Todas las empresas tienen que gestionar un determinado volumen de contratos, pero, cuando este pasa a ser considerable, más de 40 contratos al mes, la gestión manual de los contratos puede llegar a ser un problema: se puede perder mucho tiempo, cometer errores de gestión, pérdida de plazos e incluso dinero.
Por eso, cada vez más empresas optan por automatizar la gestión de sus contratos mediante un software diseñado para este fin. ¿Cuáles son las ventajas de estas herramientas y qué nos pueden ofrecer?
#1 – Un ahorro considerable de tiempo
Gestionar manualmente grandes volúmenes de contratos requiere mucho tiempo. No hay duda de que esta es la principal razón por la que las empresas quieren automatizar este trabajo. De hecho, el 62 % de los departamentos jurídicos cree que su carga de trabajo aumentará en los próximos años, según la consultora Day One.
La razón por la que la gestión de contratos consume tanto tiempo es porque el ciclo de vida de un contrato no termina con su firma. De hecho, también es necesario tener en cuenta el seguimiento de su ejecución y los plazos, las posibles modificaciones y las renovaciones tácitas.
Cuando estos elementos se gestionan manualmente, el riesgo de error es alto y puede perjudicar a la empresa, por lo que los empleados dedican mucho tiempo a leer, archivar y comprobar la información contenida en los contratos.
Eso sin mencionar el trabajo previo a la firma, que a menudo implica un proceso largo y tedioso para la validación del documento.
Gracias a las tecnologías de gestión de contratos, estas tareas están en gran medida automatizadas.
Por lo tanto, algunos programas informáticos de gestión de contratos incluyen una inteligencia artificial que escanea el texto para extraer las cláusulas y la información clave (contrapartidas, fechas, etc.).
De esta manera, permiten ahorrar tiempo a la hora de redactar y validar, gracias a la parametrización de los modelos de contrato y los flujos de trabajo de aprobación. Además, según el mismo estudio, la gestión de contratos acelera las negociaciones en un 50 %.
#2 – Centralizar los contratos y simplificar las tareas cotidianas
Los contratos son documentos legales que pasan por numerosas manos: juristas y también personal de los departamentos de ventas, compras, finanzas y recursos humanos. ¡Sin olvidar a las partes externas a la empresa (clientes, proveedores y otros)!
Esto se deriva en una serie de intercambios de correo electrónico a menudo extensos y complejos, que hacen perder tiempo y propician descuidos y errores, algo que pocas empresas pueden permitirse.
Con un software de gestión de contratos, todos los contratos están centralizados y son accesibles desde una herramienta que es similar a una biblioteca de contratos. Simplifica considerablemente las tareas en una época en la que el teletrabajo está cada vez más extendido.
Esta herramienta también ayuda a simplificar las tareas cotidianas relacionadas con los contratos, por ejemplo:
- Facilita la búsqueda de información gracias a un motor de búsqueda inteligente.
- Automatiza los procesos de aprobación mediante un flujo de trabajo personalizable.
- Agiliza la redacción de contratos gracias a modelos y plantillas.
- Facilita la gestión de plazos gracias a un sistema de recordatorios de fechas clave.
El ahorro de tiempo se convierte así en un aumento de eficacia y productividad. ¡La gestión automatizada de contratos permite a las empresas firmar más contratos mucho más rápido!
#3 – Reforzar la seguridad y el cumplimiento de los contratos
Almacenar todos los contratos en una misma biblioteca en línea segura es una forma estupenda de mantener a salvo tus documentos. ¡Se acabaron las pérdidas accidentales de información!
Podría pensarse que la pérdida de un contrato es algo poco frecuente, pero el estudio demuestra que las empresas no saben dónde está el 10 % de sus contratos. Con la centralización de los contratos se elimina esta incertidumbre y, por lo tanto, aumenta el control sobre los datos.
Además, la detección inteligente de cláusulas y datos clave hacen que la redacción y el seguimiento del contrato sean más fiables. El riesgo de error e incumplimiento se reduce considerablemente o incluso desaparece en comparación con la gestión manual.
El módulo Contratos de DiliTrust, una solución completa para simplificar todos los aspectos de la gestión de contratos
El módulo Contratos de DiliTrust es una solución SaaS para la gestión de contratos que se integra fácilmente a todas tus herramientas (procesadores de texto, plataformas CRM, firma electrónica, etc.). Este software almacena tus contratos en una única base de datos para facilitar la colaboración y el trabajo a distancia.
Dispone de numerosas funciones que facilitan la gestión de los contratos a lo largo de su ciclo de vida:
- Conjunto de cláusulas y modelos de contratos
- Firma electrónica
- Flujos de trabajo de aprobación
- Historial de cambios del contrato
- Sistema de recordatorio automático de plazos
- Cuadros de mando estadísticos
- Almacenamiento totalmente seguro
Desde la creación hasta la firma del contrato, cualquier cambio queda registrado. La aprobación es segura, ya que el flujo de trabajo se puede automatizar y la firma electrónica supone un ahorro de tiempo considerable. Respecto a los recordatorios automáticos, evitan pérdidas por renovaciones tácitas y alertan de cláusulas abusivas.
Todas estas funciones facilitan enormemente el día a día de juristas, abogados in-house, comerciales y demás empleados cuyo trabajo tiene contacto con contratos. El resultado: ¡un ahorro considerable de tiempo, energía y dinero!
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