En l’espace de quelques années, le digital a pris une place considérable dans le quotidien humain. Simplifiant de nombreux aspects de la vie personnelle de chaque individu, il a également engendré des mutations profondes au sein du monde de l’entreprise. Et ce, tant au niveau de sa structure, de son organisation et de son fonctionnement qu’au niveau de ses relations avec ses collaborateurs, ses partenaires et ses clients. Ainsi, les pratiques ont évolué. Les données se digitalisent. De nouveaux challenges sociétaux, socio-économiques et environnementaux voient le jour. À l’instar du zéro papier.
Accroissement de la rentabilité de l’entreprise et du retour sur investissement. Économies et gain de temps. Échanges internes et externes fluidifiés. Le zéro papier présente plusieurs atouts majeurs. Il suppose aussi certaines exigences. Notamment celle de mettre en place une dématérialisation pensée en amont dans le cadre d’une véritable stratégie pérenne. C’est pourquoi le “paperless” constitue un levier déterminant dans la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Au départ, un concept, devenu une réalité pour un nombre croissant d’entre elles. Elle retranscrit leur vision quant à leur responsabilité vis-à-vis des effets qu’elles exercent sur la société. Mais aussi quant à leur développement et à leurs perspectives d’avenir.
Les avantages d’une digitalisation réussie
L’infographie partagée par DiliTrust quant à l’impact d’un conseil digitalisé sur l’entreprise dresse les premiers contours de ces avantages. Pour les 25% des entités internationales ayant digitalisé leur conseil d’administration en 2018, ce sont près de 10 000 euros d’économies réalisées. Celles-ci considèrent l’achat du papier, son stockage, l’impression de 72 000 pages et 20 envois par mois effectués par coursier. Sans parler du gain d’énergie et de temps au niveau des équipes et relatif à l’impression, à la maintenance des appareils et à la préparation des courriers.
Par conséquent, le zéro papier apparaît progressivement comme un élément incontournable. D’une part, pour optimiser la productivité de l’entreprise. D’autre part, quant aux effets de ses activités sur la société et sur l’environnement. Sur ce point, le capital image de l’entreprise est également très positif. En effet, les thématiques connectées au développement durable, au commerce équitable et à la protection de la planète sont fortement plébiscitées. Enfin, le “paperless” facilite le stockage et l’archivage des documents, à l’instar des dossiers clients et des actes authentiques notariés. Pourtant, si 8 entreprises sur 10 considèrent la conservation et l’archivage de leurs documents comme un enjeu, plus de 60% d’entre elles n’ont pas encore initié leur dématérialisation.
Zéro papier : aucune place à l’improvisation
Ainsi, le zéro papier suggère un certain nombre d’exigences que chaque entreprise doit pouvoir considérer avant toute initiation. Et ce, dans le cadre d’une stratégie globale et durable. Dans ce sens, il s’agit notamment de dématérialiser les processus et les données qui peuvent effectivement l’être. Tout en conservant l’humain à disposition des départements et des services de l’entreprise qui en ont besoin. Il s’agit donc de distinguer les documents qui doivent nécessairement être conservés au format papier des autres qui peuvent être digitalisés. Puis de les organiser en prenant en compte leur typologie, leur usage respectif, la fréquence d’accès…
Cet équilibre s’ajoute à l’exigence de sécurité. Celle-ci concerne l’authenticité des documents et des données dématérialisés. Tout autant que leur traçabilité et leur actualisation périodique. Une exigence dont le ministère de l’Action et des Comptes Publics en France a bien conscience. Son objectif zéro papier à atteindre d’ici 2022 par les administrations publiques représente une manne financière non-négligeable. Il estime à 700 millions d’euros les économies engendrées par la seule facturation électronique en 2020. Toutefois, la protection des données personnelles et des documents confidentiels des entreprises nécessite une solution complète. Celle-ci doit non seulement assurer l’intégrité des données collectées, stockées et échangées. Mais aussi leur propriété, notamment par le choix d’un prestataire dont les lieux de stockage et de traitement des données ne sont pas soumis à des législations étrangères à l’instar du Cloud Act américain.
DiliTrust Exec : une solution leader conjuguant digitalisation et avenir
Avec DiliTrust Exec, le zéro papier est déjà une réalité pour les réunions de conseils d’administration, de comités et autres instances. Cette solution permet à l’entreprise d’accéder à une plateforme collaborative et digitale disposant des plus hauts standards internationaux de sécurité de l’information. Et ce, grâce à sa certification ISO 27001. Elle est accessible sur ordinateurs, mais également sur tablettes et smartphones grâce à ses applications dédiées. De fait, l’échange est intuitif et sécurisé entre tous les administrateurs et les secrétaires du conseil. Sans risque de cyberattaques.
En parallèle, DiliTrust Exec contribue au renforcement de l’efficacité de la gouvernance de l’entreprise et de sa stratégie RSE. Le conseil zéro papier instaure une communication active entre chaque composante de l’entreprise. La réduction des coûts coïncide avec celle du nombre de déplacements, d’impressions et d’envois postaux coûteux. Ainsi, DiliTrust Exec soutient la stratégie RSE de l’entreprise. Associée à la solution DiliTrust Data Room pour la collecte, le stockage et le partage de données, elle garantit à l’entreprise la propriété de ces dernières. En effet, elle n’est pas soumise au Cloud Act américain.
