El panorama empresarial actual se caracteriza por una creciente complejidad normativa y la exposición a riesgos reputacionales cada vez más relevantes. Ante este contexto, la gestión efectiva de la gobernanza de las participaciones se vuelve crucial.
Es en relación con este tema, que organismos internacionales como ACC (Association of Corporate Counsel) han producido informes de gran interés, destacando la creciente relevancia de las participaciones en el actual escenario empresarial. Las exigencias de cumplimiento relacionadas con diferentes jurisdicciones, junto con la creciente demanda de transparencia a escala global, hacen vital la gestión precisa e histórica de la información empresarial. Sin las herramientas adecuadas, esta tarea se vuelve considerablemente más compleja.
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En este artículo, examinaremos cinco actividades que el módulo de Gestión de Entidades de DiliTrust Governance permite realizar, destacando las principales funcionalidades que permiten a las empresas enfrentar con éxito los desafíos relacionados con la gestión de entidades legales y participaciones.
Tablero Centralizado y Personalización de Perfiles Personales
- Tablero (dashboard): Ofrece una visión consolidada de la información más relevante de las sociedades o de los individuos dentro del grupo, facilitando el acceso a datos específicos.
- Personalización de la información: Cada usuario puede crear y personalizar perfiles de sus propias sociedades, adaptándolos a sus propias necesidades. Esto permite una gestión personalizada de la información que resulta relevante para cada usuario.
- Gestión de la información: Una vez que se cuenta con perfiles personalizados, se facilita a la empresa la gestión de plazos a vencer, información sobre participaciones, accionistas y operaciones de capital.
- Gestión de órganos de gobierno: Para grupos que gestionan numerosas sociedades y diferentes órganos de gobierno, la plataforma simplifica la gestión de los mandatos. Esto permite renovar y monitorear los plazos con un simple clic, con la posibilidad de establecer recordatorios automáticos.
- Registros históricos de la información: La plataforma permite visualizar los datos pasados, incluidos los detalles sobre los órganos de gobierno, lo que permite a los usuarios acceder rápidamente a la información de una fecha específica en el pasado. El control histórico de la información facilita la recuperación de datos anteriores en segundos, ahorrando tiempo y esfuerzos considerablemente.
Gestión Efectiva de la Información Societaria
- Gestión de operaciones de capital: La plataforma sigue la evolución de la estructura del capital, incluidos los accionistas y las participaciones, permitiendo una gestión detallada.
- Gestión del organigrama: Permite la construcción y el cálculo del organigrama de la empresa en cualquier momento. Ofrece múltiples opciones de personalización, como la carga en Excel, la modificación de los diferentes niveles, el filtrado y la coloración según diversas características, como el país, por ejemplo.
- Registros históricos de la información: Todos los datos, incluidos los organigramas, están historizados en la plataforma. Es posible solicitar la visualización del organigrama de una sociedad en una fecha específica en el pasado, agregar niveles y manipular el organigrama de manera flexible con un simple clic, lo que permite recuperar y visualizar la estructura de las participaciones en el tiempo.
Gestión Práctica de los Poderes y las Autorizaciones
- Gestión de los poderes: La plataforma permite el mapeo detallado de los poderes de las personas dentro de la organización, permitiendo una visión completa de las autorizaciones y firmas necesarias.
- Personalización de los poderes: Es posible personalizar la información cada poder, incluida la revocación de autorizaciones pasadas. Esta visualización es altamente personalizable.
- Exportación de datos: La lista de poderes se puede exportar fácilmente a Excel con un simple clic, ofreciendo una accesibilidad rápida a la información.
- Generación de informes sobre el estatus de los poderes: La plataforma permite acceder a informes específicos, como identificar a las personas con poderes de gasto dentro de todas las sociedades del grupo, puediendo exportar esta información fácilmente.
- Archivado de datos: Es posible revisar los poderes de las personas en fechas anteriores, lo que permite acceder a información histórica. Esta funcionalidad reemplaza un trabajo que requeriría horas de procesamiento de datos, proporcionando una lista histórica de poderes en segundos.
Seguridad y Organización en la Gestión Documental
- Gestión documental en relación con las entidades: La plataforma permite la gestión de documentos relacionados con sociedades y personas, organizando carpetas y subcarpetas para cada entidad.
- Control de autorizaciones: Se pueden establecer y gestionar fácilmente las autorizaciones sobre los documentos. Es posible decidir quién puede ver, imprimir o descargar los documentos, incluida la aplicación de marcas de agua para garantizar la seguridad.
- Granularidad de las autorizaciones: Máxima precisión en la gestión de las autorizaciones, lo que permite especificar detalladamente quién puede acceder a determinados documentos y qué acciones se pueden realizar sobre ellos.
- Configuración personalizada: Por ejemplo, la secretaría de la sociedad puede crear carpetas reservadas como «Documentos Confidenciales», limitando el acceso solo a determinados usuarios o grupos específicos, como el equipo legal.
- Gestión de usuarios y grupos: La plataforma ofrece la gestión tanto de usuarios individuales como de grupos, permitiendo asignar autorizaciones específicas a carpetas y documentos para garantizar la privacidad y seguridad de la información empresarial.
Generación de informes y Archivado de Información
- Una fácill recuperación de información histórica: Facilita la recuperación de información histórica de manera rápida y sin mayor esfuerzo, facilitando también el acceso a datos históricos en cualquier momento.
- Indicación de datos históricos: En los campos pertinentes, aparece un icono indicador (en forma de reloj), señalando la disponibilidad de datos históricos asociados a ese campo específico.
- Visualización de la evolución en el tiempo: Al hacer clic en el icono, es posible visualizar la evolución y la historia de ese campo a lo largo del tiempo, lo que permite ver los cambios en detalle.
- Generación de informes: La plataforma permite la creación de informes empresariales, lo que le permite generar informes con datos específicos en una fecha determinada, mostrando tanto la fecha de impresión del informe como la fecha de consulta específica de los datos incluidos en el informe.
Gestión digital de su grupo societario
En conclusión, la importancia de la gestión digital del grupo societario es innegable en el panorama actual. Como se ha ilustrado en detalle en este blog, solo hemos tocado la superficie de las potencialidades ofrecidas por la plataforma DiliTrust Governance.
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