In der sich ständig wandelnden Welt des Unternehmertums sind rechtliche Hürden allgegenwärtig und können den Erfolg eines Unternehmens maßgeblich beeinflussen. Unternehmen stehen einer Vielzahl von rechtlichen Risiken gegenüber: Klagen, Bußgelder und Sanktionen sind nur einige der unsichtbaren Hindernisse, die potenziell negative Auswirkungen haben können. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr über rechtlichen Risiken und entdecken Sie fünf bewährte Tipps für ein effektives Legal Risk Management.
Was sind die verschiedenen Arten von Rechtsrisiken?
Rechtsformabhängige Risiken
Die Entscheidung über die Rechtsform eines Unternehmens wird bei seiner Gründung getroffen und betrifft die Governance-Struktur. Abhängig von der gewählten Rechtsform werden sich die steuerlichen, operativen, administrativen und sogar dokumentarischen Aspekte der Verwaltung der Struktur unterscheiden. Die Rechtsabteilung überwacht kontinuierlich, dass die Geschäftspraktiken im Einklang mit der gewählten Rechtsform stehen. Besonders wird darauf geachtet, möglichen Betrug zu verhindern.
Risiken im Vermögenskontext
Jeder Vermögenswert eines Unternehmens birgt spezifische rechtliche Risiken. Der Begriff „Vermögenswerte“ umfasst sowohl das Humankapital und geistiges Eigentum, die als immaterielle Vermögenswerte gelten, als auch Gebäude und Ausrüstung, die als materielle Vermögenswerte betrachtet werden.
Vertragsbezogene Risiken
Unternehmen sind häufig mit einer Vielzahl von Verträgen konfrontiert, die nicht nur erhebliche rechtliche, sondern auch finanzielle Risiken darstellen können. Diese Risiken beziehen sich möglicherweise auf die Einhaltung von Klauseln und Bestimmungen, die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen oder sogar das rechtzeitige Einhalten von Fristen. Daher ist eine sorgfältige und fehlerfreie Vertragsverwaltung von großer Bedeutung, um potenzielle Probleme oder Versäumnisse zu vermeiden.
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Risiken in Bezug auf Rechtsstreitigkeiten
Dispute entstehen durch Meinungsverschiedenheiten zwischen zwei oder mehr Parteien und können zur Einreichung von Beschwerden führen, die wiederum rechtliche Auseinandersetzungen (Litigation) nach sich ziehen können. Die gängigsten Streitigkeiten, denen Unternehmen gegenüberstehen, betreffen Produkthaftung, berufliches Fehlverhalten oder Unfälle. Diese Konflikte sind nicht nur zeitintensiv, sondern stellen auch erhebliche finanzielle Risiken dar und beeinträchtigen oft den Ruf des Unternehmens negativ. Die Rechtsabteilung muss aktiv in laufende Streitigkeiten eingreifen, aber auch proaktiv agieren, indem sie Risiken frühzeitig identifiziert und durch Vereinbarungen zur Risikoübertragung vorsorgt.
Regulatorische Risiken
Jedes Unternehmen ist an einen Satz von Normen, Vorschriften oder sogar politischen Texten gebunden, die in der Regel spezifisch für seinen Tätigkeitsbereich sind. Diese Vorschriften werden von öffentlichen Institutionen oder Verwaltungen erlassen und unterliegen häufigen Änderungen, die von den Rechtsabteilungen genau überwacht und sogar vorhergesehen werden müssen. Tatsächlich kann die Nichteinhaltung der Vorschriften, die ein Unternehmen betreffen, zu einer Vielzahl von Disputen und Strafen führen. Beispielsweise könnte das Unternehmen dazu verpflichtet sein, eine Geldstrafe zu entrichten oder Schwierigkeiten bei der Fortführung seiner Geschäftstätigkeiten erfahren.
Was ist eine “Legal Risk Map”?
Rechtliche Risiken sind zahlreich und vielfältig, und ihre ständige Überwachung durch die Rechtsabteilungen ist unerlässlich. Um das Legal Risk Management zu erleichtern, ist es wichtig, effiziente Tools und Methoden zu implementieren, angefangen mit einer umfassenden „Legal Risk Map”.
Die sogenannte “Risikolandkarte” ermöglicht eine klare Darstellung der Ergebnisse der Risikoidentifikation und -bewertung. Mit Hilfe dieser Darstellung erfolgt die Identifikation, Priorisierung und Bewertung der Rechtsrisiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist. Das Ziel besteht darin, einen umfassenden Überblick über diese Risiken zu gewinnen, um eine bessere Vorhersehbarkeit zu ermöglichen.
Die Priorisierung ist ein entscheidendes Element, das der Rechtsabteilung und anderen beteiligten Abteilungen eine bessere Planung ermöglicht. Diese „Legal Risk Map“, als effektives strategisches Instrument, sollte allen Abteilungen des Unternehmens zugänglich gemacht werden. Während die Rechtsabteilung das rechtliche Risiko managt, beeinflusst es alle Mitarbeiter in ihrem täglichen Handeln, einschließlich Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Buchhaltung und Personalwesen.
Die rechtliche Risikolandkarte wird durch die Zuweisung einer Punktzahl für jedes rechtliche Risiko erstellt, die seinem potenziellen Einfluss entspricht. Diese Punktzahl, oft quantifiziert, beruht auf verschiedenen Kriterien wie Rechtsrisiko, Reputationsrisiko und möglichen finanziellen Verlusten. Das übergeordnete Ziel besteht darin, gemeinsame, leicht verständliche und kontinuierlich aktualisierte Dokumente zu erstellen, die für alle betroffenen Mitarbeiter zugänglich sind.
5 Gründe, Rechtsrisiken mit der DiliTrust Governance Suite zu verwalten
Die DiliTrust Governance Suite ist eine sichere und intuitive SaaS-Lösung für Rechtsabteilungen und Aufsichtsräte. Sie umfasst fünf Module, die sowohl einzeln als auch als integrierte Suite genutzt werden können. Durch die Anwendung dieser sich ergänzenden Module werden alle rechtlichen Risiken Ihres Unternehmens umfassend abgedeckt.
Rechtsstatus
Um die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Governance-Struktur Ihres Unternehmens zu managen, setzt DiliTrust in erster Linie auf das Modul Board Portal und das Modul Legal Entity Management. Durch sichere und kollaborative Plattformen ermöglichen diese Module die zentrale Speicherung sensibler Daten und gewährleisten einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten Ihrer Governance-Gremien, auch im Fall mehrerer Tochtergesellschaften. Dies führt zu Zeitersparnis, gesteigerter Produktivität sowie erhöhter Sicherheit und
Vermögenswerte
Um die Risiken im Zusammenhang mit den Vermögenswerten Ihres Unternehmens im Blick zu behalten, setzt DiliTrust auf ein automatisiertes Contract Management Modul. Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Verträge in einer einzigen Datenbank zu zentralisieren und den täglichen Verwaltungsprozess zu vereinfachen. Durch ein Warnsystem verpassen Sie keine Frist, stillschweigende Verlängerung oder Änderung, womit Sie Risiken erheblich reduzieren.
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Verträge
Das Contract Management Modul von DiliTrust ist gezielt darauf ausgerichtet, Risiken mithilfe von KI zu minimieren. Besonders bei höherem Volumen ist ein automatisiertes Management unerlässlich, um das Risiko kostenintensiver Ungenauigkeiten zu vermeiden. Dies betrifft insbesondere Termine, Klauseln und andere Schlüsselelemente wie die Einhaltung von Vorschriften. In einer vollständig sicheren Datenbank gespeichert, erfolgt eine streng vertrauliche Verwaltung der Verträge während ihres gesamten Verwaltungsprozesses, angefangen beim Entwurf über die Validierung und Unterzeichnung bis hin zur Überwachung.
Rechtsstreitigkeiten
Durch das Litigation Management Modul sind alle Ihre Dokumente auf einer geschützten Plattform zentralisiert. Dieses Modul strukturiert und erleichtert die Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten, was einen erheblichen Vorteil in Bezug auf das Unternehmensimage gegenüber Stakeholdern darstellt. Die Lösung berücksichtigt zudem den finanziellen Aspekt, wodurch sie in der Lage ist, Risiken zu antizipieren und zu minimieren.
Gesetzliche Vorschriften
Die Sicherstellung der regulatorischen Konformität eines Unternehmens erfordert hauptsächlich die ständige Einhaltung seiner Verträge, die bei Änderungen in Normen und Gesetzen entsprechend aktualisiert werden müssen. Das CLM Modul erleichtert diesen Aspekt der Konformität durch intelligente Informationssuche, die eine schnelle Aktualisierung aller betroffenen Verträge ermöglicht.
Das Legal Risk Management eines Unternehmens erfordert vielfältige Maßnahmen in Bezug auf Verträge, Rechtsstreitigkeiten, Vermögenswerte und Governance-Gremien. Zur optimalen Bewältigung dieser Herausforderungen können Unternehmen intelligente und sichere Module wie die DiliTrust-Suite nutzen, die sämtliche Aspekte der rechtlicher Risikominimierung abdeckt.
Zusätzlich entsprechen alle Module der DiliTrust Suite den Gesetzen und Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO. DiliTrust profitiert darüber hinaus von den Zertifizierungen ISO 27001 und ISO 27701, welche die Integrität der personenbezogenen Daten von Kunden und dem Unternehmen sicherstellen.
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