Una gran parte del trabajo de los equipos legales internos es, y sigue siendo, la gestión de contratos. Por suerte, hoy en día existen herramientas que permiten digitalizar y acelerar los procesos de estas tareas. No solo ayudan para ahorrar tiempo, sino que también ofrecen mayor precisión y mejoran la protección de datos.
Los expertos legales saben lo importantes que son las cláusulas dentro de sus contratos. El objetivo siempre es el mismo: establecer cláusulas de manera clara y eliminar todo tipo de ambigüedad. Aunque existen muchas formas de redactar cláusulas, hay elementos que se utilizan con mayor frecuencia, por lo cual tiene sentido crear una biblioteca central de dichas cláusulas. Esta ofrece «bloques de construcción» que facilitan la redacción de contratos, incluso para personas que no son abogados, y resulta doblemente útil para los departamentos legales.
En este artículo, le mostraremos lo que debe tener en cuenta al crear una biblioteca de cláusulas y las ventajas que ofrece.
¿Cómo configurar la biblioteca de cláusulas ideal?
Para maximizar la eficacia, la biblioteca de cláusulas debe configurarse correctamente y mantenerse actualizada. Aquí detallamos los pasos:
Centralización y clasificación
Todos los contratos contienen cláusulas que han sido creadas con atención, dedicación y cuidado. Si su departamento legal tuviera que repetir cada vez el mismo proceso para crear las mismas cláusulas en diferentes contratos, perderá mucho tiempo en tareas que se vuelven repetitivas. Claro que, las cláusulas pueden referirse a muchos aspectos diferentes de un contrato, pero existen categorías amplias, como confidencialidad, responsabilidad o propiedad intelectual. Para cada una de estas categorías, se pueden crear modelos de cláusulas que cumplan con las condiciones legales respectivas. La clasificación también es necesaria para simplificar la búsqueda y hacer que la biblioteca sea lo más fácil de utilizar posible.
Con una solución CLM (solución de Gestión Contratos) robusta, la creación de una biblioteca de cláusulas es sencilla. Por ejemplo, las cláusulas se pueden cargar directamente desde contratos existentes en la biblioteca.
Armonización y Colaboración
Para facilitar la armonización de las cláusulas es importante contar con un punto de contacto central.
- Las formulaciones se pueden comparar y adaptar, para minimizar el riesgo de interpretaciones confusas y de ambigüedades en general.
- Si un texto cambia, se puede ajustar rápidamente y armonizar en todas las cláusulas afectadas.
Es importante abordar la biblioteca de cláusulas con un sistema colaborativo para que sea realmente útil y eficaz. A pesar de que los abogados y equipos legales sean los principales usuarios de la biblioteca, todos los contratos se enriquecen a partir de ella. Incluso las personas fuera del equipo legal pueden utilizar ciertas cláusulas aprobadas, como las cláusulas alternativas en las negociaciones. Para asegurarse de que la biblioteca de cláusulas cubra todas las categorías relevantes y satisfaga mejor las necesidades de los no abogados, es importante involucrar a todos aquellos que harán uso de la biblioteca desde un inicio. ¿Qué cláusulas se necesitan? ¿Qué categorización tiene más sentido? ¿Cómo formulamos la cláusula? La colaboración con este grupo de «usuarios finales» aumenta enormemente los beneficios y la eficiencia y establece un compromiso entre aquellos fuera del equipo legal.
Una herramienta eficiente simplifica esta etapa de creación de la biblioteca: las cláusulas pueden editarse, comentarse y vincularse a plantillas de contratos.
Beneficios concretos
Una biblioteca de cláusulas bien organizada brinda múltiples beneficios, especialmente en lo relacionado con el cumplimiento, y favorece la colaboración no solo dentro del departamento legal, sino también con todos los equipos y partes involucradas. ¿Cómo se traduce esto en la práctica?
Cumplimiento y seguridad jurídica
Supongamos que entra en vigor una nueva regulación que debe ser considerada en sus contratos: ciertas cláusulas se verían afectadas. Al adaptar manualmente todas las plantillas de contrato se perdería mucho tiempo. También existiría el riesgo de pasar por alto cláusulas y, por tanto, poner en peligro el cumplimiento normativo.
Con una biblioteca de cláusulas, es fácil identificar las plantillas de cláusulas afectadas. Esto reduce al mínimo el riesgo de omitir alguna cláusula y asegura el cumplimiento de sus contratos. Además, todas las plantillas de contrato que contienen esas cláusulas se actualizan automáticamente, garantizando que todas las partes involucradas siempre tengan acceso a las versiones más recientes.
La biblioteca de cláusulas también refuerza la seguridad jurídica. La redacción colaborativa permite que se tengan en cuenta todos los requisitos legales, y la uniformidad en el formato y redacción evita interpretaciones ambiguas.
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Gestión colaborativa y ahorro de tiempo
Desde la creación de la biblioteca de cláusulas, el departamento legal trabaja en conjunto con las partes interesadas y los departamentos implicados, gestionando el conocimiento de manera colaborativa. Se recopilan y etiquetan las ideas de todos, y se añaden comentarios para mejorar las cláusulas antes de compartirlas con otros equipos, quienes podrán acceder a ellas o vincularlas a contratos. Esta colaboración es una ventaja clave que optimiza la gestión del conocimiento en toda la empresa.
Y el beneficio es claro: Además del equipo legal, otros departamentos también pueden utilizar la biblioteca de cláusulas. Con un software CLM potente, las cláusulas se convierten en piezas fundamentales que permiten la creación de contratos incluso para quienes no son abogados. Esta mayor autonomía ahorra tiempo y aligera la carga de trabajo del departamento legal.
Optimice la gestión de sus contratos
Como puede ver, una biblioteca de cláusulas bien estructurada crea una situación en la que todos ganan y que usted definitivamente debería aprovechar.
Para crear una biblioteca de cláusulas eficiente, necesita la herramienta CLM adecuada. Asegúrese de que su software cuente con las características necesarias para facilitar su creación, mantenimiento y uso.
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