Effiziente und klare Boardsitzungen sind für Unternehmensstrategie und Entscheidungsfindung unerlässlich. Die Verwaltung dieser Sitzungen kann eine Herausforderung sein, von der Organisation bis hin zur Nachbereitung. Bei allen Etappen können KI-gestützte Tools helfen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine KI-gestützte Board-Portal-Lösung zur Optimierung von Boards beiträgt und so dem gesamten Unternehmen zuträglich ist.
Die Crux traditioneller Boardsitzungen
Traditionelle und manuelle Methoden zur Verwaltung von Boardsitzungen sind zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler. Sowohl die Rechtsabteilung als auch die Boardmitglieder stehen unter dem Druck, trotz immer höherer Informationsdichte die Effizienz zu verbessern, und gleichzeitig die Datensicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
Zu den wichtigsten Herausforderungen gehören:
- Zeitaufwändiges Dokumentenmanagement: Für Board Manager ist das Zusammentragen und Vorbereiten von Dokumenten im Vorfeld von Sitzungen sehr zeitaufwändig, insbesondere wenn die Unterlagen verstreut und nicht zentralisiert sind. Die Boardmitglieder stehen vor ähnlichen Problemen, da sie diese Dokumente zur Vorbereitung ihrer Sitzungen benötigen.
- Einhaltung von Vorschriften und Compliance: Der Schutz von vertraulichen Informationen erfordert eine sichere Kommunikation. Wenn Nachrichten nicht zentralisiert werden, besteht nicht nur ein erhöhtes Risiko von Fehlkommunikation und Fehlern, sondern die Nutzung mehrerer Kommunikationskanäle kann auch zu Datenschutzverletzungen und damit verbundener Nichteinhaltung von Vorschriften führen.
- Nachverfolgung von Entscheidungen: Die manuelle Nachverfolgung von Entscheidungen kann zu Fehlinterpretationen, verspäteten Folgemaßnahmen, fehlenden Unterschriften und verpassten Fristen führen.
- Schlechte Kommunikation: Eine unzureichende Kommunikation zwischen Aufsichtsratsmitgliedern, Management und Aktionären kann zu Missverständnissen führen, die die Umsetzung der Strategie verzögern und die Effizienz der Entscheidungsfindung verringern.
Wie KI hilft, die Herausforderungen von Boardsitzungen zu meistern
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Bereitstellung intelligenter Insights hilft KI Boards, sich auf die strategische Entscheidungsfindung zu konzentrieren. KI-gestützte Tools können die Kommunikation verbessern, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen und Prozesse in allen Phasen optimieren: vor, während und nach den Sitzungen.
Aber ist KI sicher genug, um hochsensible Unternehmensdaten zu handhaben?
Öffentliche vs. proprietäre KI
Ein häufiges Problem im Zusammenhang mit KI ist die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten. Öffentliche KI-Systeme stützen sich auf Daten aus verschiedenen Quellen – auch aus den Ihren – und erhöhen damit das Risiko von Sicherheitsverletzungen erheblich. Private KI hingegen ist darauf zugeschnitten, die Sicherheit zu gewährleisten und die strengsten Vorschriften einzuhalten. Diese Art von KI wurde mit spezifischen, privaten Daten trainiert und stützt sich nicht auf externe Quellen oder Anbieter. Sie wird damit den Bedürfnissen von Unternehmen gerecht, die die volle Kontrolle über ihre Daten behalten wollen.
Warum proprietäre KI von entscheidender Bedeutung ist
Als Board Manager Unternehmensjuristen haben Sie mit hochsensiblen Daten und Dokumenten zu tun. In Zeiten des digitalen Wandels und einer ständig wachsenden Menge an elektronisch verfügbaren Daten ist private KI das beste Mittel, um zu verhindern, dass geschützte Informationen kompromittiert werden, und gleichzeitig das schiere Volumen der Daten zu bewältigen. Dies macht private KI zu einer idealen Wahl für Boards, wo Vertraulichkeit einfach nicht verhandelbar ist.
Praktische Anwendungsfälle von KI in Boardrooms
Lassen Sie uns anhand realer Anwendungsfälle untersuchen, wie KI die Effizienz von Boardsitzungen verbessert. Es gibt viele weitere Anwendungen, aber die folgenden Beispiele geben bereits eine gute Vorstellung davon, was KI leisten kann.
1. Vor der Sitzung: Optimierte Vorbereitung mit KI-gestützten Dokumentenzusammenfassungen
Aufsichts- und Verwaltungsratsmitglieder müssen vor Sitzungen umfangreiche Dokumente prüfen. Mit KI-gesteuerten Tools ist es möglich, mithilfe von extraktiver KI automatisch Zusammenfassungen von Dokumenten zu erstellen. Diese Technologie identifiziert und extrahiert die wichtigsten Informationen aus einem oder sogar mehreren Dokumenten und erstellt eine prägnante Zusammenfassung, sodass die meist vielbeschäftigten Boardmitglieder nicht mehr Seite um Seite lesen müssen.
Die wichtigsten Vorteile:
- Extraktive KI identifiziert wichtige Datenpunkte und stellt sie in einem leicht lesbaren Format dar.
- KI mit Fachwissen in Recht und Governance
- Beschleunigt die Vorbereitung von Sitzungen und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung.
2. Während der Sitzung: Nutzen Sie einen mehrsprachigen KI-gestützten Rechtsassistenten
Boardsitzungen in multinationalen Organisationen sind noch komplexer. Die Dokumente, die besprochen werden, können in verschiedenen Sprachen verfasst sein. Um die Zusammenarbeit bei dieser Art von Daten zu verbessern und die Effizienz des Boardrooms zu steigern, können Sie KI-gestützte Tools wie DiliChat einsetzen. Nehmen wir an, es wird ein Dokument in Spanisch besprochen. DiliChat bietet viel mehr als eine einfache Übersetzung. Es ermöglicht dem Boardmitglied, eine Frage in seiner Sprache zu stellen und nicht nur die Antwort, sondern auch den Verweis auf das spanische Dokument innerhalb von Sekunden zu erhalten, ohne den Lauf der Diskussion zu unterbrechen.
Die wichtigsten Vorteile:
- Generative KI beantwortet Fragen innerhalb von Sekunden
- Unterstützt mehrere Sprachen, für Dokumente und Anfragen
- Die Sicherheit der Daten ist zu jeder Zeit gewährleistet
3. Nach der Sitzung: Vereinfachte Nachbereitung mit Sitzungsprotokollen in Echtzeit
Das Tracking von Maßnahmen im Anschluss an Boardsitzungen ist immens wichtig. Es erfordert präzise Sitzungsprotokolle, um sicherzustellen, dass die strategischen Entscheidungen, die das Board während der Sitzung trifft, zeitnah umgesetzt werden können. KI-gestützte Sitzungsprotokolle helfen dabei, innerhalb von Sekunden genaue und kohärente Protokolle zu erstellen.
Dank dieser Echtzeit-Protokollerstellung können Board-Manager alle relevanten Informationen direkt nach der Sitzung weitergeben. Sie können die Protokolle sogar um Audiodateien und KI generierte Transkripte ergänzen, sodass Administratoren detaillierte Informationen über den gesamten Verlauf der Sitzung erhalten.
Die wichtigsten Vorteile:
- Sitzungsprotokolle in Sekundenschnelle
- Einfache Nachverfolgung von Aktionspunkten und Folgemaßnahmen
- Einbezug von schriftlichen Dokumenten und Audiodateien
Zeit, KI für Ihre Boardrooms zu nutzen!
Boardsitzungen sind zu wichtig, um an traditionellen Methoden festzuhalten und einen Verlust an Effizienz und Präzision in Kauf zu nehmen. Mit sicheren Lösungen, die proprietäre, sichere KI nutzen, profitieren Sie von den hier erwähnten Vorteilen und minimieren gleichzeitig Risiken bzgl. Datenintegrität und -sicherheit.
Sie möchten mehr erfahren? Fordern Sie eine persönliche Vorstellung an!
