Es probable que su empresa haya trasladado la mayor parte de su uso tecnológico a la nube para ahorrar dinero y ser más eficaz. La cuestión ya no es por qué debería pasarse a la nube, sino cómo puede utilizar de la mejor forma posible el software jurídico corporativo para la gestión de documentos y otras tareas. Puede que a lo largo de los años haya instalado diferentes soluciones, por lo que su personal dispone de diferentes usuarios para llevar a cabo distintas tareas y la comunicación de informes generales resulta más difícil.
¿Qué es un Software-as-a-Service (software como servicio) o SaaS?
SaaS es un software que no está instalado en su ordenador o en un servidor físico local, sino en la nube. La mayor parte de los software que utilizan hoy en día las empresas pertenecen a esta categoría. G Suite y Microsoft Office 365 son ejemplos de solución SaaS.
El antiguo modelo de compra de un programa para un único ordenador ha quedado obsoleto, salvo contadas excepciones. Con SaaS solo paga según el número de usuarios y programas personalizados que su empresa pueda necesitar para la configuración inicial. Además, sus empleados pueden acceder a las soluciones SaaS desde cualquier lugar del mundo en el que dispongan de internet.
Hoy en día está ampliamente aceptado que emplear la tecnología en la nube ayuda a agilizar las empresas y a prevenir desastres. En muchos casos, también es más asequible que las soluciones de hardware y software existentes. IBM señala la flexibilidad, la agilidad y el valor estratégico como los tres principales beneficios de la computación en la nube.
Simplificar el entramado de soluciones SaaS
Las personas que trabajan en departamentos jurídicos corporativos se resisten a que los etiqueten como luditas. Nadie está más interesado en trabajar de forma más eficaz que un abogado que contempla cómo los casos y los contratos se amontonan en su mesa. El problema que plantea el uso de la tecnología en los departamentos jurídicos no es su tasa de adopción de servicios en la nuble, sino el uso de demasiadas soluciones diferentes.
Pueden emplear una aplicación para llevar un registro de las horas y otra para gestionar documentos. La mayor parte de las soluciones tecnológicas en la nube que utilizan los departamentos jurídicos corporativos se diseñan para despachos de abogados, lo que significa que pueden carecer de características fundamentales. Las mismas soluciones incluyen características que nunca utilizará, como elementos de facturación y de marketing.
Puede que su software actual no cumpla las normativas sobre protección de datos vigentes en Canadá o a nivel mundial, como la ley PIPEDA canadiense o el RGPD. La mejor solución SaaS para su departamento jurídico sería una diseñada específicamente para esa sección.
Seguridad en la nube: una necesidad para cualquier solución SaaS
Otro problema relacionado con el uso de diferentes soluciones para distintas tareas es la posible falta de seguridad en uno o más de estos servicios. Puesto que la mayor parte de los archivos que manejan los departamentos jurídicos son sensibles, debería protegerse cada solución con el mayor nivel de seguridad posible. También debería llevarse a cabo un control del acceso a los archivos de forma que solo los usuarios relevantes puedan entrar en proyectos o archivos. Las medidas de ciberseguridad son medidas proactivas empleadas para evitar que su empresa incumpla normativas sobre privacidad de datos; lo más recomendable es prevenir los fallos de seguridad, en vez de reaccionar a los mismos cuando ocurran.
A continuación detallamos algunos elementos de seguridad que deberían contener las soluciones SaaS que emplee en su departamento jurídico:
Verificación en dos pasos
Una contraseña y un usuario no bastan para proteger el acceso. La verificación en dos pasos evita los fallos de seguridad al solicitar un dato adicional para poder acceder a una cuenta. Puede tratarse de un código enviado mediante un mensaje de texto, una llave USB física que solo permitirá el acceso si está conectada al dispositivo u otros elementos. Estas soluciones disminuyen la posibilidad de que se produzcan fallos, puesto que el atacante no solo deberá disponer de la contraseña y el usuario, sino también del segundo elemento de verificación.
Alojamiento seguro
La propia solución debe estar alojada en servidores certificados con la norma internacional ISO 27001. Esta norma garantiza el cumplimiento de una serie de directrices en términos de seguridad de datos y medidas de control. También debería someterse a pruebas de seguridad interna, así como de intrusión ocasional. Si bien la mayor parte de las soluciones SaaS cuentan con diferentes medidas de seguridad, muchas están alojadas en Amazon Web Services (AWS) en vez de en un alojamiento privado; de esta forma son mucho más difíciles de encontrar y se añade un nivel de seguridad adicional, puesto que la compañía tiene un control completo del acceso.
La ciberseguridad es casi tan importante como la funcionalidad para un departamento jurídico corporativo. De hecho, el principal argumento esgrimido para no convertir los archivos en papel a un formato digital en los albores de internet fue que resultaba menos seguro. En aquel momento puede que fuese cierto; hoy en día, existen tantas medidas de seguridad que el almacenamiento digital es más seguro, y a prueba de desastres, que los archivos en papel.
La solución DiliTrust Governance está diseñada por personas que han trabajado en departamentos jurídicos corporativos para gestionar todas sus necesidades, incluidos los servicios de administración de contratos, validación de flujos de trabajo y archivo de datos y documentos jurídicos. Ofrece una clara opción de presentación de informes de todas las actividades y casos tratados en su departamento jurídico corporativo. Póngase en contacto con nosotros para saber cómo obtener DiliTrust Governance y poder gestionar todas las necesidades de su departamento jurídico corporativo.
