Los riesgos forman parte integral de cualquier acuerdo legal. Pero, ¿cómo reducirlos o incluso controlarlos?
En este artículo compartimos las mejores prácticas para la gestión de riesgos de los contratos.
Factores de riesgo asociados a los contratos
¿Cuáles son los factores de riesgo más importantes a considerar en la gestión diaria de contratos?
- Acceso a los contratos por personas no autorizadas
- Acceso no autorizado a contratos por parte de ciertos equipos/personas
- No conformidad de ciertos contratos o cláusulas
- Incumplimiento de las obligaciones contractuales
- Olvido de fechas de renovación y, por ende, renovaciones tácitas que implican compromisos automáticos
Buenas prácticas para la gestión de riesgos de los contratos
Los equipos jurídicos mitigan los riesgos contractuales mediante la inclusión de cláusulas específicas, como: cláusulas de indemnización, de responsabilidad, de seguro, de rescisión, de garantía, limitativas de responsabilidad, entre otras. Estas medidas manuales constituyen un primer paso para proteger los datos contractuales.
Sin embargo, ¿cómo avanzar aún más? Una solución de gestión de contratos o Contract Lifecycle Management (CLM) puede facilitar significativamente la gestión de riesgos, gracias a una serie de funcionalidades adaptadas.
Importante: También conocido como software de gestión de contratos, un CLM es una solución integral que permite a las empresas optimizar cada etapa del ciclo de vida de sus contratos y supervisarlos diariamente de manera automatizada. La clave radica precisamente en la automatización.
Con una herramienta de este tipo es posible: centralizar contratos y cláusulas en una biblioteca dedicada, buscar información contractual, generar contratos, comentarlos y anotarlos, firmarlos y validarlos, además de:
- Supervisar compromisos.
- Almacenar toda la base contractual.
- Configurar recordatorios de fechas clave.
- Seguir la actividad contractual mediante tableros y KPI.
7 funcionalidades de un software de gestión de contratos para mitigar riesgos
1) Alertas y notificaciones para no perder fechas clave
Perder fechas de vencimiento o renovaciones tácitas puede tener consecuencias financieras considerables. Con un software de gestión de contratos, puede configurar alertas automáticas y tareas en cada etapa del ciclo de vida del contrato.
2) Gestión de usuarios para definir accesos
Algunos software permiten establecer permisos según los roles, lo que asegura que las personas puedan leer, modificar o validar solo ciertos tipos de documentos, manteniendo restringido el acceso a otros contratos.
3) Protección de datos mediante cifrado
Proteger los contratos del acceso no autorizado, especialmente externo, es clave. Algunos CLM cifran los datos almacenados y en tránsito utilizando estándares avanzados.
- Datos en reposo: Información almacenada en el software.
- Datos en tránsito: Información que se envía desde o hacia el software, ya sea a un usuario u otra aplicación.
Nota: La seguridad es un criterio principal al elegir una solución. Por ejemplo, DiliTrust cuenta con la certificación ISO/IEC 27001:2013 y la extensión ISO 27701:2019, reconocidas internacionalmente en seguridad de la información.
4) Bibliotecas de cláusulas para mejorar la conformidad
La no conformidad es uno de los riesgos más frecuentes. Con un CLM, puede:
- Crear modelos de cláusulas: Facilitan la integración en contratos, sirviendo como referencia estándar.
- Comparar cláusulas: Identifique cláusulas de riesgo mediante inteligencia artificial, que señala directamente en el contrato el nivel de riesgo.
5) Modelos de contratos para estandarizar procesos
Un CLM permite crear modelos de contratos que pueden actualizarse y sincronizarse en la plataforma, evitando confusiones o solicitudes innecesarias de plantillas.
Ventaja adicional: La solución de DiliTrust se conecta con software como Salesforce, HubSpot o Word para simplificar la creación de contratos a partir de datos existentes.
6) Gestión de versiones para evitar errores en negociaciones
Durante la negociación, cuando varias personas trabajan en un contrato, pueden ocurrir errores. Con un CLM, las versiones se gestionan automáticamente y los usuarios pueden importar las versiones que desean conservar.
7) Workflows de validación interna para agilizar aprobaciones
Un CLM permite digitalizar las aprobaciones internas, asegurando que:
- Siempre participen los validadores adecuados. Por ejemplo, para contratos superiores a 5,000 euros, el director financiero debe aprobar.
- Las aprobaciones se realicen de manera eficiente, con recordatorios automáticos a los validadores.
Conclusión: Adopte estas buenas prácticas para la gestión de riesgos
✔️ Automatice y racionalice la gestión de contratos.
✔️ Centralice todos sus contratos y datos en un repositorio seguro basado en la nube.
✔️ Redacte contratos más rápidamente utilizando bibliotecas de cláusulas y modelos.
✔️ Colabore en tiempo real y gestione automáticamente las versiones y firmas electrónicas.
✔️ Implemente flujos de validación y alertas automáticas para garantizar la conformidad.
Con un CLM, deje atrás el seguimiento manual. Al aplicar estas 7 buenas prácticas, tendrá más tiempo para proyectos importantes y menos preocupaciones por tareas repetitivas.
