Ein großer Teil der Arbeit von Unternehmensjuristen ist und bleibt die Verwaltung von Verträgen. Zum Glück gibt es effiziente digitale Tools, die bei der Bewältigung dieser zeitaufwendigen Aufgabe helfen. Sie bieten nicht nur Zeitersparnis, sondern auch mehr Präzision und Datenschutz. Eine gut aufgestellte Kauselbibliothek ist hier ein wichtiges Element.
Sie wissen um die Wichtigkeit von Klauseln in Ihrem Vertragswerk. Das Ziel ist immer das gleiche: Abschnitte klar darzulegen und Unklarheiten zu beseitigen. Auch wenn es viele Möglichkeiten gibt, Klauseln zu verfassen, gibt es Elemente, die häufig genutzt werden. Deshalb ist das Erstellen einer zentralen Bibliothek solcher Klauseln sinnvoll. Sie bietet “Bausteine”, die die Vertragserstellung auch für Nicht-Juristen erleichtert und ist so doppelt nützlich für Rechtsabteilung.
Im Folgenden wollen wir zeigen, was bei der Erstellung einer Klauselbibliothek zu beachten ist und welche Vorteile sie bringt.
Wie entsteht die perfekte Klauselbibliothek?
Für maximale Effizienz muss die Klauselbibliothek erstens korrekt aufgebaut und zweitens aktuell gehalten werden. Hier die Schritte für eine effiziente Klauselbibliothek.
Zentralisierung und Klassifizierung
In jedem Vertrag gibt es Klauseln. Jede einzelne wurde mit Sorgfalt erstellt. Wenn dieser Arbeitsaufwand jedes Mal erneut erbracht werden muss, kostet das Ihre Rechtsabteilung viel Zeit. Natürlich können Klauseln ganz unterschiedliche Aspekte eines Vertrags betreffen, doch gibt es mehrere große Kategorien, die zum Beispiel Vertraulichkeit, Haftung oder geistiges Eigentum betreffen. Für jede dieser Kategorien können Musterklauseln erstellt werden, die die jeweiligen rechtlichen Bedingungen erfüllen. Die Klassifizierung ist auch notwendig, um die Suche zu vereinfachen und die Bibliothek so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.
Mit einer leistungsstarken CLM-Lösung ist das Erstellen einer Klauselbibliothek ein Leichtes. Klauseln können zum Beispiel direkt aus bestehenden Verträgen in die Bibliothek übernommen.
Harmonisierung und Zusammenarbeit
Eine zentrale Anlaufstelle für Klauseln vereinfacht auch die Harmonisierung derselben. Formulierungen werden untereinander abgeglichen, das Risiko von Unklarheiten oder ambivalenten Auslegungen minimiert. Und ändert sich ein Gesetzestext oder eine Verordnung, kann dies schnell in allen betroffenen Klauseln angeglichen und harmonisiert werden.
Ganz wichtig für eine effiziente und nützliche Klauselbibliothek ist der kollaborative Ansatz. Die Klauselbibliothek dient natürlich vor allem der Rechtsabteilung, wird aber in allen Verträgen genutzt und beschleunigt so die Vertragserstellung. Darüber hinaus können Nicht-Juristen freigegebene Klauseln, z.B. Alternativklauseln, im Rahmen von Verhandlungen nutzen. Um sicherzustellen, dass die Klauselbibliothek alle relevanten Kategorien abdeckt und den Bedürfnissen von Nicht-Juristen bestens gerecht wird, ist es wichtig, alle Stakeholder von Anfang einzubeziehen. Welche Klauseln werden benötigt? Welche Kategorisierung macht am meisten Sinn? Wie formulieren wir die Klausel? Die Zusammenarbeit mit dieser Gruppe von “Endnutzern” steigert den Nutzen und die Effizienz ungemein und schafft Engagement unter Nicht-Juristen.
Ein effizientes Tool vereinfacht auch diese Etappe der Bibliothekserstellung. Die Klauseln können bearbeitet, kommentiert und mit Vertragsvorlagen verknüpft werden.
Die Vorteile einer Klauselbibliothek
Eine gut aufgestellte Klauselbibliothek bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere bei Compliance, und verbessert die Zusammenarbeit nicht nur innerhalb der Rechtsabteilung, sondern auch mit allen betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern. Wie sieht das konkret aus?
Compliance und Rechtssicherheit
Nehmen wir an, eine neue Vorschrift tritt in Kraft, die in Ihren Verträgen berücksichtigt werden muss. Bestimmte Klauseln sind betroffen. Eine manuelle Anpassung aller Vertragsvorlagen würde nicht nur viel Zeit in Anspruch nehmen. Es bestünde darüber hinaus die Gefahr, Klauseln zu übersehen und damit die Compliance zu gefährden.
Mit einer Klauselbibliothek können die betroffenen Klauselvorlagen einfach identifiziert werden. Das Risiko, einzelne Klauseln zu vergessen, wird minimiert, die Compliance Ihrer Verträge ist gewährleistet. Alle Vertragsvorlagen, die die aktualisierten Klauseln beinhalten, werden ebenso automatisch aktualisiert. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten immer die aktuellen Vertragsvorlagen vorfinden und verwenden.
Rechtssicherheit wird ebenfalls durch die Klauselbibliothek gefördert. Die kollaborative Ausarbeitung der Klauseln ermöglicht die Berücksichtigung aller möglichen legalen Auflagen. Die Harmonisierung von Format und Formulierungen lassen keinen Platz für abweichende Auslegungen.
Insgesamt bietet die Klauselbibliothek höchste Präzision und stärkt so Compliance und Sicherheit.
Kollaboratives Wissensmanagement, Zeitersparnis
Schon bei der Erstellung der Klauselbibliothek arbeitet die Rechtsabteilung Hand in Hand mit allen Stakeholdern und betroffenen Abteilungen. So wird Wissen kollaborativ gemanagt. Ideen aller werden gesammelt und mithilfe von Tags kategorisiert. Durch Einbeziehung von Kommentaren werden die Klauseln weiter verbessert, bevor sie mit anderen Teams geteilt und Vertragsherstellern zugänglich gemacht bzw. mit Verträgen verknüpft werden. Diese Zusammenarbeit ist ein klares Plus und optimiert das Wissensmanagement unternehmensweit.
Und das zahlt sich aus: Über die Rechtsabteilungen hinaus können auch andere Abteilungen auf die Klauselbibliothek zugreifen. Mit einer leistungsstarken CLM-Software sind die Klauseln einer der Bausteine, die die Vertragserstellung auch für Nicht-Juristen ermöglichen. Diese gesteigerte Autonomie spart Zeit und senkt den Arbeitsaufwand der Rechtsabteilung.
Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement!
Sie sehen, eine gut aufgestellte Klauselbibliothek schafft eine echte Win-Win-Situation, die Sie absolut nutzen sollten.
Um eine effiziente Klauselbibliothek zu erstellen, brauchen Sie das richtige CLM-Tool. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software über die nötigen Features verfügt, die eine einfache Erstellung, Instandhaltung und Nutzung gewährleisten.
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