De intermediario administrativo a eje de gobierno corporativo, el papel del secretario de empresa está cambiando rápidamente. Conocidos también como secretarios de empresa, estos empleados, a menudo ignorados, están ocupando el centro de la escena en el entorno post-pandémico del trabajo virtual, el aumento de la regulación y los procesos fiscales.
¿QUÉ ES UN SECRETARIO DE EMPRESA?
El papel del secretario de empresa es a menudo difícil de precisar. En el pasado, el secretario de empresa era un puesto casi exclusivamente administrativo. La función del secretario corporativo, en general, era registrar las reuniones de la junta directiva y de los accionistas, programar eventos y atender una amplia gama de tareas organizativas.
Al trabajar estrechamente con los directores del consejo de administración, los consejeros delegados y los directores ejecutivos, el secretario de la empresa ha sido considerado durante mucho tiempo como una parte de la alta dirección o, al menos, auxiliar de ella.
Como tal, los secretarios de empresa siempre han desempeñado un papel clave, apoyando una comunicación interna y externa fluida, gestionando tareas de alto nivel y supervisando las minucias de las operaciones diarias de gobierno corporativo. Sin embargo, ese papel está cambiando, sacando a los secretarios de empresa de la trastienda y convirtiéndolos en actores fundamentales. Con la evaluación del papel del secretario corporativo, viene una mayor responsabilidad y una huella de gobierno más significativa en la organización.
Siga leyendo para descubrir cómo el secretario corporativo se ha convertido en un actor clave de la gobernanza dentro de la empresa.
SECRETARIO DE EMPRESA: DE SISTEMA DE APOYO A GURÚ DE LA GOBERNANZA
Aunque todavía se espera que presten todo el apoyo administrativo y logístico necesario, los secretarios de empresa han visto cómo sus funciones se han ampliado en los últimos años, añadiendo valor a su organización mediante la ramificación del gobierno corporativo.
Los secretarios de empresa ya no se limitan a apoyar al consejo de administración, sino que ahora se espera que lo protejan activamente vigilando su cumplimiento. Esto implica un sólido conocimiento del contexto normativo. Los secretarios corporativos deben tener un conocimiento profundo de las consideraciones legales aplicables para poder ayudar al consejo de administración en su planificación y toma de decisiones.
La incorporación de nuevos directores y la planificación de la sucesión también forman parte de las competencias del secretario. También en este caso es valiosa la formación jurídica, por lo que muchas empresas prefieren contratar a abogados para esta función. También se valoran mucho las cualificaciones contables o fiscales.
El trabajo de un secretario de empresa es fluido. Un secretario de empresa se mueve por los niveles más altos de una organización, colaborando con los miembros del consejo de administración, los accionistas, los ejecutivos de la C-suite y las filiales de la empresa. Esto les convierte en depositarios de parte de la información más sensible de la empresa, así como en un recurso inestimable para el personal de todos los niveles. Por ello, deben ser adaptables, eficientes, excelentes comunicadores y capaces de realizar varias tareas bajo presión.
A menudo es difícil componer una lista de especificaciones de trabajo para esta variada función, especialmente en Europa, donde las jurisdicciones competidoras tienen sus propios marcos legales.
En Bélgica, la función de un secretario de empresa se describe en el Código de Gobierno Corporativo, pero no está legislada. Del mismo modo, en Luxemburgo los secretarios de empresa son recomendados, no obligatorios, pero existe un programa de formación especializado para quienes quieran desempeñar esa función. En cambio, Irlanda consagró el cargo en la Ley de Sociedades de 2014, definiendo claramente su alcance.
Al otro lado del charco, las empresas públicas, tanto en Estados Unidos como en Canadá, están obligadas a nombrar un secretario de empresa o corporativo, pero algunos aspectos de su función pueden o no estar definidos legalmente según el estado o la provincia en la que operen.
FACILITAR LA FUNCIÓN DEL SECRETARIO DE LA EMPRESA CON LA TECNOLOGÍA
Con el rápido aumento de las exigencias de su trabajo, los secretarios de empresa tienen que hacer muchos malabarismos. Desde la alineación de los horarios de la junta directiva hasta el seguimiento de los requisitos de presentación de informes, puede resultar rápidamente abrumador.
La Governance Suite de DiliTrust ha sido utilizada por cientos de organizaciones de primer nivel para racionalizar, medir y mejorar sus marcos de gobierno. El portal de la junta directiva, de fácil uso, permite una gestión de las reuniones más fluida, ya que digitaliza los documentos, el calendario y los indicadores clave de rendimiento para que todo sea accesible desde un centro único y ultraseguro.
Con unos pocos clics, los secretarios de la empresa pueden acceder a los documentos que necesitan desde cualquier dispositivo, introducir análisis personalizados para hacer un seguimiento del rendimiento y los resultados y enviar notificaciones o alertas a los directores desde la plataforma de servicio completo. Trasladar sus tareas a un espacio de trabajo digital de este modo permite a los secretarios de empresa ahorrar tiempo y maximizar sus recursos.
A medida que el trabajo de un secretario de empresa evoluciona, también deben hacerlo sus herramientas. La tecnología de DiliTrust sigue el ritmo de la evolución del sector para hacer más eficiente y eficaz el gobierno corporativo.
