Compliance: Unternehmen müssen auf dem neuesten Stand bleiben und sich schnell anpassen, um den sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und neue Risiken zu meistern, die mit einem stetig wachsenden Datenvolumen einhergehen.
Im Folgenden finden Sie neun Indikatoren, die darauf hinweisen, dass Ihre Methoden der Compliance möglicherweise angepasst werden müssen, sowie einige nützliche Ratschläge, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern:
1. Sie neigen zu einer eher traditionellen Arbeitsweise
Wenn Ihre Verfahren zur Einhaltung der Vorschriften immer noch von Hand gemacht werden, ist es Zeit für Veränderung. Manuelle Methoden können dazu führen, dass Sie langsamer vorankommen, möglicherweise Fehler machen und das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften erhöhen. Upscaling wird schwieriger; die Vorbereitung von Audits und Fusionen nimmt mehr Zeit in Anspruch. Die Antwort: Automatisierung. Sie ist unerlässlich, um die Qualität Ihrer Compliance zu verbessern.
2. Sie haben häufig Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften
Sind Sie regelmäßig mit unvollständigen Unterlagen, verpassten Fristen und fehlerhaften Unterlagen konfrontiert? Das ist nicht Pech, sondern weist oft auf größere Missstände hin, die ihre ganze Aufmerksamkeit erfordern. Bewältigen können Sie diese Probleme mit einer soliden Compliance-Strategie, der Identifizierung und Beseitigung der zugrunde liegenden Ursachen sowie mit automatisierten Tools, um zu vermeiden, dass diese Fragen erneut auftreten.
3. Es fällt Ihnen schwer, neue Vorschriften einzuhalten
Wenn Ihr Unternehmen Schwierigkeiten hat, sich an neue Vorschriften anzupassen, liegt das möglicherweise daran, dass Sie nicht über die Flexibilität und die technologischen Kapazitäten verfügen, um neue Compliance-Standards zeitnah umzusetzen. Für eine effektive und flexible Einhaltung neuer Anforderungen wie des europäischen Artificial Intelligence Act und der EU-Richtlinie zur CSRD-Berichtspflicht ist der Einsatz agiler Systeme und konfigurierbarer Arbeitsabläufe unerlässlich.
4. Sie haben keinen Zugang zu Echtzeitdaten
Ihr Compliance-Ansatz ist eher reaktiv als proaktiv, da keine Daten in Echtzeit verfügbar sind. Dies kann die Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit und strategische Entscheidungsfindung behindern. Die Aufrechterhaltung der Compliance in gerade in expandierenden Unternehmen und die Bereitstellung von Audits und M&A-Unterlagen hängen stark von der Verfügbarkeit von Echtzeitinformationen ab.
5. Ihre Compliance-Daten sind verstreut
Sind Ihre Compliance-Daten auf mehrere Systeme verteilt? Längere Bearbeitungszeiten, mehr Schwachstellen, Datendopplungen und Ineffizienzen können die Folge sein. Die Lösung? Automatisierte, rationalisierte und zentralisierte Arbeitsabläufe. Sie sind unerlässlich, um die Datensicherheit zu verbessern, den Arbeitsaufwand und die Bearbeitungszeiten zu verringern und die Einhaltung von Vorschriften effektiv zu umzusetzen.
6. Sie halten nicht mit technologischen Neuerungen Schritt
Einige Unternehmen zögern, technologische Innovationen für ihre Compliance-Verfahren zu nutzen. Dies kann es schwieriger machen, agil und effizient zu werden. Der Widerstand kann aus Kostengründen, aus Angst vor Veränderungen oder aus mangelndem Verständnis für technologische Alternativen resultieren. Eine zögerliche Haltung gegenüber Technologien behindert jedoch das Unternehmenswachstum, schränkt die Skalierbarkeit ein und hält Sie davon ab, die Vorteile der Automatisierung für die Optimierung der Compliance zu nutzen.
Mehr über die Bedeutung der technologischen Innovation in unserem Whitepaper: Warum Change für Ihre Rechtsabteilung unerlässlich ist
7. Ihre Awareness- und Schulungsinitiativen sind unzureichend
Unzureichende Schulungen und Sensibilisierungskampagnen zu Compliance-Verfahren können zu Missverständnissen unter den Mitarbeitern führen, was das Risiko der Nichteinhaltung erhöht. Die Schaffung einer Kultur des Compliance-Bewusstseins und die Investition in umfassende Schulungsprogramme sind entscheidend für die Entwicklung einer informierten und regelkonformen Belegschaft.
8. Datenanalyse wird nicht optimal genutzt
Es kann schwierig sein, nützliche Erkenntnisse aus Compliance-bezogenen Daten zu gewinnen, wenn keine starken Datenanalysekapazitäten vorhanden sind. Dies kann ein proaktives Risikomanagement und eine fundierte Entscheidungsfindung beeinträchtigen. Die Implementierung modernster Analysetools und -methoden verbessert Ihre Fähigkeit, Unregelmäßigkeiten zu erkennen, die Compliance-Leistung zu verfolgen und Ressourcen optimal zuzuweisen.
9. Es gibt Lücken in Ihrer Governance
Ein effektives Compliance-Management kann auf große Hindernisse stoßen, wenn Ihre Governance wegen dezentraler Entscheidungsfindung, isolierter Abteilungen und konkurrierender Ziele nicht einheitlich ist. Kohärente Compliance-Prozesse müssen im gesamten Unternehmen gefördert werden, indem die Governance-Strukturen gestrafft, die funktionsübergreifende Zusammenarbeit gefördert und klare Verantwortungsbereiche geschaffen werden.
Und jetzt?
Es bedarf eines strategischen Ansatzes und zuverlässiger Technologielösungen, um die Komplexität der Compliance-Prozesse in dem heutigen unbeständigen Geschäftsklima zu bewältigen.
Eine umfassende Überarbeitung der Compliance-Methoden ist notwendig, wenn Unternehmen mit Problemen wie fragmentierten Governance-Strukturen, der Abhängigkeit von manuellen Prozessen und Schwierigkeiten bei der Anpassung an sich ändernde Anforderungen zu kämpfen haben.
Wir bei DiliTrust wissen, wie wichtig effektive und effiziente Compliance ist. Unsere All-in-One Suite besteht aus fünf Modulen, die jeden Aspekt rechtlicher und Governance-Aktivitäten abdecken und gleichzeitig unübertroffene Digitalisierungsmöglichkeiten bieten. Wir stellen Unternehmen die Ressourcen zur Verfügung, die sie benötigen, um die Effizienz zu verbessern, die Teamarbeit zu fördern und die Sicherheit ihrer Compliance-Prozesse zu stärken.
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