurídicas han evolucionado hacia un papel más moderno y orientado al negocio. El uso de tecnologías avanzadas y el impacto positivo en la actividad empresarial refuerzan esta transformación.
Aproveche para destacar internamente: con sus nuevos KPI, puede informar mejor a la dirección y dar visibilidad a otras áreas sobre el valor que aporta a la empresa. Si utiliza inteligencia artificial, menciónelo para reforzar su imagen como un «jurista virtual»
Automatización y funciones jurídicas: ¿cuáles son los riesgos?
Aunque las ventajas de la automatización están probadas, surgen ciertas preguntas sobre sus impactos y su implementación. Aquí las resolvemos:
¿Reemplazar al humano?
¡De ninguna manera! Aunque algunas tecnologías pueden percibirse como una amenaza para el empleo, la filosofía de las legaltechs es distinta. Estas soluciones están diseñadas “para aumentar al ser humano, no para reemplazarlo”, según Alexandre Grux, CTO de DiliTrust. Ninguna tecnología puede sustituir la experiencia de un jurista; son herramientas complementarias que alivian las tareas repetitivas y tediosas.
¿Se puede confiar en las herramientas digitales?
La automatización ha demostrado su eficacia en sectores como el marketing y las ventas, reduciendo errores comunes en el manejo manual de datos. Según Grux: “El ser humano pierde precisión con grandes volúmenes de datos y tareas repetitivas, lo que incrementa el riesgo de errores”. La tecnología ejecuta tareas repetitivas con precisión, pero siempre será el humano quien tenga la última palabra.
¿Es complicada la implementación de una legaltech?
Las soluciones en línea (SaaS) permiten una implementación rápida, sin requisitos técnicos complejos. Sin embargo, un proyecto de digitalización debe estar bien preparado: definir casos de uso, contratos a importar y compatibilidad con otros softwares de la empresa son aspectos clave.
¿Cambiará mis hábitos?
Sí, pero de forma positiva. Las tecnologías están diseñadas para facilitar y optimizar el trabajo diario, no para imponer nuevos métodos.
¿Y la seguridad de mis datos?
La digitalización no compromete la seguridad; de hecho, mejora la protección de los datos contractuales. Consulte directamente con su proveedor legaltech sobre estándares como cifrado, almacenamiento y disponibilidad.
¿Cuál es el costo de un software?
El presupuesto puede ser un freno, pero las legaltechs ofrecen un buen equilibrio entre el costo financiero de un proveedor externo y el tiempo necesario para realizar tareas internamente. Considere esto como una inversión basada en el costo-beneficio.
3 CIFRAS CLAVE SOBRE LOS COSTOS DE UNA MALA GESTIÓN DE CONTRATOS
- $100 mil millones de dólares: lo que pierden las empresas cada año debido a contratos mal gestionados.
- $6,900 dólares: el costo promedio del tratamiento y revisión de un contrato estándar.
- 10% del ingreso anual: pérdida promedio debido a una mala gestión de contratos.
No dude en presentar estos argumentos a su dirección si considera un proyecto de digitalización.
Pour en savoir plus, téléchargez notre livre blanc «Comment choisir votre solution LegalTech : critères indispensables et conseils d’experts«
