Cuando hablamos de Gestión Contractual, sabemos que las empresas se exponen constantemente a la posibilidad de sufrir diversos tipos de riesgos a lo largo del ciclo de vida de sus contratos. Estos riesgos no solo se limitan a las consecuencias económicas, sino también, a afectaciones en la seguridad, el prestigio o la reputación de la empresa.
Visualizar con claridad cada una de las etapas del ciclo de los contratos, permite que el departamento legal sea capaz de administrar y agilizar el seguimiento de estos en cada una de sus etapas, pero también, permite detectar y tomar acciones preventivas para mitigar dichos riesgos.
El Ciclo de Vida Contractual
La evolución completa de un contrato abarca desde su concepción en respuesta a una necesidad hasta su término y expiración, a este proceso se le considera el Ciclo de Vida de un Contrato, también reconocido como Contract Lifecycle Management (CLM). El proceso engloba la identificación de la necesidad, las negociaciones con las partes involucradas, la ejecución del acuerdo y la conclusión de su validez.
En muchas empresas ya se han comenzado a adoptar prácticas digitales dentro de dicho proceso que, tradicionalmente, ha sido gestionado manualmente. Un ejemplo de ello, es el uso de la firma electrónica. Sin embargo, conocer el Ciclo de Vida de los Contratos completo y adoptarlo como estrategia de trabajo requiere de abarcar una perspectiva mucho más amplia, que comienza mucho antes de que las palabras se plasmen sobre papel y por supuesto que, va más allá de la firma.
El principio y el fin del ciclo
Podría pensarse que la redacción es el primer paso, sin embargo, el ciclo de vida de un contrato se inicia cuando surge la necesidad y se hace una solicitud al departamento o al profesional jurídico, según su caso, no solo para entender las necesidades, sino también para generar un documento que refleje de manera precisa y adecuada los requisitos. Además, este ciclo no culmina con la firma de las partes involucradas, sino que se extiende al seguimiento continuo, incluyendo renovaciones y actualizaciones o en su caso, el vencimiento.
A lo largo del ciclo contractual, los riesgos que se presentan no son estáticos, sino que típicamente pueden variar. Por ende, es esencial adaptarse y considerar los posibles riesgos que pueden surgir en cada etapa.
¿Cuál es la metodología recomendada para reducir los riesgos en cada etapa?
Identificar los riesgos inherentes a los contratos resulta esencial, especialmente para contratos más susceptibles a riesgos potenciales, lo que requiere analizar circunstancias clave de cada etapa y aplicar medidas preventivas adecuadas. Por ejemplo, la antigüedad del contrato, los cambios en las condiciones de las partes o en la legislación, la naturaleza del contrato que puede conllevar riesgos económicos específicos y la exposición de datos sensibles durante su almacenamiento y manipulación.
Para definir una metodología adecuada para su departamento jurídico y dirigir al equipo hacia una mejor gestión de sus propios procesos, se sugiere tomar en cuenta los siguientes estatutos:
- Conozca con claridad el ciclo de vida contractual de su empresa.
- Identifique los riesgos implícitos en cada fase.
- Establezca medidas preventivas y de control.
- Establezca un plan de seguimiento.
En lo que respecta al primer y segundo paso, y aunque cada empresa en particular requiere de definir un ciclo específico para su departamento para conocer a profundidad sus posibles riesgos, a continuación, le presentamos un modelo más general de lo que esto implica:
1- Fase de negociación y preparación del contrato:
- I. Solicitud: Surge la necesidad de un contrato y se solicita al abogado o departamento legal de la empresa. El equipo legal debe tener la habilidad de comprender el contexto y las demandas de las partes a fin de cumplir con los términos y condiciones.
- II. Creación: El abogado define el enfoque, la estructura y redacta el contenido de acuerdo con las especificaciones levantadas.
- Riesgos asociados: La posibilidad de crear una estructura inadecuada del contrato, que este no cubra adecuadamente las necesidades y expectativas de las partes implicadas, fuga de información y los riesgos de confidencialidad de la información intercambiada para crear el contrato, confusión entre diferentes versiones, errores o discrepancias en la redacción de los términos y las cláusulas, redacción bajo un marco legal erróneo o desactualizado.
2- Fase de firma del contrato:
- III. Negociación: Las partes involucradas son informadas sobre el contenido del contrato, permitiendo que se expresen opiniones y sugerencias para posibles modificaciones.
- IV. Revisión, aprobación y firma: Toda vez hechas las modificaciones, las partes expresan su aprobación al contenido final del contrato. Posteriormente, se procede a la firma de las partes, quienes otorgan su consentimiento formal para validar el contrato. El contrato se comparte con las áreas pertinentes para facilitar una revisión rápida y eficaz.
- Riesgos asociados: Retrasos en la entrega, el incumplimiento o retraso de las obligaciones establecidas en el acuerdo (pagos, retribuciones y responsabilidades), falta de fluidez en la comunicación y retrasos en las revisiones por todas las partes, retribuciones mal determinadas, falta de claridad al definir el límite de las responsabilidades, exposición a posibles violaciones, sanciones o indemnizaciones.
3- Resolución del contrato y fase de ejecución:
- V. Ejecución: Comienzan a desplegar los efectos del contrato y, por lo tanto, las partes deben cumplir con lo establecido en éste. Esta etapa implica la implementación de acciones necesarias para asegurar el cumplimiento de las cláusulas contractuales.
- VI. Almacenamiento: Debido a la sensibilidad de los datos, el almacenamiento de los contratos es un aspecto vital en la gestión contractual de un departamento legal. Los contratos deben resguardarse en un lugar seguro, minimizando riesgos como daños, incendios, robos y sabotajes. Además, es esencial establecer un sistema eficaz de clasificación y localización tanto para contratos activos como vencidos, facilitando su búsqueda cuando sea necesario. Un espacio digital siempre resulta sustancialmente más seguro que mantener los documentos en un espacio físico.
- VII. Resolución, prórroga o renovación: El contrato llega a su fin y deben tomarse acciones para dar por finalizada la relación contractual, o bien, se procede a renovar o prorrogar el contrato por otro período si así lo solicitan las partes. Esta fase implica monitorear frecuentemente los términos contractuales. Esto asegura que las partes sean notificadas a tiempo sobre la necesidad de renovar el contrato, siguiendo las normativas legales correspondientes.
- Riesgos Asociados: Lagunas legales, vencimientos de plazos no detectados, contingencias imprevistas que puedan afectar a la ejecución del contrato, entre otras. Pérdida del contrato y la información. Exposición de la seguridad del contenido del contrato, incumplimiento de las responsabilidades de las partes, no identificar a tiempo el vencimiento de los contratos y no haber notificado a las partes para tomar acción, reclamaciones por incumplimiento, retraso en el pago de las retribuciones, entrega fuera de plazo, entre otros.
Medidas preventivas por tipos de riesgos
Una vez que se han identificado los riesgos en cada etapa, es aconsejable clasificarlos y determinar medidas preventivas para cada caso. Por ejemplo:
- Riesgos de ejecución del contrato: Incumplimiento de los términos y obligaciones del contrato.
- Medidas preventivas: Identifique los riesgos específicos, analice detenidamente el contrato, evaluando los posibles riesgos asociados a cada cláusula y término.
- Riesgos económicos: Incumplimiento de las obligaciones financieras por cualquiera de las partes.
- Medidas preventivas: Las medidas pueden incluir cláusulas específicas en el contrato, como alertas de plazos y obligaciones de cumplimiento, o controles adicionales durante la aplicación del documento.
- Riesgos de Prestigio y reputación: Afectaciones a la imagen de la empresa, mala relación con terceros, etc.
- Medidas preventivas: Establecer un plan de seguimiento y control es lo más recomendable. Identifique indicadores clave de rendimiento y establezca procedimientos claros para gestionar problemas y desviaciones.
La importancia de la medición y el control dentro del flujo contractual
Para superar los retos del negocio, resulta determinante el detenerse a reflexionar y evaluar las metodologías de trabajo actuales. En ocasiones, es necesario reconocer que, a pesar de estar habituados a trabajar de una manera, no siempre significa que sea la más conveniente y esto, abre una gama de posibilidades para redirigir nuestros esfuerzos.
En este sentido, confiar en procesos manuales y obsoletos para la gestión de los contratos, no sólo consume mucho tiempo, sino que también expone a la empresa a mayores riesgos. Por otro lado, una vez que se conoce el ciclo de vida de los contratos en la empresa, es necesario conducir al equipo a mantener un control preciso en todas sus fases.
Aprovechar las innovaciones tecnológicas para prevenir errores, reducir riesgos y maximizar la eficiencia podría llegar a resultar mucho más eficiente para los equipos legales. Una solución especialmente poderosa para esta tarea es la adopción de un Software CLM que permita gestionar las etapas del ciclo contractual de principio a fin.
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