En el primer artículo de esta serie, explicamos qué beneficios aporta utilizar un portal digital para organizar y, en particular, preparar previamente las reuniones del consejo de administración. Una vez que los miembros del consejo han recibido los documentos y están preparados y listos para la reunión, esta puede empezar.
4ª ETAPA: El valor añadido de un portal digital para los administradores durante las reuniones
Tras descargar todos los documentos correspondientes en el portal digital antes del inicio de la reunión, los usuarios tendrán la oportunidad de comprobar la eficacia de la plataforma, y sobre todo lo fácil que es de utilizar y hasta qué punto contribuye a que la reunión sea productiva. Todos sabemos que el tiempo de los miembros del consejo es muy valioso, por lo que las reuniones del consejo deben desarrollarse de forma eficaz.
Un portal digital como DiliTrust Exec contribuye a que se respete el tiempo asignado a cada punto del orden del día para cumplir el programa establecido y evitar los debates interminables y las pérdidas de tiempo. Por ejemplo, ayuda a los miembros del consejo a exponer al instante sus recomendaciones u opiniones sobre cualquier tema gracias a la herramienta de búsqueda, que les permite encontrar fácilmente cualquier información concreta en el portal, como las notas personales tomadas durante la anterior reunión y archivadas en la plataforma.
Asimismo, gracias a la funcionalidad «100 % sin conexión» del servicio DiliTrust Exec, el administrador del portal y los miembros del consejo podrán acceder en todo momento, incluso cuando no puedan conectarse a internet, a cualquier documento o a sus notas personales, así como a cualquier otra información de la reunión. Un portal digital también responde a las exigencias de conformidad, pues aporta una mayor transparencia a las reuniones y al gobierno corporativo, dado que todas las acciones pueden registrarse y archivarse para futuras auditorías.
5ª ETAPA: Las notas tomadas se sincronizan en cualquier dispositivo, con o sin conexión
Al utilizar una tableta durante la reunión, los administradores pueden llevar las reuniones con mucha más facilidad. Una tableta es un dispositivo plano y silencioso que no interfiere en las deliberaciones y debates, por lo que los administradores solo tienen que conectarse a su espacio personal en el portal digital para seguir sin ninguna dificultad el ritmo y el desarrollo de la reunión con todos los documentos y datos necesarios siempre a mano. Además, les resultará muy sencillo consultar las distintas notas que hayan podido tomar con anterioridad, durante la preparación de la reunión. Gracias a este sistema de navegación, no perderán de vista la información imprescindible para tomar sus decisiones con pleno conocimiento de causa.
Durante la reunión y las deliberaciones, los miembros del consejo podrán tomar notas adicionales directamente en su tableta, y podrán decidir compartirlas con los demás o mantener su privacidad. Con una tableta, consultar y anotar los documentos con herramientas intuitivas utilizando los dedos para pulsar, navegar o cambiar de pantalla resulta totalmente natural. Los administradores disfrutarán de la posibilidad de escribir directamente en el documento con el dedo o con una variedad de bolígrafos, rotuladores o notas de tipo post-it, igual que cuando trabajaban con la versión en papel de la documentación. Toda la información y las anotaciones pueden sincronizarse en todos los dispositivos utilizados por el administrador mediante un sistema de alta seguridad.
Aportar eficacia a un consejo de administración también significa transformar los órganos de gobierno en una herramienta de liderazgo y de competitividad. Gracias a DiliTrust Exec, el desarrollo de las reuniones y la gestión de los flujos de información serán más productivos, y los administradores podrán optimizar su forma de comunicar y la eficacia de su actividad de gobierno.
Si desean más información sobre qué ocurre después de las reuniones, permanezcan atentos a las noticias de DiliTrust Exec para descubrir el tercer artículo de la serie.
