La firma electrónica es hoy en día una herramienta tecnológica imprescindible cuando se busca digitalizar los procesos de contratación. No solo es útil para los abogados, sino para todos los profesionales que necesitan firmar contratos: compras, comerciales, recursos humanos, finanzas… Son muchos los que encuentran en ella simplicidad y rapidez. Pero ¿sabía usted que combinar firma electrónica y CLM ofrece otras ventajas? Veamos qué significa exactamente y cómo puede aprovecharlo en su día a día.
De la firma en papel a la firma electrónica
La firma electrónica permite desmaterializar el proceso de firma. En concreto, se trata de poder firmar un contrato sin necesidad de su versión en papel. A partir de ese momento, las partes pueden estar a miles de kilómetros de distancia y, aun así, es posible llegar a un acuerdo en solo unos clics. El beneficio es doble: no solo se puede contratar a distancia, sino que también se reducen los plazos de firma al evitar el envío postal o incluso la impresión y el escaneo de un documento que pasa por correo electrónico.
Según una encuesta realizada por OpinionWay para Oodrive en febrero de 2024, de las empresas con 500 empleados o más, 1 de cada 2 ha adoptado una herramienta de firma electrónica.
La cuestión del valor legal suele surgir al hablar de esta innovación. En este punto, el Código Civil es claro: la firma electrónica tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita. Además, está regulada a nivel europeo por el reglamento eIDAS, que reconoce tres niveles de firma.
Parafirmas electrónicas: desmaterializar el proceso de validación interna
Ahora que comprende qué representa la firma electrónica, ¿conoce usted el “parafirmas digital” – también llamado “flujo de validación” en el ámbito tecnológico? Este concepto implica simplemente desmaterializar los procesos de aprobación interna de los contratos antes de su firma. Sin una herramienta tecnológica, este proceso puede consumir mucho tiempo: el traspaso de un parafirme en papel entre varias manos dentro de la empresa, múltiples correos electrónicos o incluso cambios de versión que generan idas y vueltas… retrasan la formalización del acuerdo. Sin embargo, una validación interna adecuada es una etapa indispensable antes de comprometer a la empresa en una nueva relación. En este contexto, los flujos de validación logran conciliar la seguridad de los acuerdos con la necesidad de adaptarse al ritmo acelerado de los negocios.
De hecho, estos flujos permiten rastrear constantemente el documento dentro de su software de gestión de contratos: en cualquier momento, usted sabe dónde está el contrato, quién lo ha validado o comentado y cuál es la versión actual. Los distintos participantes son notificados automáticamente por correo electrónico en cada etapa. También se pueden añadir condiciones específicas: por ejemplo, incluir a una persona en el proceso de aprobación para garantizar que se respete la delegación de poder a partir de un cierto monto. Estos flujos condicionales permiten automatizar y asegurar los procesos según criterios predefinidos.
Además de la fiabilidad proporcionada por este seguimiento, la validación a distancia facilita la colaboración y permite acelerar el proceso. Sin importar dónde se encuentren las partes involucradas, solo necesitan acceso a su espacio en línea seguro para consultar el documento, comentarlo y validarlo.
¿Por qué combinar firma electrónica y software de gestión de contratos?
La firma es una etapa central del ciclo de vida de los contratos. La redacción, negociación y validación la preceden, mientras que el seguimiento de obligaciones, renovación y análisis la suceden. Por ello, integrar la firma electrónica en un software que gestione todos los procesos contractuales tiene sentido: se trata de centralizar todos los flujos y la información actualizada del contrato.
Antes de la firma
Algunos softwares de gestión de contratos permiten integrar la firma electrónica directamente en el flujo de validación. Este es el caso de nuestra solución CLM: una vez aprobado el contrato dentro de la solución, basta con lanzar la solicitud de firma electrónica para que la otra parte sea notificada por correo electrónico. La otra parte podrá firmar directamente en la plataforma de firma electrónica (en nuestro caso, Docusign o Dropbox Sign) sin necesidad de registrarse.
No será necesario importar, exportar o archivar el contrato en otros entornos de trabajo digital, ni siquiera imprimirlo para enviarlo a su socio. Aquí, el proceso está simplificado y la información centralizada. Solo se necesitan unos pocos clics para completar el proceso de contratación.
💡 DATO CURIOSO:
Digitalizar también las etapas de redacción y negociación dentro de su software de gestión de contratos acelera aún más los procesos de contratación. Algunas funcionalidades incluyen:
- Formularios de solicitud de contratos que permiten a los empleados ser autónomos mientras el departamento legal conserva el control.
- Clausulas preaprobadas para garantizar la conformidad.
- Herramientas de coedición que facilitan el trabajo en equipo.
Después de la firma
Una vez firmado el contrato, con una solución como DiliTrust, este se carga automáticamente en el lugar correcto de su software, y usted recibe una notificación. Además:
- Las fechas clave como la firma o renovación son identificadas automáticamente.
- Puede programar recordatorios para no olvidar obligaciones importantes.
- Toda la información clave está disponible para búsquedas avanzadas o análisis estadísticos.
¿Cómo asociar ambas tecnologías?
Si ya utiliza firma electrónica (como Docusign o Dropbox Sign), puede integrarla fácilmente con DiliTrust para centralizar y optimizar sus procesos contractuales.
Si aún no ha elegido una solución, le recomendamos una herramienta todo-en-uno como DiliTrust, que integre ambas funcionalidades y optimice todas las etapas del ciclo de vida del contrato.
En resumen, combinar firma electrónica y un software de gestión de contratos permite simplificar, acelerar y asegurar la actividad contractual de su empresa.
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