Unternehmen jeder Größe verarbeiten täglich eine große Anzahl von Dokumenten, was hinsichtlich Sicherheit und Produktivität bedenklich ist. Um eine effiziente Verwaltung ihrer Daten zu gewährleisten, müssen Unternehmen eine intelligente, sichere und zugängliche Dokumentendatenbank erstellen. Hier kommt eine Dokumentenbibliothek (Document Library) ins Spiel, aber lassen Sie uns herausfinden, was genau damit gemeint ist.
Was ist eine Document Library?
Eine Document Library (dt. Dokumentenbibliothek) gruppiert und sortiert verschiedene Dokumente in unterschiedlichen Formen: Papier, digital, Zeitschriften, Archive sowie Audio- oder Videoinhalte.
In einigen Unternehmen sind die sogenannten Records Manager dafür verantwortlich, Archive gemäß einer klar definierten Strategie aufzubauen und zu verwalten. Dies ist jedoch bei weitem nicht in allen Unternehmen die Norm.
Das Hauptziel einer solchen Sammlung besteht jedoch darin, den Zugang zu Informationen für Unternehmen zu optimieren. Die ausgewählten Ressourcen werden nach vordefinierten Kriterien organisiert, wie beispielsweise ihrer Nützlichkeit (das Dokument könnte zu einem späteren Zeitpunkt verwendet werden) oder ihres rechtlichen Werts (das Gesetz schreibt vor, dass bestimmte Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen).
Unternhemen erstellen und erhalten täglich eine große Anzahl von Ressourcen, die diese Document Library füllen werden. Die Aktualisierung und Verwaltung dieses Tools erfordert eine sorgfältige Organisation: Jedes neue Dokument muss ausgewählt, klassifiziert und sicher archiviert werden. Die Nutzung einer Dokumentenbibliothek ist ein großer Vorteil für Unternehmen.
Warum eine Documenten Library verwenden?
Die Einrichtung einer Document Library erfüllt drei wesentliche Ziele:
- Erhalt von Dokumenten aus rechtlichen und regulatorischen Gründen
- Erleichterung der Suche nach und des Zugriffs auf archivierte Ressourcen bei Bedarf
- Verbesserung des Informationsflusses innerhalb von Teams
Während die meisten Dokumente aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, werden andere regelmäßig von Mitarbeitern abgerufen. Andere Ressourcen werden als Nachweis zur Dokumentation der Unternehmensgeschichte aufbewahrt.
In jedem Fall ist die Verwendung einer Document Library für Unternehmen entscheidend, da sie ihnen ermöglicht, die Informationen zu kontrollieren.
Mitarbeiter, die über umfassenden Zugriff auf relevante Informationen und eine zentralisierte Dokumentensammlung verfügen, profitieren auf verschiedenen Ebenen:
? Verbesserte Produktivität und Effizienz: Keine Zeitverschwendung mehr bei der Suche nach wichtigen Dokumenten, Mitarbeiter sparen Zeit und steigern ihre Effizienz.
♟️ Bessere Entscheidungsfindung: Wissen ist Macht, je mehr relevante Informationen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen, desto einfacher können fundierte Entscheidungen getroffen werden.
?️ Einfache Kommunikation: Die Zentralisierung aller Ressourcen ermöglicht einen besseren Informationsfluss sowohl intern innerhalb der Unternehmen als auch mit Kunden und Geschäftspartnern.
?️ Höhere Sicherheit: Es ist von größter Bedeutung, kritische und vertrauliche Ressourcen zu sichern, um Verluste und Informationslecks zu vermeiden, die finanziell, rechtlich und strategisch teuer sein könnten.
Alle Teams müssen aus strategischen Gründen einen schriftlichen Nachweis führen oder bestimmte Ressourcen nutzen. Daher ist es für Mitarbeiter entscheidend, Zugriff auf eine Dokumentenbibliothek zu haben.
Mit dem Aufkommen digitaler Technologien und der Digitalisierung nimmt die Anzahl der von Unternehmen verarbeiteten Dokumente weiter zu, was eine verstärkte und sichere Managementkapazität erfordert.
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Wie kann DiliTrust Ihnen bei der Verwaltung der Dokumente helfen?
Eine Schlüsselkomponente einer erfolgreichen Unternehmensführung ist die effiziente Verwaltung von Unternehmensdokumenten.
Digitale Tools ermöglichen es, über die einfache Verwaltung der Dokumentenspeicherung hinauszugehen. DiliTrust ist eine SaaS-Suite mit eine, das ein intelligentes und sicheres zentrales Repository für alle Dokumente bietet. Diese sogenannte Dokumentenbibliothek hält folgende Vorteile für Sie bereit:
- Die Zugriffsrechte können fein abgestimmt und angepasst werden, während statistische Berichte den Administratoren ermöglichen, die von jedem Benutzer durchgeführten Aktionen zu überwachen. DiliTrust stellt Sicherheit in den Mittelpunkt.
- Die in der Documentation Library gespeicherten Daten werden nicht in der Cloud geteilt, was eine optimale Sicherheit und Vertraulichkeit für besonders sensible Dokumente garantiert.
- Die DiliTrust Documentation Library ermöglicht die Speicherung einer unbegrenzten Anzahl von Ressourcen ohne Speicherbegrenzung. Alle Ressourcen sind in einer Baumstruktur klassifiziert, um eine einfache Verwaltung zu gewährleisten.
- Die Struktur des Tools und die benutzerfreundliche Benutzeroberfläche erleichtern das Auffinden relevanter Informationen, sparen Zeit und verbessern die Effizienz.
- Die Zugriffsrechte können für jedes Projekt vollständig angepasst werden, und Beteiligte können in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten.
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