El contract management o gestión contractual se refiere al conjunto de actividades necesarias para redactar, monitorear y analizar contratos a lo largo de su ciclo de vida. Este ciclo de vida se puede dividir en varias etapas clave:
- Redacción
- Negociación
- Validación y firma
- Ejecución
- Renovación
Todas estas etapas deben ser gestionadas de manera precisa. Una mala gestión puede tener graves consecuencias, como afectar las relaciones con las partes implicadas (clientes, proveedores) o provocar pérdidas financieras significativas, como ocurre cuando no se controlan las fechas de renovación automática.
El contract management incluye una variedad de funciones:
- Gestión administrativa de los contratos.
- Relación con las partes involucradas, tanto antes de la firma como durante la ejecución.
- Prevención de riesgos contractuales, principalmente de índole jurídica y financiera.
- Análisis del rendimiento de los contratos, evaluando costos, beneficios, calidad y tiempos de cumplimiento.
Estas funciones suelen distribuirse entre varios departamentos, como la dirección jurídica, comercial, financiera y de compras. Sin embargo, para ganar tiempo y reducir errores, algunas empresas delegan estas tareas a un contract manager. Este puesto, aunque reciente, requiere conocimientos jurídicos, comerciales, financieros y técnicos.
¿Cómo abordar el desafío de grandes volúmenes de contratos?
Independientemente de si su empresa cuenta con un contract manager, la gestión de contratos masivos es un problema recurrente. Según PwC, la mayoría de las empresas manejan entre 20,000 y 40,000 contratos.
En este contexto, es evidente que una gestión contractual manual es inviable. Las empresas necesitan herramientas digitales que permitan automatizar la creación de contratos, acceder rápidamente a la información contenida en ellos y analizar su rendimiento sin cálculos manuales tediosos.
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¿Cómo automatizar la gestión contractual?
A partir de cierto volumen de contratos, herramientas como Word o Excel dejan de ser suficientes para una gestión eficiente y segura. La digitalización no es el único desafío; muchos contratos contienen datos sensibles que deben protegerse y requieren acceso simplificado para los equipos relevantes.
Para centralizar y optimizar la gestión contractual, la mejor opción es implementar un contract management inteligente mediante una solución digital especializada.
Hoy en día, existen plataformas diseñadas específicamente para:
- Estandarizar y simplificar la creación de contratos.
- Integrar módulos de firma electrónica.
- Acelerar y asegurar la negociación y los intercambios relacionados con los contratos.
- Optimizar el seguimiento de la ejecución, incluyendo pedidos, renovaciones y fechas clave.
- Facilitar el análisis de rendimiento a través de reportes y tableros configurables.
Estas herramientas, conocidas como intelligent contract management (gestión contractual inteligente), ahorran tiempo al automatizar tareas repetitivas, como la introducción y clasificación de datos contractuales. Además, crean una auténtica biblioteca digital de contratos que simplifica las operaciones diarias.
Beneficios adicionales de la gestión contractual inteligente
Además de facilitar la gestión contractual, estas soluciones aportan valor añadido al proporcionar indicadores clave que respaldan la toma de decisiones. Entre las funcionalidades destacadas se incluyen:
- Búsquedas inteligentes que permiten localizar información precisa, como cláusulas o elementos jurídicos, en segundos.
- Herramientas de auditoría y reportes para obtener una visión global de la actividad contractual y su rendimiento con solo unos clics.
De esta forma, los softwares de gestión contractual optimizan cada etapa del ciclo de vida de un contrato, desde su redacción hasta su finalización. Esto mejora el control sobre los contratos no solo para el departamento jurídico, sino también para equipos comerciales, financieros, de compras y recursos humanos.
💡 La gestión contractual inteligente permite manejar grandes volúmenes de contratos de forma precisa y eficiente, reduciendo riesgos y simplificando la toma de decisiones estratégicas.
Mejora de la productividad y reducción de costos
La simplificación en la redacción, negociación y monitoreo de acuerdos ahorra tiempo y fomenta la productividad de toda la empresa. Por ejemplo, cuanto más rápido se firme un contrato, mayor será el número de acuerdos que su equipo podrá gestionar diariamente.
Además, la implementación de soluciones de gestión contractual detecta automáticamente costos ocultos y oportunidades perdidas, generando ahorros significativos y mejorando el desempeño general.
¿Busca una solución de gestión contractual inteligente?
