El ciclo de vida de los contratos es el proceso en el que se crea, revisa, firma y ejecuta un contrato. En otras palabras, el ciclo de vida del contrato es toda la duración en la que el contrato es válido y aplicable. Dado el enorme número de contratos que los equipos jurídicos tienen que gestionar en un momento dado, la gestión del ciclo de vida de los contratos (Contract Lifecycle Management (CLM) en inglés) es fundamental para facilitar los procesos jurídicos y garantizar su cumplimiento.
El ciclo de vida del contrato es un proceso muy complejo que requiere una gran atención a los detalles. Si los contratos no se gestionan de forma adecuada, los riesgos legales y de cumplimiento normativo se disparan. Para evitar cometer errores en este intrincado proceso, una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos es una gran ventaja.
Utilizar una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos garantiza el pleno cumplimiento de la normativa y permite mejorar sustancialmente el ahorro de costes. La eficiencia es esencial para los equipos jurídicos que equilibran múltiples plazos, proyectos y clientes. Al adoptar la gestión del ciclo de vida de los contratos y estandarizar el proceso legal, los equipos jurídicos se aseguran de maximizar la productividad y estar al día de las normas. Sin un sistema de CLM, los equipos jurídicos son más propensos a perder tiempo y dinero debido a la falta de organización y a cometer errores potencialmente costosos.
Supervisar fácilmente los contratos con la gestión del ciclo de vida de los mismos
La visibilidad total es crucial para los abogados que tienen que gestionar varios contratos simultáneamente. Con la gestión del ciclo de vida de los contratos, estos se almacenan de forma digital y segura. Esto permite una mayor facilidad de acceso a todos los contratos legales, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia. Navegue fácilmente por los datos del contrato y toda la información relacionada gracias a las funciones de etiquetado inteligente.
La CLM también proporciona un archivo inteligente de contratos para recuperar fácilmente cualquier contrato sin perder tiempo.
Minimiza el riesgo y garantiza el cumplimiento
El cumplimiento normativo es una cuestión importante en lo que a contratos se refiere, y más aún en los grandes contratos que implican a múltiples partes. Mantenerse al día con el cumplimiento de la normativa en constante evolución ha sido todo un desafío (y costoso) para los asesores jurídicos en 2020.
Gracias a la flexibilidad de los derechos de acceso de los usuarios y a la posibilidad de realizar un seguimiento de todos los cambios realizados en el contrato, el cumplimiento de la normativa es mucho más fácil con la gestión del ciclo de vida de los contratos. Además de una mejor visibilidad, la CLM también disminuye los posibles litigios debidos a contratos incompletos o erróneos. Además, la gestión de contratos también ahorra tiempo y dinero al evitar incumplimientos.
Firme sus contratos de forma segura y sencilla (y a distancia)
Muchos sectores se han visto afectados por el terremoto de la COVID-19, y el sector jurídico no ha sido una excepción. Con el aumento de la digitalización de los procesos legales, la capacidad de firmar contratos de forma segura y a distancia es más importante que nunca. En estos tiempos en que no es posible firmar contratos en persona, es fundamental contar con una alternativa electrónica segura para la firma de contratos.
También es mucho más fácil almacenar copias digitales de los contratos con la CLM. Además de flexibilizar el proceso de firma, la CLM también reduce el desperdicio de papel.
Multiplicar por diez la eficiencia
Por último, cualquier persona que trabaje con el software CLM puede estar segura de que está trabajando con la versión más actualizada de un contrato, evitando el riesgo de perder tiempo y productividad. En última instancia, la CLM agiliza el flujo de trabajo de los contratos, garantizando que no se pierda tiempo en tareas redundantes o arbitrarias. A largo plazo, esto ahorra a los equipos jurídicos una cantidad significativa de tiempo y dinero. La CLM transforma los contratos en activos, proporcionando a su vez a la organización una valiosa información.
En conclusión, es fundamental que la dirección de un departamento jurídico controle los contratos y tenga una visión centralizada y transparente de sus datos. A la hora de gestionar informes avanzados, los asesores jurídicos de la empresa necesitan tener una visión de los contratos nacionales e internacionales y de todos sus documentos relacionados. La CLM también es de gran ayuda contra los problemas habitualesdel sector jurídico, como el alargamiento de la duración de los procesos, el seguimiento ineficaz de los contratos y la gestión inadecuada de la productividad.
