Contratos, reuniones de consejo, gestión de entidades, cumplimiento normativo: los departamentos jurídicos están inundados de trabajo. Los avances de la digitalización y la normalización del trabajo a distancia, aumentan la complejidad de sus misiones. Afortunadamente, existen herramientas digitales en las que puede confiar, que permiten agilizar las operaciones jurídicas de distintas maneras. La automatización es una de ellas.
Al automatizar las tareas repetitivas no sólo se alivia la carga de trabajo del departamento jurídico, sino que también se libera tiempo para tareas de mayor valor añadido, y todo mientras mejora la precisión. Y para terminar por otra gran ventaja: los equipos jurídicos pueden reducir costes significativamente con la automatización de procesos de trabajo.
Por qué los departamentos jurídicos recurren cada vez más a la automatización
Los equipos legales supervisan muchas tareas y actividades, como el gobierno corporativo, la gestión de contratos, el cumplimiento normativo y la gestión de entidades. A menudo, su carga de trabajo crece más rápido que los recursos de que disponen para manejarla. La respuesta al problema es la digitalización y la automatización. Es particularmente útil para ciertas tareas que son repetitivas y/o consumen mucho tiempo y no requieren sus conocimientos jurídicos.
La automatización reduce la cantidad de tareas manuales, permite ahorrar tiempo, dinero y a la vez obtener mejor precisión. Gracias a esto, obtendrá:
- Mejor cumplimiento normativo, mejor gestión de riesgos
- Más tiempo para tareas de valor añadido que requieren conocimientos jurídicos
- Una reducción significativa de los costes operativos: hasta un 40% según la ACC
Casos concretos de automatización en los departamentos jurídicos
¿Necesita más argumentos para estar convencido? Déjenos explicarle algunos casos de uso concretos y descubra cómo la automatización se convertirá en la nueva mejor amiga de su equipo.
Cómo la automatización mejora la gestión de todo el ciclo de vida de los contratos
Gestionar manualmente grandes volúmenes de contratos no sólo lleva mucho tiempo, sino que además aumenta el riesgo de error humano. Automatice las tareas sencillas y repetitivas para aumentar la eficacia y la precisión.
- Creación de contratos
Al redactar un contrato, el equipo jurídico necesita las aportaciones todos los involucrados, así sean internos a la empresa o externos. Puede aprovechar la automatización para asegura que se compartan los borradores, de que todas las partes interesadas puedan hacer anotaciones y de trabajar con la última versión al día de sus documentos.
- Validación del contrato
La aprobación de un contrato puede ser compleja y a menudo incluye varias etapas. Utilice la automatización para agilizar todo el proceso. Pasar automáticamente de un paso al siguiente acelera significativamente el proceso de aprobación, los recordatorios automáticos ayudan a no perder de vista los plazos y garantizan las firmas necesarias y la ejecución a tiempo.
- Actualización del contrato
¿Necesita modificar determinadas cláusulas, cambiar fechas de vencimiento, y más? Los procesos automatizados ayudan a estar al tanto de esos cambios y garantizan la aplicación de esos cambios. La automatización también simplifica la renovación puntual con alertas y recordatorios automáticos.
Automatización para agilizar las reuniones de consejo de administración
En las reuniones de consejo de administración participan numerosas personas y a veces desde lugares diferentes. La carga de trabajo puede aliviarse con la automatización antes, durante y después de la reunión.
- Antes de la reunión
La automatización le permite sincronizar las invitaciones a las reuniones con sus herramientas y calendarios favoritos, y así dar un seguimiento de las confirmaciones de asistencia. La automatización le ayudará a preparar, y estructurar bien la agenda de la reunión. Le permitirá asegurarse de que la última versión está disponible y de que las modificaciones se envían a todos los participantes.
La automatización de las reuniones de consejo de administración reduce el tiempo de preparación en un 30%, según la Asociación Internacional de Abogados.
- Durante la reunión
Utilizar una plataforma con funciones de automatización realza el compromiso de los participantes en la reunión. Permite la colaboración desde el principio, garantizando que no se omita ningún tema relevante. Los miembros pueden asistir a través de su dispositivo favorito y colaborar de forma segura en los documentos en tiempo real.
- Después de la reunión
Puede generar actas fácilmente a partir de la documentación de la reunión e integrar transcripciones de audio.
La automatización también ayuda con los informes y las pistas de auditoría de las reuniones de la junta directiva. Recopile datos y estadísticas automáticamente en un panel de control para realizar un seguimiento de los números de las reuniones, registrar las actividades y las perspectivas de la documentación.
Comience su etapa de automatización
Ya sea por la mejora en términos de eficacia o por la reducción de los costes, la automatización es un verdadero triunfo para los departamentos jurídicos. Para llevar a cabo la automatización de sus procesos, debe elegir la herramienta adecuada. Debe ser intuitiva y fácil de usar (para impulsar la adopción y acelerar el tiempo de implementación), y a la vez, ofrecer los más altos estándares de seguridad, ya que los departamentos jurídicos manejan información sensible.
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