Las reuniones pueden ser espacios de transformación si los líderes aceptan tomar las medidas necesarias para que sean más eficaces y productivas. Si se empieza con un debate organizado y se termina con una delegación efectiva, las reuniones pueden ser más claras, más productivas y menos estresantes para todos los participantes. Lo único que es realmente necesario es ser tenaz en el uso de las competencias implicadas, en cada etapa.
1: Haga los deberes
¿Cuántas veces ha escuchado la máxima «la preparación es fundamental»? ¿Y, sin embargo, cuántas veces ha asistido a reuniones donde los oradores balbuceaban diapositivas repetitivas que no necesitaban ser leídas en voz alta o, directamente, no sabían utilizar el reproductor de PowerPoint? Con demasiada frecuencia.
Un directivo debe ser capaz de asumir el liderazgo marcando un claro ejemplo. Debe difundirse el orden del día de la reunión con antelación para que todo el mundo lo conozca, y a continuación respetarlo rigurosamente. Utilizar el programa adecuado puede ser de una gran ayuda. DiliTrust Exec es un portal que permite a los miembros de los consejos de administración y comités ejecutivos digitalizar sus reuniones y organizar eficazmente cada reunión. Los usuarios de DiliTrust Exec pueden cargar documentos antes de las reuniones y estudiar el material previamente gracias a las funciones integradas en la aplicación, como las notas orales, las notas electrónicas, los sondeos o las herramientas para destacar fragmentos. Realizar un trabajo colaborativo previo a las reuniones es fundamental, ya que los datos muestran que al término de una reunión, la probabilidad de que los participantes compartan sus notas es un 61 % menor.
2: Observe la sala
¿Qué nos dicen un lenguaje corporal duro y unas expresiones faciales de descontento? Mucho, según los expertos. Annie McKee, catedrática de la Universidad de Pensilvania, sostiene que, durante las reuniones, leer entre líneas es esencial. ¿Cuál es su consejo para los líderes? Ese necesario prestar atención a la forma de responder de los participantes observando la sala y viendo «quién está junto a quién, quién sonríe, quién no, quién está de pie, quién está sentado, y cuánto espacio hay entre las personas». McKee también recomienda fijarse en los detalles más pequeños, como las expresiones faciales, la postura y el lenguaje corporal durante las reuniones. Hay signos fugaces, como las muecas, las cejas levantadas o las ligeras sonrisas, que permiten calibrar con mayor precisión cuál es la reacción de las personas. En las reuniones tensas, conocer estas habilidades resulta indispensable.
3: Organice reuniones pequeñas
En las reuniones de equipo reducidas los logros son mayores. Google acata esta norma, por lo que no suele haber más de 10 «googlers» en cada reunión. Pero, ¿cómo se consiguen mejores resultados con reuniones más pequeñas? Una investigación de la Universidad de Standford ha demostrado que las reuniones más productivas se celebran con un grupo de entre 5 y 8 personas. En reuniones con cifras más altas se observa una menor productividad. Con más tiempo para que cada uno debata las diferentes cuestiones y con un orden del día sucinto, las reuniones son más eficaces y participativas.
4: Esté pendiente de la hora
Las reuniones son cada vez más largas, y nuestros periodos de atención son cada vez más cortos. Algo debe cambiar. Lograr que las reuniones sean más breves es una competencia fundamental. En el Reino Unido, una reciente encuesta ha revelado que el tiempo de atención medio es de 14 minutos.
5: Permita que su equipo se asigne el trabajo
Permitir que sus equipos se asignen su propio trabajo es vital para incrementar la productividad, la eficacia y el trabajo en equipo durante las reuniones. Es una receta que siguen los grandes grupos, incluidos Apple y Google. Steve Jobs denominaba «IDR» o «individuo directamente responsable» a cada persona responsable de un punto del orden del día. Este factor estimula la productividad porque las personas son responsables de esa reunión a la que asisten sus compañeros, y muestran mayor interés en terminar cada tarea, ya que les pertenece: por ejemplo, fijan su propio plazo.
Incluso puede ser beneficioso para la salud de los empleados. Durante sus cuatro décadas de investigación sobre la salud de los empleados públicos en el Reino Unido, Michael Marmot, catedrático de Epidemiología y Salud Pública del University College de Londres, descubrió que los mayores índices de mortalidad y el peor bienestar sistemáticamente se asociaban a los empleados con poco control sobre su vida laboral.
6: Realice un seguimiento constante
Como ocurre con el punto 5, los líderes saben que el impulso logrado en la sala de reuniones con el tiempo se disipará. Por eso, para que los proyectos vean la luz, es fundamental que la dirección y los responsables de equipo sean perseverantes. La dirección puede apoyar y hacer realidad el proyecto realizando comprobaciones y ofreciendo algunas orientaciones y comentarios. No obstante, existe una diferencia entre la microgestión y el seguimiento. Los responsables deben permitir que sus empleados cometan errores y entender que son necesarios para el crecimiento.
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