Empresas de todos los tamaños gestionan diariamente un gran número de documentos, lo que constantemente puede generar problemas de seguridad y productividad.
Para garantizar una gestión eficaz de sus datos, las organizaciones necesitan crear una base de datos de documentos inteligente, segura y accesible. Este es el propósito de una biblioteca segura, pero averigüemos en qué consiste exactamente.
Definición de biblioteca segura
Una biblioteca segura agrupa varios documentos en distintas formas: papel, digital, revistas, archivos y contenidos de audio o vídeo.
Idealmente, las empresas deberían contar con personal profesional que se encarga de gestionar la base documental de una empresa u organización bajo una estrategia bien definida, pero esto es poco común.
El principal objetivo de contar con una biblioteca segura es la de optimizar el acceso a la información para las empresas. Los recursos seleccionados se organizan según criterios predefinidos, como la utilidad (el documento podría utilizarse más adelante) o el valor jurídico (la ley obliga a conservar determinados tipos de documentos).
Las organizaciones elaboran y reciben a diario un número importante de recursos que llenan este fondo documental. Su actualización y gestión requieren una organización rigurosa: cada nuevo documento debe seleccionarse, clasificarse y almacenarse de forma segura. El uso de una biblioteca segura es un recurso importante para las empresas.
¿Por qué utilizar una biblioteca segura?
La adopción de una biblioteca segura persigue tres objetivos principales:
- La conservación de los documentos por motivos legales y reglamentarios
- Facilitar la búsqueda y el acceso a los recursos archivados cuando sea necesario
- Mejorar el flujo de información dentro de los equipos
Aunque la mayoría de los documentos se archivan por motivos legales, muchos otros siguen siendo los que regularmente se siguen consultando por los empleados con regularidad. Y, por otro lado, existen recursos que se conservan como testigos, para documentar la historia de la empresa.
El uso de un resguardo documental es crucial para las empresas porque les permite controlar la información.
Dado que los empleados requieren acceso a una gran cantidad de información relevante, contar con una biblioteca documental centralizada tiene claras ventajas:
?Mayor productividad y mejor eficiencia: ya no se pierde tiempo buscando un documento importante, los empleados ahorran tiempo y aumentan su eficiencia. ?️ Comunicación sencilla: centralizar todos los recursos permite un mejor flujo de comunicación tanto dentro de la organización como con los clientes y socios comerciales. ♟️ Mejor toma de decisiones: el conocimiento es poder, cuanta más información relevante tengan acceso los empleados, más fácil será tomar decisiones con conocimiento de causa. ?️ Mayor seguridad: es crucial proteger los recursos críticos y confidenciales para evitar fugas y pérdidas de información que podrían acarrear costosos problemas financieros, legales y estratégicos.
Todos los equipos necesitan conservar un registro documental o bien, utilizar determinados recursos por razones estratégicas. Por ello, es fundamental que los empleados tengan acceso a un fondo documental.
Con la llegada de la digitalización, el número de documentos procesados por las organizaciones sigue aumentando, lo que se traduce en una capacidad de gestión reforzada y segura.
? Léa también: ¿Qué es la ciberseguridad? Su importancia en la organización.
¿Cómo puede ayudarle DiliTrust a gestionar los documentos de su organización?
Un componente clave del éxito del gobierno corporativo es la gestión eficaz de los documentos empresariales.
Las herramientas digitales permiten ir más allá de la simple gestión del almacenamiento de documentos. DiliTrust es una suite SaaS dirigida a departamentos legales. Cuenta con un módulo de almacenamiento, que proporciona un repositorio central inteligente y seguro para todos los documentos, resolviendo varios problemas de la operación diaria:
- Los derechos de acceso pueden optimizarse y personalizarse, mientras que los informes estadísticos permiten a los administradores supervisar las acciones realizadas por cada usuario. DiliTrust sitúa la seguridad en el centro de todo.
- Los datos almacenados en la biblioteca de documentos no se comparten en la nube, lo que garantiza una seguridad y confidencialidad óptimas para los documentos especialmente sensibles.
- Sin límites de almacenamiento, la biblioteca segura de DiliTrust puede contener una cantidad ilimitada de recursos, todos ellos clasificados en una estructura de árbol para facilitar su gestión.
- La estructura de la herramienta y su interfaz fácil de usar facilitan la búsqueda de información relevante, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
- La política de derechos de acceso es totalmente personalizable para cada proyecto y las partes interesadas pueden colaborar en los documentos en tiempo real.
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