De nombreuses entreprises ont du mal à se retrouver dans le paysage complexe des entités juridiques à mesure que leurs activités se développent. Celles-ci ne parviennent pas forcément à répondre aux exigences de conformité et d’administration. Une étude menée par EY en 2021 indique que 89 % des entreprises sont confrontées à des difficultés dans la gestion de leurs entités juridiques, tandis que 87 % des directeurs juridiques déclarent passer trop de temps à effectuer des tâches répétitives.
En optant pour des solutions capables d’automatiser les tâches fastidieuses et de stimuler la productivité comme les logiciels de gestion des entités, les entreprises peuvent surmonter ces obstacles.
Dans cet article, découvrez trois raisons d’utiliser un logiciel de gestion des entités et comment rationaliser vos processus de gestion des entités tout en améliorant votre productivité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des entités ?
Avant de nous pencher sur les raisons d’utiliser une solution de gestion des entités, nous devons d’abord définir de quoi il s’agit.
Un logiciel de gestion des entités est une solution dédiée aux entreprises afin de les accompagner dans la gestion de leurs entités juridiques et de leurs filiales. Il existe deux types de logiciels : les logiciels d’entreprise et les logiciels SaaS. Le premier se télécharge sur ordinateur, le deuxième est accessible grâce à une connexion Internet.
Chaque logiciel de gestion des entités possède ses propres caractéristiques. Leur fonction principale étant de fournir un emplacement centralisé pour toutes les données relatives aux entités.
Cela permet aux entreprises de suivre des informations, parmi lesquelles : les structures d’actionnariat, la conformité réglementaire et les déclarations fiscales. Les fonctionnalités peuvent varier selon le fournisseur de services, certains proposant plutôt la gestion des documents, l’automatisation des flux de travail ou encore l’établissement automatique de rapports.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des entités ?
Gérer ses entités est une tâche complexe qui implique de multiples parties prenantes ainsi que de sérieuses exigences réglementaires. Un logiciel permet aux entreprises de rationaliser leurs processus, d’accroître leur efficacité mais aussi de réduire leurs coûts. Voici trois raisons principales pour lesquelles il serait utile de miser sur un logiciel de gestion des entités dans votre quotidien professionnel.
1 – Centraliser et sécuriser vos données
Vous perdez souvent des documents et manquez de suivi d’informations importantes ? C’est courant pour les organisations qui ne disposent pas d’un logiciel de gestion des entités. Toutefois, de telles failles peuvent conduire à des problèmes de conformité potentiels et peuvent entraîner une plus grande vulnérabilité aux cyberattaques.
En utilisant un logiciel de gestion des entités, vous centralisez à un seul et même endroit les données importantes relatives aux entités en toute sécurité. Les organisations peuvent alors facilement accéder aux informations, et les mettre à jour. Elles fournissent alors des données en temps réel telles que la répartition du capital.
Les fonctions de sécurité des logiciels de gestion des entités, telles que les contrôles d’accès, garantissent quant à elles que toutes les données sont protégées contre les accès non autorisés et ne sont consultées que par les parties prenantes concernées.
2- Améliorer l’efficacité grâce à la traçabilité
L’efficacité est essentielle dans tous les domaines d’une entreprise. Bien sûr, la gestion des entités ne fait pas exception. La gestion des entités implique à la fois les équipes juridiques, la comptabilité et les équipes commerciales. Il est alors essentiel d’assurer une collaboration harmonieuse pour tous car un manque de communication pourrait conduire à des erreurs aux conséquences graves.
Une solution de gestion des entités assure la traçabilité et la transparence de toutes les tâches liées à l’entité. Il est possible de partager de fichiers, d’accéder à l’historique des documents ou encore de recevoir des alertes en cas de fin de mandat ou d’échéance contractuelle. Cela participe à aider les équipes à collaborer, tout en rationalisant les processus liés aux entités, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de retards.
Certains logiciels de gestion des entités ont également des fonctions de reporting et d’analyse qui permettent de mieux suivre tous les domaines d’activité d’une organisation et d’identifier les points à améliorer. La traçabilité simplifie également les besoins spécifiques des organisations en matière d’audit.
3- Visualiser votre organisation et ses entités
En visualisant facilement une organisation et ses entités, il est plus aisé de comprendre sa structure, et de clarifier à la fois les exigences légales, fiscales et réglementaires liées à celles-ci, tout en améliorant la conformité. Quid de la législation, si la maison-mère d’une entreprise est située à Paris et son entité en Italie, par exemple ?
Un logiciel de gestion des entités peut aider à fournir un aperçu exhaustif d’une entreprise et de ses entités. Comment cela s’applique en pratique ? En générant une cartographie la distribution des droits de vote et du capital, par exemple.
Un logiciel de gestion des entités facilite également la rationalisation de tous les processus liés aux entités, en contrôlant les exigences de conformité. Il permet d’améliorer l’efficacité et de réduire le temps et les ressources qui étaient consacrés auparavant.
En outre, certaines solutions intègrent des fonctions de reporting qui peuvent aider les organisations à optimiser les procédures et les domaines de développement. Une vue d’ensemble de tous les domaines d’activité permet de mieux contrôler l’ensemble des opérations. Plus fort encore, cela leur permet alors d’économiser de l’argent sur le long terme en évitant les amendes et les pénalités liées à la conformité.
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En investissant dans un logiciel de gestion des entités, les entreprises s’assurent que tous les processus liés aux entités sont rationalisés, efficaces et conformes.
La gestion des entités est une tâche complexe qui nécessite des outils appropriés pour répondre aux exigences actuelles. Le module Entités juridiques de la DiliTrust Governance Suite est conçu sur-mesure pour centraliser toutes les données relatives aux entités. Il permet d’améliorer l’efficacité de tous, grâce à la traçabilité et à la vue d’ensemble.
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