In den letzten Jahren hat die Bedeutung von Rechtsabteilungen zugenommen, darunter das Vertragsmanagement. So sind heute fast drei Viertel aller Leiter von Rechtsabteilungen in den Vorstand ihres Unternehmens eingebunden, wie aus der vom Beratungsunternehmen LEXqi Conseil erstellten Kartografie der Rechtsabteilungen hervorgeht. Im Vergleich zum Jahr 2018 bedeutet dies einen Anstieg.
Man kann sich zu Recht fragen, warum die Rechtsabteilung in Unternehmen so wichtig ist. Was sind ihre Aufgaben? Welche strategische Rolle spielt sie?
Was ist eine Rechtsabteilung?
Die Rechtsabteilung im Unternehmen ist dafür verantwortlich, dass sich das Unternehmen im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften bewegt. Sie besteht aus Juristen, das heißt Rechtsfachleuten, die man als Anwälte des Unternehmens bezeichnen kann.
Im Alltag macht die Rechtsbeobachtung den größten Teil ihrer Arbeit aus. Juristen müssen ständig über alle Normen und Gesetze, die für die Tätigkeit des Unternehmens relevant sind, auf dem Laufenden sein. Diese Arbeit erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt, da sich Rechtsnormen ständig ändern, was sich potenziell auf die gesamte Geschäftstätigkeit des Unternehmens auswirkt.
Gleichzeitig hat die Rechtsabteilung daher auch eine Beratungs- und Sensibilisierungsfunktion. Sie muss ständig mit den anderen Abteilungen kommunizieren, um über die korrekte Anwendung der Vorschriften zu wachen, vor allem, wenn diese sich ändern. Das Fachwissen der Juristen wird daher bei jedem Projekt, bei Vertragsverhandlungen und natürlich im Geschäftsführungsausschuss eingebracht.
Die Rechtsabteilung stellt sicher, dass die Geschäftstätigkeiten den Vorschriften entsprechen. Darüber hinaus wird sie bei internen und externen Streitigkeiten sowie bei Bedarf in der Verfahrensführung tätig.
Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Rechtsabteilung
Profil eines Juristen
Ein guter Jurist sollte idealerweise die folgenden Fähigkeiten und Eigenschaften mitbringen
- eine perfekte Beherrschung des Unternehmensrechts
- umfassende Kenntnisse im Zusammenhang mit dem Tätigkeitsbereich seines Unternehmens
- große Sorgfalt und einen Blick für Details
- gute Umgangsformen, Fähigkeiten zur Kommunikation und allgemein verständlichen Darstellung
- Synthesefähigkeiten, die für die Orientierung der Entscheidungsfindung unerlässlich sind
- diplomatische Fähigkeiten und ein gutes schriftliches Ausdrucksvermögen, die bei Rechtsstreitigkeiten und bei der Ausarbeitung von Verträgen zum Tragen kommen
Risiken, die von der Rechtsabteilung verwaltet werden
Die von der Rechtsabteilung verwalteten Risiken unterscheiden sich je nach Tätigkeitsbereich des Unternehmens. Denn die meisten Vorschriften und Streitigkeiten, auf die man stößt, sind branchenspezifisch (Bankwesen, Immobilienbranche, Online-Dienste, Lebensmittelsektor usw.).
Darüber hinaus gibt es allgemeine Risiken, die in allen Branchen gleich bleiben. Sie ergeben sich vor allem aus den technologischen Innovationen und dem gesellschaftlichen Wandel.
Laut einer Studie des Cercle Montesquieu aus dem Jahr 2021 sind die häufigsten Risiken, die Rechtsabteilungen bewältigen müssen:
- Datenschutz, der 82 % aller Anfragen ausmacht
- Bekämpfung von Korruption und Geldwäsche mit einer Nachfrage von 62 %
- Soziale Verantwortung von Unternehmen (CSR), die 62 % der Anfragen ausmacht
Darauf folgen menschliche und soziale Themen wie die Achtung der Menschenrechte und der Vielfalt. Diese Aspekte sind allgemeiner Art, d. h. sie betreffen alle Wirtschaftszweige. Diese Belange können sich jedoch im Laufe der Zeit ändern.
Beispielsweise ist das Interesse an Datenschutzrisiken seit Veröffentlichung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) im Jahr 2018 sprunghaft angestiegen.
Das Vertragsmanagement
Alle Unternehmen müssen verschiedene Arten von Verträgen verwalten, sowohl intern (man denke an Arbeitsverträge) als auch Verträge mit Lieferanten und natürlich mit Kunden. Diese Verträge sind zentrale Dokumente, die oft in großem Umfang bearbeitet und von Mitarbeitern verschiedener Abteilungen – der Einkaufsabteilung, Vertriebsabteilung, Personalabteilung, Finanzabteilung und natürlich der Rechtsabteilung – gehandhabt werden.
Ganz gleich, ob es sich um Verträge im Zusammenhang mit Einkäufen oder Geschäftsverhandlungen oder um Einstellungsverträge handelt, müssen diese Dokumente unbedingt den Vorschriften entsprechen. Der kleinste Fehler kann das Unternehmen sowohl in rechtlicher als auch in finanzieller Hinsicht teuer zu stehen kommen, ganz zu schweigen von seinem Ruf, falls der Rechtsstreit öffentlich wird. Aus diesen Gründen nimmt die Rechtsabteilung im Rahmen des Vertragsmanagements eine Schlüsselposition ein.
Juristen müssen täglich dafür sorgen, dass alle Verträge den Rechtsvorschriften entsprechen und bei ihrer Ausführung alle Klauseln eingehalten werden. Sie werden auch im Vorfeld der Vertragsunterzeichnung, d. h. in der Verhandlungs- und Erstellungsphase, tätig. Dies erfordert eine strenge Überwachung und einen regelmäßigen Austausch mit anderen Abteilungen des Unternehmens.
Die DiliTrust-Lösung des Vertragsmanagements im Dienste der Rechtsabteilungen
Das Vertragsmodul von DiliTrust ist eine Lösung für das Contract Lifecycle Management, d. h. ein Werkzeug, das die Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Erstellprozess hinweg automatisiert. Das von ehemaligen Juristen entwickelte Tool vereinfacht den Alltag von Juristen und macht Zeit (und geistigen Raum!) für Aufgaben mit hohem Mehrwert frei: Rechtsgutachten, Beratung, Entscheidungsfindung.
Denn dank des Vertragsmoduls entfallen alle zeitraubenden Aufgaben im Zusammenhang mit Verträgen: die Abfassung (Kopieren/Einfügen von Klauseln), die Informationssuche, verschiedene Überprüfungen usw.
Durch Algorithmen, die künstliche Intelligenz nutzen, wird das Vertragsmanagement nicht nur erleichtert, sondern auch sicherer – von der Erstellung des Dokuments bis hin zur Unterzeichnung und Überwachung der Vertragserfüllung.
Dies bedeutet nicht nur für Juristen, sondern für alle Mitarbeiter einen Zugewinn an Kontrolle über die Verträge. Mit dem richtigen Vertragsmanagement minimieren Sie das Risiko von Streitigkeiten, Fehlern und finanziellen Verlusten und beschleunigen die Vertragsbearbeitung, sodass mehr Verträge unterzeichnet werden können.
