Das Vertragsmanagement ist eine zentrale Aufgabe von Unternehmensjuristen und Legal Operations Mitarbeiter. Es stellt Unternehmen vor immer größere Herausforderungen, insbesondere mit wachsender Anzahl an Verträgen. Die Bewältigung dieser Herausforderungen ohne digitale Tools wird zunehmend schwierig. Doch was sind die größten Herausforderungen im Vertragsmanagement heutzutage und wie kann Automatisierung dabei helfen?
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die stetig wachsenden und sich verändernden Anforderungen an das Vertrags- und Risikomanagement.
Ein Volumen, das die manuelle Bearbeitung erschwert oder sogar unmöglich macht
Laut einer PwC-Umfrage verwalten große Unternehmen im Durchschnitt 20.000 bis 40.000 Verträge. Während eine manuelle Verwaltung bei kleinen Mengen von einigen Dutzend pro Monat noch möglich ist, machen diese kolossalen Volumen die manuelle Verwaltung praktisch unmöglich! Wenn Unternehmen dennoch versuchen, Verträge manuell zu bearbeiten, geschieht dies auf Kosten wertvoller Arbeitszeit und mit einem erhöhten Risiko für Fehler, das proportional zur Anzahl der bearbeiteten Verträge steigt.
Zudem birgt die manuelle Bearbeitung von Verträgen zahlreiche Probleme, wie die Mobilisierung von Mitarbeitern für zeitaufwendige Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen von Klauseln, das Korrekturlesen und das Nachfassen per E-Mail. Wenn Juristen mit solchen Aufgaben beschäftigt sind, bleibt ihnen weniger Zeit für ihre Kernkompetenzen wie die Bearbeitung von komplexen Verträgen und Rechtsfällen sowie Beratung der Fachabteilungen. Zudem ist es bei der Bearbeitung einer großen Anzahl von Dokumenten nahezu unmöglich, Fehler zu vermeiden oder etwas zu übersehen, wie Fälligkeiten, nicht rechtskonforme Verträge oder finanzielle Risiken.
Komplexer Austausch
Verträge sind keine starren Texte, sondern dynamische Dokumente, die einen ganzen Prozess von der Erstellung bis zur Signierung und anschließender Archivierung umfassen.
Vor der Unterzeichnung müssen Vertragserstellung, Verhandlung und der Freigabe des Vertrags berücksichtigt werden. Nach der Unterzeichnung muss das Unternehmen die ordnungsgemäße Ausführung sicherstellen und über die entscheidenden Rechte und Pflichten wachen. Dies ist besonders kritisch, wenn der Vertrag eine stillschweigende Verlängerung vorsieht.
In all diesen Phasen und insbesondere vor der Unterzeichnung müssen die Verträge durch viele Hände gehen. Das betrifft einerseits die Rechtsabteilung und andere unternehmensinterne Akteure (Einkauf, Vertrieb, Personalabteilung, Finanzabteilung), anderseits auch externe Parteien wie Kunden, Lieferanten und externe Kanzleien. Dieser Austausch zwischen zahlreichen Akteuren führt zu einer komplexen und schwer zu organisierenden Zusammenarbeit.
⚙️ Es gibt folgende Herausforderungen im Vertragsmanagement:
Zunächst müssen die Juristen dafür sorgen, dass die operativen Mitarbeiter die bewährte Rechtspraxis kennen und einhalten, um künftige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Danach sollte der Verhandlungs- und Freigabeprozess so reibungslos wie möglich verlaufen, damit das Unternehmen gute Beziehungen zu seinen Kunden und Lieferanten aufrechterhalten kann. In einer sich wandelnden Arbeitsumgebung mit zunehmender Fluktuation und vermehrter Remote-Arbeit besteht die Gefahr von Informationsverlust und Nichteinhaltung von Verpflichtungen.
Ständig ändernde Vorschriften
Das Vertragsmanagement wäre erheblich einfacher, wenn die Gesetze und Vorschriften unverändert bleiben würden. Allerdings ändern sich heutzutage Gesetzgebungen fortlaufend. Laut einer Studie von Thomson Reuters ändert sich weltweit im Durchschnitt alle 10 Minuten eine gesetzliche Vorschrift.
Daraus resultiert die Notwendigkeit für Juristen, eine kontinuierliche Überwachung durchzuführen und alle Verträge zu überprüfen, um relevante Klauseln zu identifizieren und anzupassen. Die Gefahr, etwas zu übersehen und in einen Rechtsstreit verwickelt zu werden, ist hoch. Dies belastet die Rechtsabteilung zusätzlich zu ihrer bereits mühsamen und zeitaufwändigen Arbeit.
Die zunehmende Komplexität des Vertragsmanagements kann jedoch durch Technologien ausgeglichen werden, die die Arbeit der Mitarbeiter vereinfachen.
Automatisierung in der Rechtsabteilung – Ein Muss!
Die Digitalisierung von Rechtsabteilungen ist keine Neuheit. Verträge und andere Dokumente werden schon seit Jahrzehnten gescannt und mit Bürosoftware erstellt. Das ändert jedoch nichts an den oben genannten Herausforderungen: Um mit dem explosionsartigen Anstieg des Vertragsvolumens und den sich ständig ändernden Vorschriften Schritt zu halten, müssen Rechtsabteilungen einen Teil ihrer Arbeit automatisieren.
Bei der Automatisierung werden repetitive und zeitaufwendige Aufgaben an eine Software delegiert, um mehr Zeit für die Mitarbeiter zu schaffen.
? In der Praxis kann es sich im Rahmen des Vertragsmanagements um Folgendes handeln:
- Suche und Eingabe von Informationen
- Vereinfachung der Verhandlungs- und Genehmigungsprozesse
- Automatische Erinnerungen zu Fälligkeitsterminen
Neue Technologien bietet Juristen und Rechtsabteilungen Unterstützung bei all diesen Aspekten. Vertragsmanagement-Tools wie das Contract Management von DiliTrust nutzen künstliche Intelligenz und Algorithmen, um Vertragsanalysen detaillierter und automatisiert durchzuführen. Dadurch werden Funktionen wie eine intelligente Suche, Identifizierung wichtiger Informationen und Erstellung von Auswertungen mit relevanten KPIs verbessert.
Die Zeitersparnis durch diese Software ist erheblich und ermöglicht eine bessere Kontrolle über die bestehenden Verträge sowie eine Reduzierung des Fehlerrisikos. Dies ist nicht nur eine technologische, sondern auch eine strategische Innovation.
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