Der Erfolg und die Beständigkeit von Unternehmen hängen oft davon ab, wie gut ihre Verwaltungsräte in der Lage sind, auch in Krisenzeiten die richtigen Entscheidungen zu treffen. Welche Rolle spielt dabei ein Sitzungsprotokoll? Das Verfassen und Verbreiten von Sitzungsprotokollen gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und Transparenz in den Verwaltungsräten.
Das Notieren von Informationen und Erstellen von Sitzungsprotokollen sind entscheidend für eine wirksame Durchführung von Vorstandssitzungen. Mit den neusten technologischen Entwicklungen können auch diese zeitraubenden, unbeliebten Aufgaben erleichtert werden.
Was wird unter Sitzungsprotokoll verstanden?
Das Sitzungsprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Ablauf und die Entscheidungen der Vorstandssitzung wiedergibt. Es ermöglicht den Teilnehmern und Abwesenden einen formellen Bericht über die Ereignisse der Sitzung zu erhalten.
Dieses Dokument gilt als offiziell für Gerichte, Prüfer und allen Stakeholdern des Unternehmens. Die Einhaltung einer guten Protokollstruktur und die Aufnahme aller Diskussionen und Entscheidungen während der Sitzung sind von entscheidender Bedeutung. Denn für einige ist das Protokoll der Maßstab dafür, ob etwas wirklich stattgefunden hat oder nicht.
Wenn Sie zum Sekretär des Vorstands ernannt wurden, liegt die Verantwortung für die Protokollführung wahrscheinlich bei Ihnen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Notizen machen müssen: Als Vorstandssekretär haben Sie die Möglichkeit, sich Notizen zu machen und diese während der Meetings mit externen Teilnehmern zu teilen. Dies ermöglicht eine aktive Beteiligung aller Board-Mitglieder an der Sitzung.
Das digitale Protokoll im Vorstand
Das Protokoll der Sitzung wird auf der Tagesordnung stehen und bei der nächsten Sitzung zur Genehmigung durch die Verwaltungsratsmitglieder vorgelegt werden. Wenn Änderungen vorgenommen werden, wird die überarbeitete Version bei einem späteren Treffen erörtert.
Wenn das Protokoll vorab über ein digitalisiertes Managementportal geteilt wird, erfolgt die Genehmigung ohne Zeitverlust, da die Verwaltungsratsmitglieder ihre Korrekturen im Voraus einbringen können. Durch uneingeschränkten Zugang zu Dokumenten und Archiven können sich die Verwaltungsratsmitglieder stärker eingebunden fühlen. Aber auch mit ihren Kollegen kommunizieren und so effektiver ihren Sorgfaltspflichten nachkommen. Die Verbreitung des Protokolls über die Managementplattform spart Kosten für Papierdruck und Postversand.
Das Protokoll sollte an einem sicheren Ort wie einem Board Portal archiviert werden, dessen Server nach internationalen Sicherheitsstandards zertifiziert sind. Das Sotzungsprotokoll sollte allen Verwaltungsratsmitgliedern zugänglich sein, damit sie es bei Bedarf konsultieren können.
Für einige gemeinnützige oder Regierungsorganisationen müssen Sitzungsprotokolle öffentlich zugänglich gemacht werden. Das Format der Protokollierung kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, ist jedoch in der Regel recht einfach. Denken Sie daran, dass das Protokoll auch von den Abwesenden der Sitzung gelesen wird. Stellen Sie daher sicher, dass alle Informationen klar sind.
Mit einem Verwaltungstool wie dem Board Portal Modul der DiliTrust Governance Suite kann die Protokollerstellung und das Zusammenfassen der während der Sitzung gemachten Notizen im Portal selbst erfolgen. Dies gewährleistet ein Höchstmaß an Vertraulichkeit bei der Erstellung dieses wichtigen Dokuments.
Müssen Sie dann noch eine papiergebundene Originalversion Ihrer unterzeichneten Sitzungsprotokolle aufbewahren? Das hängt von der Art Ihres Unternehmens und den Verwaltungsregeln des Gremiums ab. Die Geschäftsordnung des Gremiums kann die Digitalisierung dieses Dokuments vorsehen: elektronische Unterschrift, ausschließlich sichere elektronische Speicherung.
Heutzutage wird die elektronische Signatur in den meisten Ländern rechtlich anerkannt, auch für Verträge. Daher ist sie auch für Anwesenheitslisten oder Protokollgenehmigungen gültig. Die Aufbewahrung von unterzeichneten Protokollen in Papierform ist wahrscheinlich nicht mehr zeitgemäß!
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