Toutes les entreprises doivent gérer un certain volume de contrats. Lorsque ce volume devient important (c’est-à-dire à partir d’environ 40 contrats par mois), la gestion manuelle des contrats devient problématique : elle peut faire perdre beaucoup de temps, voire de l’argent ! C’est pourquoi un nombre croissant d’entreprises font le choix d’automatiser la gestion de leurs contrats, se dotant d’un logiciel de contract management. Alors quels sont les avantages de ces outils, et que peut-on en attendre ?
#1 – Un gain de temps considérable
Ces dernières années, les entreprises ont dû faire face à de nouveaux enjeux en matière de gouvernance de leurs données. Le déploiement massif du télétravail a accéléré ce dynamisme et l’importance de changer certaines stratégies de protection des informations.
Avec le travail à distance et l’utilisation de nombreux supports informatiques, le paysage des cybermenaces s’est considérablement élargi. Les chiffres en la matière sont éloquents : en 2022, la moitié des entreprises françaises a été victime d’une cyberattaque selon le baromètre du CESIN (Club des Experts de la Sécurité de l’Information et du Numérique).
Pour faire face à ces nouveaux impératifs, plusieurs solutions peuvent être mises en avant. Notamment l’adoption d’une culture de vigilance et de connaissance et le choix d’outils à la pointe des nouvelles technologies. L’objectif est de protéger son environnement informatique contre les actes de cybercriminalité, notamment la menace bien présente des ransomwares.
Gérer manuellement de gros volumes de contrats est chronophage. C’est sans doute la raison numéro 1 pour laquelle les entreprises souhaitent automatiser ce travail. En effet, 62% des directions juridiques estiment que leur charge de travail va augmenter dans les prochaines années, selon le cabinet de conseil Day One.
Si la gestion des contrats est si chronophage, c’est que le cycle de vie d’un contrat ne s’arrête pas à sa signature. En effet, il faut aussi prendre en compte le suivi de son exécution et des dates d’échéance, les éventuelles modifications, et les reconductions tacites.
Lorsque ces éléments sont gérés manuellement, le risque d’erreur est important, et peut coûter cher à l’entreprise ; les collaborateurs accordent donc un temps important à la lecture, au classement et à la vérification des informations contenus dans les contrats. C’est sans parler du travail en amont de la signature, qui implique des échanges souvent longs et fastidieux pour la validation du document. Grâce aux technologies de contract management, ces tâches sont en grande partie automatisées. En effet, certains logiciels de gestion des contrats sont dotés d’une intelligence artificielle qui scanne le texte des contrats pour extraire les clauses et les informations clés (contreparties, dates…).
Ils permettent ainsi de gagner du temps sur la rédaction et la validation, grâce au paramétrage de modèles de contrats et de workflows de validation. De plus, selon la même étude, le contract management accélère les négociations de 50%.
#2 – Centraliser les contrats et simplifier les tâches quotidiennes
Les cyberattaques n’épargnent personne dans les entreprises et visent bien souvent des dirigeants et des membres du conseil d’administration. Malgré les nombreuses statistiques alarmantes sur la hausse du nombre d’attaques informatiques, les entreprises ne se dotent pas toutes des outils suffisants pour affronter ce risque au quotidien. Les informations collectées sont souvent vulnérables et les cybercriminels sont à l’affût d’une situation qui constitue pour eux une aubaine.
Ainsi, le manque de sensibilisation des conseils d’administration sur ces questions constitue un risque important pour les entreprises. Entre phishing et autre vol de données en vue de la revente sur le Darkweb, les menaces ne manquent pas. Or, une attaque en apparence modeste peut rapidement prendre une ampleur considérable et avoir des répercussions parfois irréversibles. L’entreprise peut notamment essuyer une importante perte financière ou bien être bridée dans une partie de ses activités.
Les contrats sont des documents juridiques qui passent entre les mains de plusieurs acteurs : juristes, mais aussi service commercial, achats, service financier ou encore ressources humaines. Sans oublier les parties extérieures à l’entreprise (clients, fournisseurs…) !
En découlent des échanges de mails souvent longs et complexes, qui font perdre du temps et favorisent les oublis et les erreurs, chose que peu d’entreprises peuvent se permettre.
Avec un logiciel de contract management, tous les contrats sont centralisés, accessibles depuis un outil que l’on appelle contrathèque, qui s’apparente à une bibliothèque de contrats. Elle simplifie considérablement les échanges, à une époque où le télétravail se généralise.
L’outil permet aussi de simplifier les tâches quotidiennes relatives aux contrats, à savoir :
- La recherche d’informations, facilitée grâce à un moteur de recherche intelligent
- Les processus d’approbation, automatisés grâce à un workflow personnalisable
- La rédaction des contrats, grâce à un clausier et à des modèles
- La gestion des échéances, grâce à un système de rappels aux dates clés
Le gain de temps devient donc un gain d’efficacité et de productivité : assez rapidement, le contract management automatisé permet aux entreprises de signer plus de contrats !
#3 – Renforcer la sécurité et la conformité des contrats
Le stockage de tous les contrats dans une même contrathèque en ligne sécurisée est un atout de taille pour la sécurité de vos documents. Finies les pertes accidentelles ou les fuites d’informations !
On pourrait croire que la perte d’un contrat est un événement rare ; pourtant, l’étude montre que les entreprises ne savent pas où se trouvent 10% de leurs contrats. Avec la centralisation des contrats, cette incertitude est évacuée, ce qui accroît la maîtrise de vos données.
La détection intelligente des clauses et des donnés clés du contrat permet aussi de fiabiliser sa rédaction et son suivi. Le risque d’erreur et de non-conformité est largement réduit, voire supprimé, par rapport à une gestion manuelle.
Le module Contrats de DiliTrust, une solution complète pour simplifier tous les aspects de la gestion des contrats
Le module Contrats de DiliTrust est une solution SaaS de gestion des contrats, qui s’intègre facilement à tous vos outils existants (traitement de texte, plateformes de CRM, signature électronique). Ce logiciel stocke vos contrats dans une même base de données, pour faciliter la collaboration et le travail à distance.
Ses fonctionnalités sont nombreuses, et simplifient la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie :
- Clausier et modèles de contrats
- Signature électronique
- Workflows de validation
- Historique des modifications du contrat
- Système de rappels automatiques aux échéances
- Tableaux de bords statistiques
- Stockage entièrement sécurisé
De la création à la signature du contrat, vous ne perdez aucune trace des modifications effectuées. La validation est sécurisée grâce à un workflow paramétrable, et la signature électronique permet de gagner un temps considérable. Quant aux rappels automatiques, ils permettent d’éviter les pertes liées aux reconductions tacites, et de vous alerter en cas de clauses abusives.
Toutes ces fonctionnalités simplifient grandement le quotidien des juristes, des commerciaux, et de tous les collaborateurs amenés à travailler sur les contrats. A la clé : des économies considérables de temps, d’énergie et d’argent !
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