Unternehmen mit vielen Verträgen können der Automatisierung des Vertragsmanagements profitieren. Es gibt viel auf dem Spiel, sowohl organisatorisch als auch strategisch und finanziell.
Warum sollten Sie Ihr Vertragsmanagement automatisieren? Stellt diese Entwicklung eine Gefahr für juristische Berufe dar?
Vier Gründe für die Automatisierung Ihres Vertragsmanagements
Schluss mit Verträgen, die von einer Hand in die andere wandern. Schluss mit stundenlanger Suche nach dem richtigen Dokument oder der richtigen Klausel. Und Schluss mit der Jagd nach dem Betrag einer Leistung. Folgende Vorteile bietet Ihnen CLM bei der Verwaltung Ihrer Verträge.
1️⃣ – Zeiteinsparung
Dies ist wohl der am häufigsten hervorgehobene Vorteil, wenn es um die Automatisierung des Vertragsmanagements geht. Tatsächlich ist die manuelle Verwaltung von Verträgen nicht nur für Juristen, sondern für auch für Mitarbeiter eine äußerst zeitraubende Aufgabe! Durch die Automatisierung der lästigsten Aufgaben kann jeder Mitarbeiter mehr Zeit für sein Kerngeschäft aufwenden. Außerdem beschleunigt die Zeitersparnis in der Verhandlungs- und Freigabephase die Unterzeichnung von Verträgen, sodass mehr Verträge ausgehandelt werden können. Dadurch steigt die Produktivität des Unternehmens. Verpasste Chancen durch langsame Prozesse gehören der Vergangenheit an.
2️⃣ – Eine verstärkte Kontrolle
Viele Unternehmen haben ihre Verträge nicht im Griff: Fälligkeitstermine sind nicht bekannt, ebenso wenig wie die mit den Verträgen verbundenen Risiken, ganz zu schweigen von verlegten Dokumenten! Die Automatisierung des Vertragsmanagements ermöglicht es, alles in einem einzigen intelligenten Tool zu zentralisieren, um diesen Mangel an Kontrolle ein für alle Mal zu beheben. Dank der intelligenten Identifizierung von Schlüsselinformationen verpassen Sie nie wieder eine Frist und übersehen keine ungewöhnliche Klausel! Darüber hinaus wird Ihre Gesamtkontrolle über die Vertragsleistung durch die Erstellung aktueller KPIs und Übersichten gestärkt. Dieser Überblick ist ein echter strategischer Vorteil in einer Zeit, in der Unternehmen ihre Daten beherrschen und nützliche Informationen aus ihnen gewinnen müssen.
3️⃣ – Modernisierung Ihrer Rechtsabteilung
In letzter Zeit hat sich das Bild der Rechtsabteilungen verändert. Legal Techs haben dazu beigetragen, dass Juristen moderne Akteure im Unternehmen sind. Sie unterstützen bei geschäftlichen Herausforderungen. Dank Übersichten und automatisierten Audits können Rechtsabteilungen jetzt ihre Leistung messen. Früher war das nicht möglich. Mit Software für Vertragsmanagement holen Juristen in Sachen Digitalisierung und Datenbeherrschung auf.
4️⃣ Die Vorteile der zentralen Vertragsverwaltung
Automatisiertes Vertragsmanagement hat auch den Vorteil, dass alle Vertragsinformationen auf einer einzigen Plattform zentral verwaltet werden. Das digitale (und intelligente!) Äquivalent zum großen Schrank voller Papierverträge. Eine zentrale Datenbank bietet vielfältige Vorteile. Die Plattform für das Vertragsmanagement: erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards, um Lecks, Verluste und Manipulationen Ihrer Verträge zu verhindern. Es ermöglicht zudem die Zusammenarbeit aus der Ferne an einem Dokument, um es schnell und ohne endlosen E-Mail-Verkehr zu bearbeiten und erleichtert die Suche nach Informationen und den Wissensaustausch. Ihre tägliche Organisation wird dadurch erheblich vereinfacht! Trotz der zahlreichen Vorteile der Automatisierung des Vertragsmanagements weisen einige Akteure im Rechtsbereich auf die mit der Technologie verbundenen Risiken hin: Ersatz des Menschen, Datensicherheit usw. Gibt es Grund zur Sorge?
Die Risiken der Automatisierung des Vertragsmanagements
Wird die Technologie den Menschen ersetzen?
Die Antwort lautet: Nein! Der Begriff „künstliche Intelligenz“ mag zwar Angst machen, doch in Wirklichkeit können diese Technologien die Fähigkeiten eines Rechtsexperten nicht ersetzen. Sie entlasten lediglich den Menschen, indem sie ihm systematische und lästige Aufgaben abnehmen. Das Werkzeug steht im Dienste der Fachkraft und nicht in Konkurrenz zu ihr. Denn die fachliche Expertise eines Juristen ist durch einen Algorithmus keinesfalls reproduzierbar.
Sind die digitalen Werkzeuge zuverlässig?
Laut Alexandre Grux, Mitbegründer des von DiliTrust aufgekauften Unternehmens Hyperlex, schaden repetitive Aufgaben dem Menschen letztendlich, verringern seine Wachsamkeit und erhöhen das Fehlerrisiko. In diesem Zusammenhang ist ein Computerprogramm, das keine Müdigkeit kennt, ein hervorragender Verbündeter! Es kann dieselbe Aufgabe der Überprüfung oder des Kopierens und Einfügens millionenfach wiederholen, ohne davon beeinträchtigt zu werden. Und natürlich kann der Mensch die von der Software geleistete Arbeit weiterhin überprüfen. Das letzte Wort hat immer noch der Benutzer! Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit der gespeicherten Verträge machen. Der Datenschutz steht im Mittelpunkt jedes Legal Techs. Streng verschlüsselt und gesichert, sind Ihre Vertragsdaten in guten Händen! Selbst im Falle eines Datenlecks würde die Verschlüsselung die Verträge vollkommen unleserlich machen.
Ist die Einführung des Tools schwierig?
Jedes neue Werkzeug erfordert eine gewisse Einrichtungs- und Anpassungszeit, in der sich der Arbeitsrhythmus zwangsläufig ein wenig verlangsamt. Abgesehen davon ist SaaS-Software wie das Vertragsmodul der DiliTrust Governance Suite sehr einfach zu implementieren, da sie keine technische Infrastruktur erfordert: nur eine gute Internetverbindung! Der vielleicht schwierigste Teil besteht darin, die Mitarbeiter an neue Arbeitsweisen zu gewöhnen. Hier spielen Pädagogik und Kommunikation eine wichtige Rolle, wobei Legal Techs darauf ausgelegt sind, Sie bei diesem Übergang mit Support, Tipps und Tutorials bestmöglich zu unterstützen. Eine Begleitung ist immer möglich und wird dringend empfohlen.
Ist die Automatisierung des Vertragsmanagements teuer?
Einige Rechtsabteilungen schrecken vor der Digitalisierung zurück, weil das Budget dafür zu hoch ist. Wenn man allerdings bedenkt, dass Unternehmen laut Aberdeen durchschnittlich 100 Milliarden US-Dollar pro Jahr durch schlechtes Vertragsmanagement verlieren, relativiert sich der Preis der Automatisierung! Denn Fehler, Versäumnisse und Zeitverluste aufgrund eines unzureichenden Vertragsmanagements sind langfristig unendlich viel teurer als die Modernisierung des Dienstes.
Ein Argument, das Sie gegenüber Ihren Vorgesetzten hervorheben sollten.
