La gestion des contrats joue un rôle essentiel dans le cycle d’achat de toute organisation. Les contrats cadrent en effet la relation avec les fournisseurs et évoluent selon leur propre cycle de vie. Création, négociation, validation, signature, suivi, analyse… autant d’étapes qui peuvent accroître la performance ou au contraire la freiner, selon les procédures en place dans l’entreprise.
Une bonne gestion des contrats fournisseurs est donc indispensable. Cependant, elle semble impossible lorsqu’elle est réalisée à la main ou éclatée dans différents outils cloisonnés. C’est là que l’utilisation d’une solution de gestion de contrats, aussi appelée CLM (pour Contract Lifecycle Management), prend tout son sens pour les Directeurs Achats. Voyons comment une telle technologie et les bonnes pratiques associées permettent d’améliorer l’efficacité des processus d’achat.
Pourquoi dématérialiser les processus contractuels des achats ?
Alors que les processus manuels de gestion de contrats limitent l’accès à l’information stratégique et imposent des tâches répétitives et chronophages, leur dématérialisation contribue au contraire à l’atteinte des objectifs de performance de l’entreprise, tout en simplifiant le quotidien des équipes.
➙ Améliorer la productivité
En automatisant les processus collaboratifs de contractualisation, la technologie fait gagner un temps précieux aux équipes achats, juridiques et financières. Les échanges sont plus fluides, aussi bien lors de la rédaction du contrat ou de ses avenants, que lors des flux de revue et d’approbation interne, ou encore lors de la signature qui devient alors électronique.
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➙ Réduire les coûts
En facilitant la comparaison des prix – plus largement des conditions contractuelles – et en renforçant la conformité, les CLM permettent de réduire les coûts des fournisseurs. D’autre part, la réduction du temps passé sur des tâches manuelles grâce à leur automatisation entraîne une réduction des coûts liés au processus même de contract management (qui représenteraient en moyenne 6 900$ selon une étude de McKinsey & Company). Enfin, anticiper les échéances grâce à des outils de surveillance et d’alertes permet de ne manquer aucune obligation et d’éviter ainsi les pénalités ou encore les reconductions tacites.
➙ Maîtriser les risques
Une solution de gestion de contrats apporte une vision cohérente de l’ensemble des contrats en centralisant les informations juridiques et financières relatives aux fournisseurs dans un référentiel unique. En outre, de nombreuses fonctionnalités facilitent la recherche, la comparaison, l’export et la visualisation des données critiques, tout en mettant en évidence les risques susceptibles de passer inaperçus.
Voyons maintenant 5 bonnes pratiques pour optimiser la gestion des contrats fournisseurs à l’aide d’un CLM.
#1 Éliminer les processus manuels et les erreurs en phase de rédaction
Comparer les propositions des fournisseurs et les compiler manuellement peut être une tâche très fastidieuse. Une solution CLM permet aux entreprises de créer leur base de contrats centralisée et de référencer leurs modèles de documents et de clauses. Ce référentiel de données contractuelles facilite la rédaction et la comparaison des conditions lors de la négociation du contrat, pour sélectionner les meilleurs fournisseurs, en conformité avec la politique de l’entreprise.
#2 Fluidifier les processus d’approbation et de signature
Les workflows d’approbation internes, ou “parapheurs digitaux”, garantissent que les processus de validation définis par l’entreprise seront bien respectés. Pour l’acheteur, il suffit de lancer un workflow prédéfini selon certains critères : par exemple, approbation du Directeur Financier à partir d’un certain montant, sur tel type de document. Les validateurs concernés seront automatiquement notifiés pour valider, modifier ou refuser le contrat le cas échéant. Ces workflows ont un double avantage : ils accélèrent et sécurisent les processus d’approbation avant signature. Enfin, les applications de signature électronique intégrées au sein d’une solution CLM permettent de signer les bons de commande, sans sortir de la plateforme et dans des délais rapides.
#3 Surveiller les obligations durant l’exécution du contrat
Modifications, livrables, renouvellements, résiliations, fenêtres de paiements, objectifs de performance… autant de sources de risques bien connues à la signature mais souvent perdues de vue durant l’exécution. La programmation de rappels sur des jalons clés du contrat, permet “d’oublier” ces obligations en toute sérénité : une solution CLM notifie les utilisateurs concernés à l’approche de l’échéance.
#4 Evaluer les risques juridiques et financiers
Les contrats sont une source de données précieuses pour l’activité : leur analyse permet d’évaluer efficacement les risques cachés afin de prendre les décisions adéquates. Encore faut-il pouvoir accéder à la bonne information, quand on en a besoin… C’est là que le CLM entre en jeu.
Un moteur de recherche multi-critère capable de croiser des recherches par mots-clés et par métadonnées (=type de clause, dates, montants…) permet de trouver les documents concernés instantanément. L’export sous Excel des informations importantes donne une vision 360° sur les engagements pris. Ces outils accélèrent et fiabilisent ainsi l’analyse : en quelques clics, l’utilisateur peut extraire et trier les fournisseurs selon les prix, la zone géographique, une clause à risque, la date de dénonciation, etc.
La mise en avant des clauses à risque dans les documents est également un atout pour repérer le niveau de risque des engagements en cours.
Enfin, les fiches de synthèse contractuelles mettent en exergue les données importantes du contrat sans avoir à parcourir l’intégralité du document.
#5 Analyser la performance des fournisseurs
Obtenir une bonne visibilité sur la performance des relations avec les fournisseurs est l’une des clés pour optimiser la gestion de ces partenaires et des SLA. Une solution CLM structure les données contractuelles et permet de surveiller les conditions : dates, montants, types de fournisseurs, types de contrats, clauses de sécurité, d’engagement, de résiliation, ou encore, dans le cadre de la pandémie, clauses de force majeure et clauses connexes à risques… Rien n’échappe au contrôle du département achat. Avec des informations en temps réel, les organisations peuvent savoir quels fournisseurs remplissent leurs obligations et peuvent les gérer en conséquence.
Au sein du CLM, les tableaux de bord et leurs graphiques personnalisables permettent de visualiser la performance et l’évolution de l’activité liée aux contrats fournisseurs. Ils fournissent des KPI clairs pour prendre les bonnes décisions.
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