Demasiado laborioso, poco eficaz, el proceso contractual genera insatisfacción en muchas empresas.
Sin embargo, sigue siendo necesario para su buen funcionamiento. Entonces, ¿cómo simplificar la gestión de sus contratos?
Es sencillo: elija una legaltech que se adapte a sus necesidades.
Dada la cantidad de startups que ofrecen soluciones, no es tan fácil tomar una decisión. ¿Cómo elaborar un pliego de condiciones para elegir su LegalTech? Redactando un pliego funcional y preciso, encontrará la mejor solución para su empresa.
El pliego de condiciones para las LegalTech
El pliego de condiciones es un documento contractual que define los parámetros de un proyecto. Puede aplicarse a todos los ámbitos de actividad: la construcción de una casa, la realización de una película, la creación de un sitio web, y, por supuesto, la gestión de contratos.
En este contexto, el pliego de condiciones es particularmente útil cuando una empresa busca una LegalTech para automatizar su actividad jurídica.
Importante: Para la empresa, se trata principalmente de definir sus necesidades. Pero redactar el pliego de condiciones también es útil para la LegalTech, que debe responder a las expectativas de su cliente.
Las LegalTech, una herramienta eficaz para automatizar tareas diarias
Para automatizar sus tareas, existen las LegalTech especializadas en gestión de contratos. Estas herramientas aprovechan las tecnologías diseñadas para los departamentos legales. Por ejemplo, permiten la redacción de contratos comerciales, firmas electrónicas para simplificar intercambios, almacenamiento de información, conexión entre profesionales del derecho (despachos de abogados, asesores jurídicos…) y empresas, entre otras.
En total, hay más de 200 soluciones disponibles para satisfacer cada una de sus expectativas.
¿Pero cómo elegir la LegalTech adecuada con tantas opciones?
Lo primero es identificar sus necesidades. Por ejemplo:
- Si desea hacer la información más accesible para sus colaboradores (como compradores o comerciales), existe Doctrine.
- Si desea simplificar sus formalidades administrativas, Captain Contrat o Legalstart lo hacen por usted.
- Si necesita automatizar la redacción de contratos y documentos legales, Legal Place ofrece varios modelos.
- Para digitalizar las asambleas generales de su empresa, está DiliTrust.
- Si quiere cuantificar los riesgos legales de su empresa, Case Law Analytics le ofrece un análisis muy preciso.
- Para automatizar la gestión de contratos, DiliTrust ofrece una solución SaaS dedicada al contract management. Gracias a su inteligencia artificial, esta herramienta permite gestionar grandes volúmenes de contratos sin impactar sus actividades.
Sea cual sea su necesidad, estas LegalTech tienen como objetivo automatizar las tareas más laboriosas, ayudando así a los juristas y otros profesionales a centrarse en su actividad principal: asesoría legal, ventas, gestión de proyectos, etc.
Dado que cada solución está especializada, es necesario elaborar un pliego de condiciones para encontrar la que se ajuste a sus necesidades.
Para más información, descargue nuestra guía para elegir su LegalTech.
Buenas prácticas para redactar un pliego de condiciones adaptado para elegir su LegalTech
Para encontrar el software de gestión de contratos adecuado, es esencial elaborar un pliego de condiciones. Siga estos pasos:
#1 – Realizar un diagnóstico inicial
Analice la organización de su equipo jurídico: las tareas realizadas, el tiempo invertido, la comunicación interna y con otros departamentos, etc.
Una vez analizado el funcionamiento de su equipo jurídico, identifique las dificultades diarias, como tiempos de redacción excesivamente largos, falta de digitalización o problemas de protección de datos.
#2 – Incluir a otros equipos
Dado que su equipo jurídico no opera solo, es importante que la LegalTech de gestión de contratos considere las necesidades de otros departamentos (comercial, financiero, recursos humanos, además del jurídico).
Organice reuniones con otros equipos para comprender sus desafíos relacionados con los contratos.
#3 – Definir un pliego de condiciones
Cuando haya identificado todas sus necesidades, es hora de convertirlas en funcionalidades específicas.
Por ejemplo, si desea crear contratos rápidamente y a distancia, necesitará un software de generación de contratos.
Sin embargo, no se trata de seleccionar cualquier herramienta. Esta debe cumplir con sus objetivos a corto, mediano y largo plazo, además de adaptarse a la estructura y entorno en el que se implementará.
Importante: Después de definir todos los criterios, el pliego de condiciones debe incluir un cronograma para la implementación de la solución. Este plan debe detallar todas las etapas necesarias. Si lo considera necesario, incluya cláusulas de penalización por retrasos en la entrega.
#4 – Realizar un análisis comparativo de las soluciones existentes
Con el pliego de condiciones listo, busque las soluciones LegalTech disponibles en el mercado.
#5 – Defender el proyecto e involucrar a la dirección
Finalmente, debe obtener la aprobación de la dirección para implementar la LegalTech. Aquí, lo crucial es demostrar las ventajas del software para mejorar el proceso contractual.
Ahora que sabe cómo redactar un pliego de condiciones, solo le queda encontrar la LegalTech de gestión de contratos que cumpla con sus necesidades.
