Die Implementierung eines Legal Tech-Tools bedeutet für Rechtsabteilungen eine große Veränderung. Denn diese digitalen Werkzeuge verändern von Grund auf die Art und Weise, wie wir täglich arbeiten und zusammenarbeiten. Ihre Implementierung ist ein eigenständiges Projekt, das gründlich vorbereitet und gut begleitet sein will.
Hier einige Tipps, wie Sie Ihr Legal Tech richtig auswählen und seine Verwendung durch Ihre Rechtsabteilung erleichtern können.
Wie wählen Sie die beste Lösung für Ihre Rechtsabteilung?
Die Wahl des besten Legal Techs für Ihr Unternehmen beruht auf sorgfältigen Überlegungen. Bevor Sie sich auf ein Werkzeug festlegen, müssen Sie sich die richtigen Fragen stellen. Diese Fragen sollten Ihnen bei der Definition der Auswahlkriterien helfen. Nachdem diese Kriterien feststehen, können Sie ein Benchmarking der verschiedenen Lösungen durchführen.
Die wichtigsten Fragen, die man sich vor der Wahl eines Legal Tech-Tools stellen sollte
Die ersten relevanten Fragen betreffen die derzeitige Organisation Ihrer Rechtsabteilung. Wie sind die Aufgaben unter den Teammitgliedern aufgeteilt? Welche Arbeitsgewohnheiten haben sie? Welche Werkzeuge werden verwendet? Diese Fragen ermöglichen Ihnen zu erkennen, wo Verbesserungen möglich sind und welche Legal Tech-Tools in Frage kommen.
Danach sollte sich Ihre Analyse auf die Schwierigkeiten konzentrieren, mit denen die Rechtsabteilung konfrontiert ist. Zum Beispiel: Welche Prozesse sind besonders langsam oder komplex? Gibt es Schwachstellen? Aus diesen Elementen wird sich ein Bild Ihres zukünftigen Tools und seiner Hauptfunktionen ergeben.
Schließlich ist es wichtig, sich einen Gesamtüberblick zu verschaffen, indem Sie ein oder mehrere Ziele für die Digitalisierung Ihrer Rechtsabteilung definieren: Zeitersparnis, flüssigerer Austausch, Vereinfachung der Prozesse usw. Diese Ziele werden nicht nur die Wahl des Legal Tech bestimmen, sondern auch die Etappen seiner Einführung.
Das Pflichtenheft: der Grundstein Ihres Projekts
Jedes gut durchgeführte Projekt beruht auf der Erstellung eines umfassenden Pflichtenhefts. Dieses Dokument muss sowohl Ihre Ziele und Bedürfnisse als auch den Umfang des Projekts und den Zeitplan für seine Umsetzung umreißen. Es beschreibt die Leistungsanforderungen des Projektes.
Ihr Pflichtenheft sollte Folgendes beinhalten:
- die Ziele der Digitalisierung Ihrer Rechtsabteilung
- die fachlichen Anforderungen der Teams (dies erfordert die Einbeziehung der Mitarbeiter im Vorfeld des Projekts)
- die Rolle jedes Einzelnen bei der Einrichtung und Nutzung des Tools
- den Umfang des Projekts und die damit einhergehenden technischen Sachzwänge
- einen indikativen Zeitplan, der einen Rahmen für die Implementierung des Legal Tech-Tools vorgibt und ein Mindestmaß an Übersichtlichkeit ermöglicht.
Es ist wichtig, dass Ihr Pflichtenheft auch den finanziellen Aspekt des Projekts berücksichtigt, da die Wahl der Lösung von davon abhängt.
Empfehlungen einer erleichterten Integration der Legal Tech-Tools
Sobald Sie Ihr Benchmarking durchgeführt und das beste Legal Tech-Tool für Ihre Rechtsabteilung ausgewählt haben, geht es an die Praxis! Die Integration eines neuen Legal Tech-Tools wirkt sich sowohl auf die Arbeitsorganisation, den technischen Aspekt als auch auf die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Teams aus.
Die Verbindung zu Ihren aktuellen Tools
In der Regel werden neue Tools nicht in eine leere Umgebung eingefügt, sondern nehmen ihren Platz innerhalb eines bestehenden technologischen Ökosystems ein. Denn im Alltag nutzen Unternehmen bereits digitale Werkzeuge (CRM, Datenbanken usw.), die bei der Implementierung des Tools berücksichtigt werden müssen.
Dieses Thema muss bereits im Voraus bei der Entwicklung des Projekts bedacht werden, da das von Ihnen gewählte Tool mit den vorhandenen Werkzeugen kompatibel sein muss. Bei der Einrichtung ist darauf zu achten, dass alle Tools miteinander kommunizieren können. Die gewählte Lösung sollte sich in das technische Ökosystem des Unternehmens einfügen lassen.
Schrittweise Implementierung der Lösung entsprechend den Prioritäten
Um die Dinge nicht zu übereilen, sollten bei der Einführung von Funktionen Prioritäten gesetzt werden, die sich an den dringendsten Bedürfnissen orientieren. Es ist nicht notwendig, alle Funktionen eines Tools sofort nach der Installation einzusetzen. Dies kann schrittweise entsprechend den jeweiligen Bedürfnissen geschehen.
Hier kommt die anfänglich entwickelte Strategie ins Spiel. Durch sie weiß man im Voraus, welche Funktionen zuerst eingerichtet werden müssen. Bei zu schnellem Vorgehen besteht die Gefahr, dass die Nutzer nicht mehr mithalten können.
Testen und Interaktion mit dem Legal Tech-Tool
Wie jedes neue Werkzeug muss auch ein Legal Tech getestet werden, wodurch Hindernisse ermittelt und Korrekturen vorgenommen werden können. In der Praxis bedeutet das, dass die Nutzer ihre Erfahrungen, u.a. Schwierigkeiten melden müssen. Somit wird das Tool optimale für Ihre Bedürfnisse entsprechend angepasst.
Parallel dazu sollte man sich nicht scheuen, sich mit den Teams des Legal Techs auszutauschen. Denn ein Legal Tech ist auch eine Dienstleistung! Spezielle Teams stehen Ihnen zur Verfügung, um Sie bei der Installation des Tools und der täglichen Nutzung anzuleiten. Diese Teams nutzen auch Ihr Feedback, um das Tool weiterzuentwickeln, damit es sich immer mehr an Ihre Verwendungen und Bedürfnisse anpasst.
Teams sensibilisieren und auf Kommunikation setzen
Damit das neu installierte Tool verstanden und genutzt wird, ist schließlich die Kommunikation Ihr bester Verbündeter! Der im Vorfeld ernannte Projektleiter hat auch eine Sensibilisierungsfunktion, das heißt er muss die Teams bei der Einarbeitung in die Lösung begleiten. Die Mitarbeiter-Akzeptanz ist unabdingbar, damit Sie Ihre Ziele erreichen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult und begleitet, aber auch angehört werden müssen.
Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßig über die Leistung des Tools zu berichten, indem es relevante KPIs festzulegen gilt. Idealerweise betreffen diese Berichte das gesamte Unternehmen und vermitteln ein Verständnis des Nutzens und der positiven Auswirkungen des Legal Techs. Dadurch werden das Vertrauen und die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gestärkt.
