Das Vertragsmanagement ist eine der Hauptaufgaben der Rechtsabteilung, betrifft aber auch alle am Vertragsprozess beteiligten Parteien. Digitalisierung hilft, Prozesse zu verbessern und Zeit für wirkungsvolle Projekte mit Mehrwert zu gewinnen. Ein gutes Tool für das Vertragslebenszyklusmanagement reicht jedoch nicht mehr aus. Es muss KI-gestützte Funktionen enthalten, um die Einhaltung von Vorschriften wirklich zu gewährleisten, Risiken zu mindern und Abläufe zu beschleunigen.
In diesem Artikel gehen wir aufdie Indikatoren von Ineffizienz in Ihrem Vertragslebenszyklus ein, die durch KI-gestützte Lösungen optimiert werden können.
Auswirkungen von veralteten Prozessen auf die Effizienz des Vertragsmanagements
Trotz der zunehmenden Akzeptanz von Technologie unter Unternehmensjuristen gibt es immer noch eine gewisse Zurückhaltung bei der Nutzung von KI für rechtliche und Governance-Aktivitäten. So werden einige Aufgaben und Prozesse des Vertragsmanagements weiter manuell ausgeführt, was zu Ineffizienz und Frustration bei den Teammitgliedern führt. Einige der häufigsten Beschwerden sind:
- „Weiß jemand, ob dies die neueste Version des Vertrags ist?“
- „Wie lange dauert es noch, bis wir die genehmigte Unterschrift erhalten?“
- „Wir haben schon wieder die Verlängerungsfrist verpasst“.
- „Unsere Verkaufsprozesse verzögern sich, weil die Rechtsabteilung zu lange mit den Kundenverträgen braucht“.
Sind Lücken und Probleme identifiziert, können Unternehmen KI-gesteuerte Lösungen implementieren, um Prozesse zu beschleunigen und die Genauigkeit zu verbessern, ohne dabei die Sicherheit aus den Augen zu verlieren.
Bevor wir uns damit beschäftigen, wie KI das Vertragsmanagement revolutionieren kann, ist es wichtig, die Zeichen eines veralteten Prozesses zu erkennen:
1. Schwierige Verwaltung großer Mengen von Verträgen und Daten
Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt auch das Vertragsvolumen. Die manuelle Bearbeitung von Daten wird mühsam und zeitaufwändig. Die Suche nach wichtigen Klauseln oder bestimmten Daten in Hunderten von Dokumenten erhöht nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler, die zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften oder verpassten Fristen führen können.
2. Informationsüberlastung und komplexe Dokumentenanalyse
Unternehmensjuristen sind auf bestimmte Daten und Informationen angewiesen und brauchen effiziente Möglichkeiten, diese zeitnah abzurufen. Angesichts der ständig wachsenden Zahl von Verträgen und dazugehörigen Dokumenten wird es immer schwieriger, die richtigen Informationen zu finden. Noch komplizierter wird es, die verfügbaren Daten zu analysieren und in Insights und effektive Entscheidungshilfen umzuwandeln.
3. Herausforderungen bei mehrsprachigen Dokumenten
Multinationale Unternehmen haben eine zusätzliche Ebene der Komplexität, wenn es um das Vertragsmanagement geht. Verträge werden in verschiedenen Sprachen verfasst, Klauseln unterscheiden sich von einer Gesetzgebung zur anderen. Die manuelle Übersetzung oder Validierung von Klauseln in verschiedenen Sprachen ist ein langwieriger Prozess. Dies kann nicht nur zu Verzögerungen bei der Vertragsgenehmigung und -ausführung führen, sondern auch zu Ungenauigkeiten oder sogar zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften.
Kommen Ihnen diese Symptome bekannt vor? Dann sollten Sie KI-gestützte CLM-Lösungen in Betracht ziehen, um Ihr Vertragsmanagement auf Vordermann zu bringen und die Effizienz und Genauigkeit bei der Bearbeitung von Verträgen durch Ihre Rechtsabteilung zu erhöhen.
Ihre Abteilung ist bereit für KI. Es gibt jedoch immer noch Vorurteile gegenüber KI, die mehr als einen Unternehmensjuristen abschrecken. Schauen wir uns einige von ihnen genauer an.
Entmystifizierung von KI im Contract Lifecycle Management
Ängste und Vorurteile halten sich hartnäckig, wenn es um KI und Rechtsabteilungen geht. Vor allem bleibt die Angst, die Sicherheit zu gefährden und die Kontrolle über die hochsensiblen Daten zu verlieren, mit denen Rechtsabteilungen arbeiten. Ein weiterer weit verbreiteter Irrglaube ist, dass es KI an spezifischem juristischem Wissen mangelt, was zu Ungenauigkeiten, Fehlern und mangelnder Präzision führen kann.
Heute ermöglichen fortschrittliche Technologien jedoch robuste KI-Lösungen, die die Sicherheit und Genauigkeit bieten, die Rechtsabteilungen benötigen. Das entscheidende Unterscheidungsmerkmal: private KI. Öffentliche KI-Systeme greifen auf Technologien von Drittanbietern zurück, die vertrauliche Daten sammeln und verwenden können, was zu Datenschutzverletzungen führen kann. Das ist bei privater, proprietärer KI nicht der Fall. Sie wird intern entwickelt, ist unabhängig von Drittanbietern, und verfügt über erstklassige Sicherheitsfunktionen. Darüber hinaus wird sie spezifisch auf juristische Daten trainiert, um Antworten zu geben, die den hohen Anforderungen von Rechtsabteilungen an Fachwissen und Genauigkeit entsprechen.
Mit KI-Tools für das Vertragslebenszyklusmanagement können Teams:
- relevante Informationen, wie z. B. das Ablauf- oder Verlängerungsdatum von Verträgen, erkennen und Erinnerungen setzen
- Schlüsselinformationen aus Verträgen extrahieren und Zusammenfassungen anbieten, was langwierige manuelle Überprüfungen vermeidet
- das Klauselmanagement harmonisieren und potenzielle Diskrepanzen schnelle identifizieren
Die Übergabe dieser zeitaufwändigen Aufgaben an KI-Tools spart wertvolle Zeit und ermöglicht es Juristen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die ihr Fachwissen erfordern, wie strategische Entscheidungsfindung, Verhandlungen und Risikobewertung.
KI in Aktion: manuelles und KI-gestütztes Vertragsmanagement im Vergleich
Wenn Sie noch immer nicht überzeugt sind, könnten Ihnen die folgenden Informationen helfen, sich für KI-Lösungen zu entscheiden. Anhand der Daten unserer Kunden haben wir eine Tabelle erstellt, in der der Zeitaufwand für bestimmte Aufgaben verglichen wird.
| Aufgabe | Ohne CLM (manuell) | Mit CLM und AI (automatisiert) |
| Suche nach spezifischen Klauseln | 1-3 Stunden | 1 Minute |
| Review of expiration dates | 1-3 Stunden | 5 Minuten |
| Contract version validation | Bis zu 1 Tag | 6 Minuten |
| Overview of complex contracts | 2-3 Tage | 10 Minuten |
| From creation to signature of a contract | Wochen | Wenige Tage |
KI kann den Zeitaufwand für einfache, sich wiederholende Vertragsaufgaben erheblich verkürzen, das Risiko verringern und gleichzeitig die betriebliche Effizienz deutlich steigern.
Wie KI-gestützte Lösungen Ihr Vertragsmanagement verändern
Mit sicheren KI-Tools bieten Contract Lifecycle Management (CLM)-Lösungen fortschrittliche Funktionen, die viele Probleme und Ineffizienzen in Rechtsabteilungen beheben. Sehen wir uns einige KI-gesteuerte Funktionen an, die das Vertragsmanagement revolutionieren:
1. Extraktive KI für einen schnellen Einblick in Verträgen: Mithilfe von Tags können Sie Schlüsseldaten und -informationen aus Hunderten von Verträgen extrahieren und die gesuchten Informationen in Sekundenschnelle abrufen und in präzise Tabellen mit Schlüsselelementen umwandeln.
2. Sofortige Dokumentenzusammenfassungen: Mit nur einem Klick können KI-Tools präzise Zusammenfassungen selbst von sehr langen Verträgen und Dokumenten erstellen, was das Lesen von Hunderten von Seiten erspart und das Risiko minimiert, dass wesentliche Elemente übersehen werden.
3. Sprachübergreifende Zusammenarbeit: Der Einsatz eines Chatbots mit KI-Fähigkeiten erleichtert die Zusammenarbeit und baut Sprachbarrieren ab. KI übersetzt nicht nur Dokumente innerhalb von Sekunden, sondern beantwortet auch Fragen zu einem Dokument in der Sprache, in der die Frage gestellt wird.
KI ist die Zukunft des Contract Management
Durch die Identifizierung von Ineffizienzen in Ihrem Vertragslebenszyklus und die Einführung von KI-gesteuerten Lösungen können Sie den Vertragsmanagementprozess Ihres Unternehmens von einer zeitraubenden Belastung in effiziente Abläufe verwandeln.
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