El éxito y la perennidad de las empresas radican con frecuencia en la capacidad de sus consejos de administración para tomar la decisión adecuada en el momento adecuado, incluso en periodos de crisis. La redacción y difusión de las actas contribuye a garantizar la conformidad y la transparencia de los consejos.
La toma de notas y la elaboración de las actas son labores fundamentales para que las reuniones del consejo de administración se desarrollen eficazmente. No son tareas especialmente gratas, pero las nuevas tecnologías pueden facilitarlas.
Las actas: pequeño recordatorio
Las actas son documentos escritos que recogen el desarrollo y las decisiones de las reuniones del consejo de administración. Gracias a las actas, los participantes y miembros ausentes pueden contar con un resumen formal de todo lo acontecido durante la reunión.
Es muy importante saber redactar correctamente el acta de una reunión ya que se trata de un documento considerado oficial por los tribunales, los auditores y todas las partes con intereses en la entidad. Algunos dirán que si una deliberación o decisión tomada durante la reunión no se incluye en el acta, en realidad es como si no hubiese tenido lugar, y por eso es extremadamente importante contar con una estructura adecuada para la toma de notas y la difusión.
La redacción del acta, en principio, es responsabilidad del Secretario del consejo de administración. Esto no quiere decir que sea el Secretario quien deba tomar todas las notas: a veces, son los propios administradores los que las van tomando por turnos a lo largo de la reunión. También puede tomarlas una persona ajena al consejo con competencias en ese ámbito, para permitir que todos los administradores puedan participar activamente en la reunión.
Las actas en los consejos digitales
El acta de la reunión estará incluida en el orden del día y se presentará en la siguiente reunión para ser aprobada por los administradores. Si es objeto de modificaciones, la nueva versión se examinará durante una reunión posterior. Cuando el acta se comparte previamente a través de un portal de gestión digital, puede aprobarse sin perder tiempo alguno, ya que los administradores pueden comunicar sus propuestas de corrección con antelación. Al disfrutar de un acceso ilimitado a los documentos y archivos, los administradores se sentirán más implicados y tenderán más a comunicar con sus pares, por lo que ejercerán su deber de diligencia con mayor eficacia. Difundir el acta a través de la plataforma de gestión del consejo de administración permite además eliminar los costes de impresión de las versiones en papel y los gastos de envío de los documentos.
Las actas deben archivarse en un espacio seguro, como un portal de gestión de los consejos con servidores certificados con arreglo a normas de seguridad internacionales. Asimismo, deben estar disponibles para que, si es necesario, cualquier administrador pueda consultarlas posteriormente.
Las actas de algunas organizaciones sin ánimo de lucro u organismos gubernamentales deben publicarse. El formato de la toma de notas puede variar de una organización a otra, pero en general suele ser bastante sencillo. Recuerde que las actas también serán leídas por los que no pudieron asistir a la reunión, así que debe asegurarse de que toda la información esté expuesta con claridad.
Una herramienta de gestión como DiliTrust Exec permite redactar las actas y pasar a limpio las notas tomadas durante las reuniones directamente en el portal, lo que garantiza la máxima confidencialidad para la creación de ese documento esencial.
¿Es necesario conservar un original de las actas firmadas en formato papel? Depende del tipo de empresa y de las normas de gestión del consejo. El reglamento interno del consejo puede contemplar la digitalización del documento: firma electrónica y almacenamiento exclusivamente en un soporte informático seguro. Recordemos que, para los contratos, hoy en día la mayoría de los países reconoce la validez legal de la firma electrónica, por lo que esta firma también será válida para un registro de asistencia o la aprobación de un acta. ¡Conservar las actas firmadas en formato papel sin duda ya no está a la orden del día en el siglo XXI!
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