Alle Unternehmen müssen eine bestimmte Menge an Verträgen verwalten. Wenn diese Menge jedoch erheblich wird (d. h. ab etwa 40 Verträgen pro Monat), wird die manuelle Verwaltung von Verträgen problematisch. Sie kann viel Zeit und sogar Geld kosten! Deshalb entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, die Vertragsverwaltung mit einer speziell darauf ausgerichteten Software zu automatisieren, die ein Vertragsmodul anbietet.
Was sind also die Vorteile dieser Tools und was kann man von ihnen erwarten?
#1 – Eine beträchtliche Zeitersparnis mit dem Vertragsmodul
Die manuelle Verwaltung großer Mengen von Verträgen ist zeitaufwendig. Aus diesem Grund möchten Unternehmen diese Aufgabe automatisieren. Laut der Beratungsfirma Day One gehen 62% der Rechtsabteilungen davon aus, dass ihre Arbeitsbelastung in den nächsten Jahren steigen wird. Das Vertragsmanagement ist so zeitaufwendig, da es nicht mit der Unterzeichnung des Vertrags endet. Stattdessen müssen auch die Überwachung seiner Ausführung und der Fälligkeitsdaten sowie mögliche Änderungen und stillschweigende Verlängerungen berücksichtigt werden.
Die manuelle Verwaltung dieser Elemente birgt ein hohes Fehlerpotenzial und kann das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Daher investieren Mitarbeiter viel Zeit in das Lesen, Klassifizieren und Überprüfen von Vertragsinformationen. Auch die Arbeit vor der Unterzeichnung ist oft langwierig und umständlich, da es einen langen Austausch für die Freigabe des Dokuments erfordert. Dank der Technologien für das Vertragsmanagement können diese Aufgaben nun weitgehend automatisiert werden. Einige Vertragsmanagementprogramme verfügen über künstliche Intelligenz, die den Vertragstext scannt, um Klauseln und wichtige Informationen (wie Vertragspartner, Fristen usw.) zu extrahieren. Dadurch spart man Zeit bei der Erstellung und Freigabe durch Einrichtung von Vertragsvorlagen und Freigabe-Workflows. Laut derselben Studie beschleunigt das Vertragsmanagement auch die Verhandlungen um 50%
#2 – Verträge zentral verwalten und tägliche Aufgaben vereinfachen
Verträge sind Rechtsdokumente, die durch viele Hände gehen – nicht nur durch Juristen, sondern auch durch die Vertriebs-, Einkaufs-, Finanz- und Personalabteilungen sowie externe Parteien wie Kunden und Lieferanten.
Dies führt oft zu einem langwierigen und komplexen E-Mail-Verkehr, der Zeit kostet und Versäumnisse und Fehler begünstigt, was sich nur wenige Unternehmen leisten können.
Eine Vertragsmanagement-Software zentralisiert alle Verträge und macht sie über ein Tool zugänglich, das als digitale Vertragsbibliothek bezeichnet wird. Diese vereinfacht den Austausch erheblich, insbesondere in einer Zeit, in der Telearbeit immer wichtiger wird.
▶️ Das Tool unterstützt auch die täglichen Aufgaben im Zusammenhang mit Verträgen, das heißt:
- die Informationssuche, die durch eine intelligente Suchmaschine erleichtert wird
- Genehmigungsprozesse, die durch einen anpassbaren Workflow automatisiert werden
- die Vertragserstellung dank einer Klauselsammlung und intelligenter Vorlagen
- das Fristenmanagement durch ein System von Erinnerungen an wichtige Fristen.
Die Zeitersparnis wird also zu einem Gewinn an Effizienz und Produktivität: In kurzer Zeit führt das automatisierte Vertragsmanagement dazu, dass Unternehmen mehr Verträge abschließen können!
#3 – Stärkung der Sicherheit und Rechtskonformität von Verträgen
Die Speicherung aller Verträge in einer einzigen sicheren Online-Vertragsdatenbank ist ein großer Vorteil für die Sicherheit Ihrer Dokumente. Keine versehentlichen Verluste oder Informationslecks mehr!
Obwohl es naheliegt, dass der Verlust eines Vertrags ein seltenes Ereignis ist, offenbart die Studie, dass Unternehmen keine Kenntnis davon haben, wo sich 10% ihrer Verträge befinden. Eine zentrale Verwaltung der Verträge beseitigt diese Unsicherheit und steigert die Kontrolle über die Daten.
Die intelligente Erkennung von Vertragsklauseln und wichtigen Daten hilft auch bei der zuverlässigen Erstellung und Überwachung von Verträgen. Das Risiko von Fehlern und Nichteinhaltung der Vorschriften wird im Vergleich zur manuellen Verwaltung weitgehend gemindert oder ganz vermieden.
Das Vertragsmodul von DiliTrust: eine umfassende Lösung zur Vereinfachung aller Aspekte des Vertragsmanagements
Das Vertragsmodul von DiliTrust ist eine SaaS-Lösung für die Verwaltung von Verträgen, die sich problemlos in alle Ihre vorhandenen Tools (Textverarbeitung, CRM-Plattformen, elektronische Unterschrift) integrieren lässt. Die Software speichert Ihre Verträge in einer einzigen Datenbank und erleichtert so die Zusammenarbeit und die Fernarbeit.
▶️ Das Vertragsmodul verfügt über zahlreiche Funktionen, die die Verwaltung von Verträgen während ihres gesamten Zyklus vereinfachen:
- Klauselsammlung und Vertragsvorlagen
- Elektronische Signatur
- Workflows für die Freigabe
- Historie der Vertragsänderungen
- Automatische Erinnerung an Fristen
- Statistische Übersichten
- Vollkommen sichere Aufbewahrung
Von der Erstellung bis zur Unterzeichnung des Vertrags bleiben alle vorgenommenen Änderungen nachvollziehbar. Die Genehmigung wird durch einen konfigurierbaren Workflow abgesichert, und die elektronische Unterschrift spart viel Zeit. Mithilfe der automatischen Erinnerungen verhindern Sie Verluste durch stillschweigende Verlängerungen und werden vor missbräuchlichen Klauseln gewarnt.
All diese Funktionen vereinfachen den Alltag von Juristen, Vertriebsangestellten und allen Mitarbeitern, die mit Verträgen zu tun haben, erheblich.
Das Ergebnis: eine beträchtliche Einsparung an Zeit, Geld und Energie!
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