Contratos, juntas, gestión de entidades, cumplimiento normativo: los departamentos jurídicos están inundados de trabajo. Los avances de la digitalización y la normalización del trabajo a distancia, aumentan la complejidad. Afortunadamente, existen herramientas digitales en las que puede confiar. Estas herramientas ayudan a agilizar las operaciones jurídicas de distintas maneras. La automatización es una de ellas.
Al automatizar las tareas repetitivas no sólo se alivia la carga de trabajo del departamento jurídico, sino que también se libera tiempo para tareas de mayor valor añadido, y todo mientras mejora la precisión. Y para terminar por otra gran ventaja: los equipos jurídicos pueden reducir costes significativamente con la automatización de procesos de trabajo.
Por qué cada vez más departamentos jurídicos recurren a la automatización
Los equipos jurídicos supervisan muchas tareas y actividades, como el gobierno corporativo, la gestión de contratos, el cumplimiento normativo y la gestión de entidades. A menudo, su carga de trabajo crece más rápido que los recursos de que disponen para manejarla. La respuesta al problema es la digitalización y la automatización. Es particularmente útil para ciertas tareas que son repetitivas y/o consumen mucho tiempo y no requieren sus conocimientos jurídicos.
La automatización reduce la cantidad de tareas manuales, permite ahorrar tiempo, dinero y a la vez obtener mejor precisión. Gracias a esto, obtendrá:
- Mejor cumplimiento, mejor gestión del riesgo
- Más tiempo para tareas de valor añadido que requieren conocimientos jurídicos
- Una reducción significativa de los costes operativos: hasta un 40% según ACC
Casos concretos de automatización en los departamentos jurídicos
¿Necesita más argumentos para estar convencido? Déjenos explicarle algunos casos de uso concretos y descubra cómo la automatización se convertirá en la nueva mejor amiga de su equipo.
Cómo la automatización mejora la gestión de todo el ciclo de vida de los contratos
Gestionar manualmente grandes volúmenes de contratos no sólo lleva mucho tiempo, sino que además aumenta el riesgo de error humano. Automatice las tareas sencillas y repetitivas para aumentar la eficacia y la precisión.
- Creación de contratos
Al redactar un contrato, el equipo jurídico necesita las aportaciones de las partes interesadas internas y externas. Puedes aprovechar la automatización para asegurarte de que se comparten los borradores, de que todas las partes interesadas pueden hacer anotaciones y de que siempre se trata de la última versión en la que se está trabajando.
- Validación del contrato
La aprobación de un contrato puede ser compleja e incluir varios pasos. Utilice la automatización para agilizar todo el proceso. Pasar automáticamente de un paso al siguiente acelera significativamente el proceso de aprobación, los recordatorios automáticos ayudan a no perder de vista los plazos y garantizan la firma y ejecución a tiempo.
- Actualización del contrato
¿Necesita modificar determinadas cláusulas, cambiar fechas de vencimiento, etc.? Los procesos automatizados ayudan a estar al tanto de esos cambios y garantizan una aplicación impecable. La automatización también simplifica la renovación puntual con alertas y recordatorios automáticos.
Automatización para agilizar las reuniones del consejo de administración
En las reuniones del consejo de administración participan numerosas partes interesadas en distintos lugares, lo que convierte la organización en una tarea compleja. La carga de trabajo puede aliviarse con la automatización antes, durante y después de la reunión.
- Antes de la reunión
La automatización le permite sincronizar las invitaciones a las reuniones con sus herramientas y calendarios favoritos, y hacer un seguimiento de las confirmaciones de asistencia. En cuanto a la agenda de la reunión, puedes aprovechar la automatización para prepararla y estructurarla fácilmente, asegurarte de que la última versión está disponible y de que las modificaciones se envían a todos los participantes.
La automatización de las reuniones de los consejos de administración reduce el tiempo de preparación en un 30%, según la Asociación Internacional de Abogados.
- Durante la reunión
Utilizar una plataforma con funciones de automatización ayuda a aumentar el compromiso de los participantes en la reunión. La automatización permite la colaboración desde el principio, garantizando que no se omita ningún tema relevante. Los miembros pueden asistir a través de su dispositivo favorito y colaborar de forma segura en los documentos en tiempo real.
- Después de la reunión
Puede generar actas fácilmente a partir de la documentación de la reunión e integrar transcripciones de audio.
La automatización también ayuda con los informes y las pistas de auditoría de las reuniones de la junta directiva. Recopile datos y estadísticas automáticamente en un panel de control para realizar un seguimiento de los números de las reuniones, registrar las actividades y las perspectivas de la documentación.
Comience su etapa de automatización
Ya sea por la mejora en términos de eficacia o por la reducción de los costes, la automatización es un verdadero triunfo para los departamentos jurídicos. Para llevar a cabo la automatización de sus procesos, debe elegir la herramienta adecuada. Debe ser intuitiva y fácil de usar (para impulsar la adopción y acelerar el tiempo de implementación), y a la vez, ofrecer los más altos estándares de seguridad, ya que los departamentos jurídicos manejan información sensible.
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