La gestión de contratos es una parte de las muchas actividades de las que son responsables los departamentos jurídicos de las empresas y que requiere mucho tiempo. Un aspecto difícil de esta tarea es la negociación de contratos. Los abogados internos deben asegurarse de que esta fase se gestiona con rapidez y de que se cumplen todos los requisitos legales. Comprobar detalles, añadir cláusulas, editar párrafos, todo ello forma parte del proceso de negociación que puede provocar retrasos, falta de claridad y riesgo de disconformidad.
Los departamentos jurídicos deben hacer frente a estos retos. La solución: flujos de trabajo y automatización. Tiene su equipo jurídico las herramientas para aprovecharlos?
En este artículo examinaremos los principales retos que plantea la negociación de contratos y analizaremos casos concretos de uso de flujos de trabajo y automatizaciones que ayudan a resolver estos problemas.
Retos de los equipos jurídicos durante la negociación de un contrato
Los contratos definen las relaciones con socios y clientes y son esenciales para el éxito de la empresa. Deben negociarse a la perfección para ofrecer un mayor número de oportunidades minimizando riesgos y garantizando el cumplimiento y la seguridad de los datos.
Retos de la gestión de riesgos
Cada contrato es una oportunidad de crecimiento, pero también introduce riesgos a varios niveles.
- Riesgos jurídicos
Las cláusulas contractuales deben ser perfectamente claras para evitar acciones legales por incumplimiento de contrato. Los riesgos legales pueden deberse a diferentes cuestiones, como revelaciones de confidencialidad inadecuadas o no utilizadas, incumplimiento de las obligaciones contractuales o de los plazos.
- Riesgos de cumplimiento
En tiempos de constante evolución de la normativa, el riesgo de incumplimiento de determinadas legislaciones es cada vez más importante. A medida que las leyes cambian, su negociación de contratos debe adaptarse e incluirlas. Esto significa más versiones y la necesidad de un estricto control de versiones para asegurarse de colaborar en las más recientes y mantener el control de la evolución.
- Riesgos de seguridad
Durante la negociación de un contrato, está en juego la seguridad de la información sensible que contienen sus documentos. La negociación implica colaboración y comunicación sobre documentos y datos en distintos canales, lo que aumenta el riesgo de brechas de seguridad, sobreexposición y puede afectar a la integridad de los datos.
- Riesgos financieros
Sus contratos casi siempre incluyen condiciones financieras. El riesgo a este nivel puede deberse al impago, la rescisión del contrato o el incumplimiento de las fechas de rescisión o renovación.
- Riesgos de marca
La negociación de contratos puede incluso tener un impacto negativo en la reputación de la marca y en la opinión pública y de los clientes de su organización si se producen riesgos legales, de cumplimiento o financieros.
Mitigar los riesgos relacionados con los contratos es importante para la organización en su conjunto. Esto puede lograrse mediante un proceso eficaz de negociación de contratos
Problemas de eficacia y carga de trabajo
La gestión de contratos es una parte importante del trabajo de los departamentos jurídicos. También requiere mucho tiempo, sobre todo en las grandes empresas multinacionales que trabajan en varios idiomas y con marcos legislativos diferentes. Otro reto al que se enfrentan los equipos jurídicos es el creciente volumen de contratos y datos relacionados, mientras que los recursos crecen a un ritmo mucho menor.
La rapidez y la precisión son la clave del éxito en la gestión y negociación de contratos. La aprobación oportuna de los contratos acelera la toma de decisiones y las acciones estratégicas, y la precisión ayuda a mitigar los riesgos contractuales mencionados anteriormente.
En resumen: los departamentos jurídicos necesitan procesos de revisión y validación de contratos más rápidos, seguros y eficaces. Echemos un vistazo a los casos de uso en los que los flujos de trabajo ayudan a maximizar la eficiencia de la gestión de contratos al tiempo que minimizan los riesgos y desafíos relacionados.
Casos prácticos de automatización y flujos de trabajo de CLM
Prenegociación
Los flujos de trabajo pueden aprovecharse antes de la fase de negociación del contrato y ayudar ya durante la configuración del mismo. Utilízalos para crear plantillas, integrar información y datos de acuerdos anteriores o de bases de datos existentes.
- Genere automáticamente el esquema del contrato, aprovechando una biblioteca de cláusulas para integrar directamente todas las cláusulas pertinentes.
- Puede configurar automatizaciones para marcar desviaciones de cláusulas y notificaciones de errores.
- Utilice flujos de trabajo que integren su herramienta CRM para añadir información contractual como el nombre de la empresa y su estado, por ejemplo.
Con un sistema CLM inteligente puede reducir el tiempo de redacción de contratos entre un 30 y un 40%.
Deloitte
Durante la negociación
El proceso de negociación en sí es la parte más compleja. Hay muchas partes interesadas, tanto internas como externas, que quieren modificar el contrato. Cómo asegurarse de que se tienen en cuenta los cambios y de que todo el mundo dispone de la última versión?
El control de versiones y la edición colaborativa de contratos pueden suponer un gran reto, pero el uso de una plataforma única le ayuda a resolver este problema. No solo te aseguras de que se utiliza el mismo documento, sino que también evitas riesgos de seguridad y violaciones de datos, ya que no hay necesidad de correos electrónicos ni múltiples canales de comunicación.
- Defina derechos de acceso y edición granulares para garantizar que sólo las partes autorizadas puedan editar el borrador del contrato.
- Establezca alertas automáticas para las partes interesadas, tanto internas como externas, con el fin de informar sobre las ediciones.
- Cree solicitudes de firma automáticas antes de la finalización del contrato.
- Haga un seguimiento de las distintas versiones y registre el historial para mantener el control sobre toda la negociación del contrato y evitar malentendidos o ambigüedades.
- En cuanto a la negociación en sí, hay funciones que ayudan a reforzar tu posición, como la función de porcentaje automático de desviación de cláusulas. Te permite señalar las cláusulas que no se ajustan a las normas de la empresa y que deben revisarse antes de la finalización.
Post-negociación
Tras el éxito de la negociación, llega el momento de firmar el contrato. Los flujos de trabajo y la automatización pueden facilitarte mucho el trabajo.
- Puede simplificar el proceso de validación con flujos de trabajo preestablecidos que definan de quién es la firma necesaria para un contrato de un valor determinado en el que participen departamentos específicos, etc.
- Establezca flujos de trabajo para crear recordatorios y alertas que garanticen la validación y firma a tiempo.
- Cree un flujo de trabajo para realizar el seguimiento y actualizar el estado de los contratos en otras herramientas, como su CRM.
- Generación automática de informes para una pista de auditoría completa que garantice el cumplimiento.
- Un acceso fácil a la información del contrato gracias a las hojas de resumen. Las hojas de resumen se llenan automáticamente y ofrecen una visión general de elementos clave.
Una herramienta eficaz para la negociación de contratos
Existen numerosos retos por afrontar que requieren herramientas potentes, que le permitan crear workflows eficaces y automatizaciones.
Con la herramienta de CLM adecuada puede simplificar todo el proceso de negociación, desde una mejor colaboración hasta una centralización eficiente de los documentos y una mayor eficacia general.
¿Desea descubrir cómo el módulo de gestión de contratos de DiliTrust simplifica el trabajo de su departamento jurídico? Solicite una demostración gratuita.
