Debido a las normas que deben cumplir las empresas, que van desde reglamentaciones locales a regulaciones del mercado de valores, el gobierno corporativo y el derecho empresarial suelen superponerse y compartir áreas de competencia.
En buena parte de las empresas españolas, la responsabilidad del cumplimiento normativo recae sobre la Dirección de la Asesoría Jurídica.
Con la crisis del Covid, los Departamentos Jurídicos han tenido que enfrentarse a cambios drásticos en las prácticas y normas de la compañía, a raíz del cambio en la modalidad de trabajo. Al trabajar a distancia, fue evidente que los recursos con los que se contaba anteriormente eran insuficientes.
El Departamento Jurídico trabaja ahora más horas y las herramientas de todos los días no cubren las expectativas y al trabajar a distancia ha quedado claro que los recursos son insuficientes.
Los proyectos de digitalización que en marzo parecían lejanos, se han convertido en una prioridad y los Departamentos Jurídicos han acelerado la toma de decisiones. Contar con una solución de soporte para la Asesoría Jurídica puede marcar la diferencia para un equipo jurídico que puede organizar, planificar y gestionar mejor su trabajo, automatizando tareas para poder dedicar más tiempo a los servicios de mayor valor añadido.
Por ejemplo, el seguimiento al ciclo de vida de un contrato puede hacerse con un workflow, y se puede colaborar digitalmente, sin que sea necesario reunirse en persona. Luego, un buen sistema de alarmas y un seguimiento digital de las demandas evita perder oportunidades de interponer recursos. Y la documentación debe estar disponible desde cualquier lugar, de manera segura, es decir, sin correr el riesgo de que se produzca un robo o una fuga de información.
Los 3 puntos que toda Asesoría Jurídica debe tener en cuenta en su planificación del año próximo
- Analice el impacto del trabajo a distancia en el gobierno corporativo y en el perfil de riesgo de la empresa
El trabajo a distancia es una de las medidas que se han aplicado para reducir la propagación del Covid. Cuando no se utilizan las herramientas adecuadas, la empresa puede quedar expuesta a riesgos de ciberseguridad.
Una solución es implantar la autenticación de doble factor (2FA) al iniciar sesión y asegurarse de que todos los sistemas y softwares tengan las actualizaciones y parches de seguridad al día.
¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA EL DEPARTAMENTO O LA ASESORÍA JURÍDICA?
Los daños originados por una brecha de ciberseguridad tienen consecuencias jurídicas y económicas muy severas, tanto por el daño a la reputación, como por multas de la AEPD, como con pérdidas de oportunidades de negocio, cancelación de contratos y divulgación pública de información confidencial a consecuencia de no pagar los rescates por secuestro de información.
El Consejo y los comités deben estar al tanto de las normas nacionales e internacionales que debe cumplir la empresa en caso de ocurrir una brecha y de las consecuencias en caso de no hacerlo. De esta manera se puede definir una política de ciberseguridad adecuada.
Puede encontrar más información al respecto en este artículo.
- Asegúrese de participar en las reuniones del consejo
El Director del Departamento Jurídico o de la Asesoría Jurídica responde ante el Consejo por la ejecución de sus funciones. A su vez, el Consejo representa los intereses de los accionistas de la compañía y una de sus prioridades es la gestión del riesgo.
Cuando no hay participación de la Dirección de la Asesoría Jurídica en las reuniones del consejo se genera un punto ciego pues se desconocen una serie de riesgos. Por lo tanto, es prudente contar con la participación del Director Jurídico o de la Asesoría Jurídica en las sesiones.
¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA EL DEPARTAMENTO O LA ASESORÍA JURÍDICA?
El Director del Departamento Jurídico o de la Asesoría Jurídica tiene el deber de informar al Consejo de Administración sobre aquellas cuestiones que pueden tener consecuencias jurídicas. En momentos de inestabilidad, debe tomar la iniciativa y proponer su participación para asegurar el tratamiento de estos temas en las sesiones.
- Verifique si las herramientas para trabajar a distancia son las adecuadas o son un parche de emergencia
Los Departamentos Jurídicos suelen trabajar más allá de los horarios de oficina. Por este motivo muchos equipos jurídicos ya estaban preparados para trabajar desde casa antes de la pandemia. Sin embargo, pasar de trabajar en un entorno híbrido que combina el trabajo desde la oficina con el trabajo desde casa, a trabajar sólo desde casa, significa que hay recursos y herramientas que no estarán disponibles.
En la primera etapa del Covid muchos Departamentos Jurídicos recurrieron a soluciones de emergencia para poder seguir funcionando, con la esperanza de que luego del verano ya hubiese una vacuna y se pudiese regresar a la oficina.
Sin embargo, con el otoño se ha confirmado que no será posible hasta la próxima primavera y la necesidad de trabajar de manera más eficiente, sin correr riesgos innecesarios, y asegurando el cumplimiento normativo, ha probado que es mejor contar con una solución de soporte especializada.
¿QUÉ SIGNIFICA ESTO PARA EL DEPARTAMENTO O LA ASESORÍA JURÍDICA?
Si bien las herramientas del día a día permitieron a muchos equipos jurídicos seguir funcionando, la verdad es que se ha multiplicado la carga de trabajo. Más correos, más enlaces, más documentos importantes y confidenciales cuyo recorrido se pierde y con lo cual se pierden oportunidades por plazos perdidos, se producen incumplimientos por la falta de trazabilidad, y en el peor de los casos, se produce una brecha.
La gestión de la documentación y los procesos de la asesoría jurídica, los apoderamientos, los contratos y litigios, se gestionan mejor con una solución de soporte especialmente diseñada para ello, que se adapte a las necesidades del Departamento y facilite el cumplimiento del plazo de conservación de cinco años de la documentación societaria.
DiliTrust ha sido reconocido como proveedor representativo en la Guía de Mercado de Gartner 2020 para soluciones de soporte de Asesoría Jurídica.
Sepa como Directores Jurídicos, de Asesoría Jurídica, Secretarios de Consejo y responsables internos de empresas españolas han conseguido una visión y gestión 360 eficiente y actualizada.
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