La digitalización de los departamentos jurídicos es una tendencia fundamental que afecta a un número creciente de empresas y que responde a la necesidad de simplificar los procesos empresariales.
¿Quiere seguir la tendencia y digitalizar su departamento jurídico? Antes de poner en marcha su proyecto, estas son las 3 preguntas principales que debe plantearse.
#1. ¿Cómo trabaja a diario mi departamento jurídico?
Esta es la primera pregunta que hay que plantearse antes de iniciar un proyecto de digitalización. En efecto, el objetivo de este proyecto es mejorar los procesos existentes, lo que requiere un buen conocimiento de los mismos. En la práctica, este cuestionamiento requiere una auditoría completa de las prácticas de su departamento jurídico. Este análisis puede desglosarse en varias preguntas:
- ¿Cómo es un día o una semana normal en el departamento jurídico?
- ¿Cuáles son las tareas de los empleados?
- ¿Cuáles son sus prácticas diarias?
- ¿Qué herramientas utilizan?
Cuanto más precisas y cuantificables sean las respuestas a estas preguntas, más sencilla y centrada será la ejecución del proyecto en una fase posterior. Por el momento, no es necesario identificar las dificultades de los empleados; se trata simplemente de comprender cómo funciona el departamento.
La cuestión de las herramientas es especialmente importante, pues ya apunta a las necesidades técnicas de los abogados. Comprender las herramientas existentes ayudará a enmarcar mejor la aplicación de futuras soluciones.
#2. ¿Cuáles son los puntos de mejora y las dificultades encontradas por los equipos?
Esta segunda pregunta es crucial, ya que determinará todo el proyecto, es decir, la elección de la tecnología jurídica y la forma de aplicarla.
De hecho, la digitalización de los departamentos jurídicos permite responder a los retos diarios no sólo de los abogados, sino también de los demás departamentos con los que interactúan (marketing, departamento de compras, recursos humanos, etc.).
La identificación de las dificultades debe ser lo más precisa y exhaustiva posible. Las necesidades y los cuellos de botella deben identificarse dentro del departamento jurídico, pero también con el personal operativo. De hecho, la nueva herramienta tendrá repercusiones en todos los departamentos.
En la práctica, las herramientas de tecnología jurídica son utilizadas mucho más por el personal operativo que por los propios abogados.
Para recoger las dificultades de los empleados, puede por ejemplo :
- Organizar talleres en cada departamento, con un orden del día bien seguido
- Realizar entrevistas individuales o en pequeños grupos por equipo
- Establecer cuestionarios en línea
Los talleres y las entrevistas tienen la ventaja de humanizar la preparación del proyecto y ofrecen la posibilidad de un intercambio. En cuanto al cuestionario en línea, es la solución ideal para recoger un máximo de datos en un mínimo de tiempo. Le corresponde a usted elegir el mejor método en función de sus limitaciones y del tiempo de que disponga.
#3. ¿Cuáles son los objetivos del proyecto de digitalización?
La digitalización de un departamento jurídico tiene objetivos específicos, que generalmente giran en torno a la noción de eficiencia. Todo proyecto bien realizado debe guiarse por al menos un objetivo fijo, claro y mensurable, que debe determinarse previamente. El análisis del funcionamiento del servicio y la recopilación de dificultades deben conducir a la definición de estos objetivos. Cuanto más común e impactante sea una dificultad, más debe centrarse el proyecto en corregirla.
En esta fase de la reflexión, es importante implicar a la jerarquía, ya que los objetivos de la transformación digital son un elemento clave de la estrategia. Se trata de responder a las dificultades cotidianas del personal jurídico y operativo, integrando al mismo tiempo el proyecto en la estrategia global de la empresa.
En general, nuestros clientes suelen tener los siguientes objetivos:
- Mejorar el rendimiento de varios departamentos
- Ahorrar tiempo en el día a día
- Mejorar la visibilidad de los compromisos en curso
- Mejorar la fluidez de los intercambios y colaboraciones
Para una mejor gestión de su transformación digital, le aconsejamos que clasifique estos objetivos por orden de prioridad. En el momento de la integración de la herramienta, esto permitirá determinar las acciones prioritarias que deben implementarse (funcionalidades que deben desplegarse, formación de los empleados, etc.).
# Bonus : ¿Cómo elegir su tecnología jurídica?
Las respuestas a las tres preguntas anteriores constituyen la base de su proyecto de digitalización. El funcionamiento de su departamento jurídico, así como las dificultades a las que se enfrentan sus empleados, le permitirán fijar uno o varios objetivos globales que determinarán la elección de la solución.
Para elegir la tecnología jurídica que mejor se adapte a sus necesidades, lo mejor es realizar una evaluación comparativa de las herramientas disponibles en el mercado. Esta comparación debe guiarse por varios criterios relacionados con las necesidades de sus equipos, por ejemplo:
- Colaboración eficaz y a distancia
- Seguimiento automático de contratos y compromisos (alertas de plazos)
- La capacidad de almacenar y archivar documentos jurídicos de forma inteligente
- La importancia de la seguridad y la confidencialidad de los datos
- La capacidad de firmar documentos jurídicos electrónicamente
Esta lista no es exhaustiva; le corresponde a usted determinar sus criterios clave, teniendo en cuenta tanto las necesidades de sus empleados como las limitaciones impuestas por la dirección.
¿Quiere saber más sobre las soluciones que ofrecemos para digitalizar su departamento jurídico? Póngase en contacto con nosotros.
