La transformación digital es un fenómeno en plena expansión que corresponde a la introducción de la informática en el corazón de todos los procesos corporativos. La crisis sanitaria a acelerado la necesidad de la transformación digital empresarial convirtiéndola en uno de los principales desafíos.
Descubra tres principales razones para el proceso de transformación digital del departamento jurídico.
1. LA TRANSICIÓN DIGITAL ES LA NUEVA NORMALIDAD
La transformación digital de las empresas ha tomado impulso gracias al apoyo de las instituciones europeas. Este proceso se ha convertido en un punto esencial en 2020 con la pandemia de Covid-19, que paralizó la economía en todo el planeta.
El impulso europeo e internacional por la digitalización
La Unión Europea, a través de sus distintas instituciones, empezó a impulsar la digitalización de las empresas a principios de la década de 2000. Desde entonces, los Estados Miembros han adaptado la facturación informática y la UE se ha fijado nuevos objetivos.
Asimismo, la Comisión Europea también pretende «modelar el futuro informático de Europa». En marzo de 2021, la Comisión declaró que quería diseñar una nueva vía europea «hacia una mayor autonomía digital de cara al horizonte 2030», estableciendo así una hoja de ruta para la década. Uno de los objetivos afecta a la transformación digital de las empresas.
Además de los objetivos establecidos, la UE desea colocar su vivero industrial y comercial en el centro del mundo de los negocios. Gracias a la digitalización, el mercado digital europeo alberga la ambición de desempeñar un papel protagonista en el ámbito internacional. Un buen ejemplo de esta dinámica es la creación de un Consejo de Comercio y Tecnología UE – EE. UU, que simboliza esta dinámica.
La crisis sanitaria como factor de aceleración de la transformación digital
La pandemia de Covid-19, que lleva paralizando la actividad empresarial desde marzo 2020, ha tenido el efecto de acelerar la digitalización. Con la población confinada y obligada a teletrabajar, las empresas han debido adaptarse rápidamente a un trabajo intangible y a distancia.
Las demandas de asesoría relativas a la transición digital se dispararon, y la digitalización pasó a ser una prioridad absoluta para muchas empresas. Por toda Europa, los Estados aprovecharon esta aceleración para introducir un calendario de digitalización de empresas más ambicioso a través de los presupuestos generales de 2020 y 2021. Este impulso se verá reforzado en los presupuestos de 2022 y siguientes gracias a los fondos Next Generation.
La digitalización se ha convertido en la nueva normalidad y las empresas que no den este paso no tienen ninguna oportunidad de mantener su nivel de competitividad.
2. DIGITALIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO: LA CLAVE DE LA PRODUCTIVIDAD
Las empresas que inician el proceso de digitalización suelen ir departamento por departamento. Y, de momento, el departamento jurídico es la oveja negra en términos de digitalización. No obstante, la transición digital de este departamento supone un acelerador de productividad importante para las empresas.
Departamentos jurídicos con bajo nivel de adopción digital
Un estudio sobre la transición digital de los departamentos jurídicos reveló que solo el 18% de estos consideraban que habían alcanzado un buen nivel de digitalización. Este bajísimo índice de adopción digital es sorprendente, especialmente cuando el buen manejo de las herramientas y novedades tecnológicas forma parte de las competencias esperables en un jurista. Y eso a pesar de que tanto las herramientas de software (SaaS), como la suite DiliTrust Governance, al igual que las empresas encargadas de acompañar al departamento en esta transición, llevan largo tiempo en el mercado.
Este retraso puede deberse a una visión todavía tradicional de los procedimientos legales de la empresa. No se tiene el reflejo de colaborar por defecto, y la utilización de medios informáticos supone un cambio profundo de metodología. Además, la puesta en marcha de un proceso de digitalización puede ser largo e implicar una participación de los principales agentes afectados. Finalmente, determinados departamentos jurídicos consideran que el retorno sobre las nuevas tecnologías es difícilmente evaluable como para lanzar el proceso de digitalización.
No obstante, el incremento del rendimiento es indiscutible, sobre todo frente al aumento de la carga de trabajo de los equipos jurídicos y la aparición de funciones tales como el legal design.
La digitalización es clave para un departamento jurídico más eficiente
Las funciones de los departamentos jurídicos dentro de la empresa están aumentando exponencialmente. Desde procesos de RRHH al cumplimiento de los requisitos de seguridad, pasando por las garantías contractuales, el departamento jurídico es el garante de la estrategia de la empresa. No obstante, determinadas tareas ralentizan el trabajo de los juristas, limitando, en consecuencia, la productividad de la empresa.
Dos ejemplos de esto son las búsquedas de información jurídica y la redacción de contratos. Estas tareas pueden digitalizarse, incluso automatizarse, y, sobre todo, pueden compartirse. Un departamento jurídico con un buen nivel de adopción digital debería contar con un archivo de contratos tipo que se puedan modificar y enviar rápidamente. Lo mismo sucede con las búsquedas de información jurídica, cuyos resultados se pueden centralizar para todo el equipo.
Una vez liberado de este tipo de tareas, el equipo se puede concentrar en otras de mayor valor añadido, como la supervisión de contratos, la gestión de procesos judiciales, la asesoría o la gestión de procesos de RRHH. De esta forma, el director jurídico se convierte en un verdadero business partner y acompaña a la dirección de la empresa en su misión de implementar la estrategia correspondiente.
3. LA TRANSICIÓN DiGITAL DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO ES UN PROCESO COMPLEJO
La transición digital del departamento jurídico no es un proceso que se pueda improvisar. A su vez, tras el auge de lo digital experimentado en los dos últimos años, es urgente. Es vital iniciar desde ya el proceso de digitalización para tratar de mantener y aumentar el nivel de competitividad en 2021 y los años siguientes.
¿Contratar a un Director de Operaciones Jurídicas, o no?
La función del director de operaciones jurídicas es supervisar la digitalización aspectos de la función jurídica en coordinación con los demás departamentos de la empresa. Por lo general, el director de operaciones jurídicas deberá tener un buen conocimiento de la empresa, por lo que suele ser conveniente designarlo mediante promoción interna. Evidentemente, se requiere un perfil jurídico acompañado desde una buena capacidad de gestión y coordinación de proyectos transversales, así como un buen conocimiento del medio digital.
Se trata de un puesto muy frecuente en los Estados Unidos, pero que está tardando en implantarse en Europa. Una razón puede ser el alto coste que supone para las empresas contratar a especialistas, particularmente en tiempos de crisis. En Europa, la tendencia es externalizar estos procesos con legaltechs, especialistas en transición digital.
Recurso a empresas especialistas en digitalización
Las empresas especialistas en tecnología jurídica, o legaltechs, son empresas de nueva creación. Su función es incorporar la digitalización a la gestión legal de las empresas, sobre todo mediante la automatización y la digitalización del trabajo. Algunas realizan el acompañamiento en la digitalización del departamento jurídico y ponen a disposición de estas herramientas innovadoras. Estas herramientas pueden incluir la inteligencia artificial (IA), el deep learning o la automatización de los contratos de gestión. Gracias a la tecnología blockchain y a la utilización de la nube, los datos de la empresa se digitalizan y quedan asegurados, así como las soluciones a los litigios (modos alternativos de resolución de conflictos, MARC).
DiliTrust Governance es un ejemplo de ello. Dilitrust ofrece una solución SaaS completa para la digitalización del departamento jurídico. Los módulos disponibles están adaptados a las necesidades identificadas en la empresa. La solución permite un despliegue simplificado del proceso de digitalización, sobre todo gracias a una serie de herramientas intuitivas, colaborativas y con el máximo nivel de seguridad. Otras ventajas son el acceso a un servicio de atención al cliente 24 horas, 7 días a la semana y a formación sobre la herramienta y su uso.
Recurrir a una solución externa permite abordar el proceso de forma global para garantizar una transición más rápida y eficaz. Con las perspectivas económicas de 2022, los departamentos jurídicos deberían buscar soluciones que les garanticen una mjora rápida de su productividad.
