La gestion des contrats est une partie très chronophage pour de nombreuses activités dont les services juridiques des entreprises sont responsables. Le défi majeur de cette tâche est la négociation des contrats. Les juristes d’entreprise doivent veiller à ce que cette phase soit traitée rapidement tout en s’assurant que toutes les exigences légales sont respectées. Vérifier les détails, ajouter des clauses, modifier des paragraphes sont autant d’éléments du processus de négociation qui peuvent entraîner des retards, un manque de clarté et un risque de non-conformité.
Les services juridiques doivent relever tous ces défis. Les solutions : les workflows et l’automatisation. Votre équipe juridique dispose-t-elle des outils nécessaires pour les exploiter ?
Dans cet article, nous passerons en revue les principaux défis posés par la négociation des contrats. Retrouvez également des cas d’utilisation concrets de workflows et d’automatisations qui aident à résoudre ces problèmes.
Les défis auxquels les équipes juridiques sont confrontées lors de la négociation des contrats
Les contrats définissent les relations avec les partenaires et les clients et sont essentiels à la réussite des entreprises. Ils doivent être parfaitement négociés pour offrir un maximum d’opportunités tout en minimisant les risques et en garantissant la conformité et la sécurité des données. Le respect des délais et la précision sont nécessaires à tout moment pour réduire au minimum les risques potentiels.
Les défis de la gestion des risques
Chaque contrat est une opportunité de croissance, mais il introduit également des risques à plusieurs niveaux.
- Risques juridiques
Les termes du contrat doivent être parfaitement clairs pour éviter toute action en justice liée à des ruptures de contrat. Les risques juridiques peuvent être dus à différents problèmes, tels que des divulgations de confidentialité inappropriées ou non utilisées, des obligations contractuelles non respectées, ou encore des délais non respectés.
- Risques liés à la conformité
À une époque où la réglementation évolue continuellement, le risque de non-conformité à certaines législations est de plus en plus important. Au fur et à mesure que les lois changent, la négociation de votre contrat doit s’adapter et les inclure. Cela signifie plus de versions et la nécessité d’un contrôle strict des versions. Vous serez ainsi sûr de collaborer sur les plus récentes et de garder le contrôle de l’évolution.
- Risques liés à la sécurité
Lors de la négociation d’un contrat, la sécurité des informations sensibles contenues dans vos documents est en jeu. La négociation implique la collaboration et la communication de documents et de données sur différents canaux, ce qui augmente le risque de failles de sécurité, de surexposition et peut avoir un impact sur l’intégrité des données.
- Risques financiers
Vos contrats comportent presque toujours des conditions financières. Les risques à ce niveau peuvent être dus au non-paiement, à la résiliation du contrat ou au non-respect des dates de résiliation ou de renouvellement.
- Risques liés à la marque
La négociation d’un contrat peut même avoir un impact négatif sur la réputation de la marque, sur l’opinion publique et sur l’opinion des clients de votre organisation.
L’atténuation des risques liés aux contrats est importante pour l’ensemble de l’organisation. Il est possible d’y parvenir grâce à un processus de négociation contractuelle efficace.
Défis en termes d’efficacité et de charge de travail
La gestion des contrats représente une part importante du travail des services juridiques. Elle prend également beaucoup de temps, en particulier dans les grandes entreprises multinationales qui travaillent dans plusieurs langues et dans des cadres législatifs différents. Un autre défi auquel les équipes juridiques sont confrontées est le volume croissant de contrats et de données connexes, alors que les ressources augmentent beaucoup moins vite.
La rapidité et la précision sont essentielles à la réussite de la gestion et de la négociation des contrats. L’approbation des contrats en temps voulu accélère la prise de décision et l’action stratégique. La précision permet de limiter les risques contractuels énumérés ci-dessus.
En résumé : les services juridiques ont besoin de processus de révision et de validation des contrats plus rapides, mais sûrs et efficaces. Examinons les cas d’utilisation où les workflows permettent de maximiser l’efficacité de la gestion des contrats tout en minimisant les risques et les défis qui y sont liés.
Cas d’utilisation
Pré-négociation
Les workflows peuvent être utilisés en amont de la phase de négociation du contrat et aider dès la mise en place du contrat. Ils permettent de créer des templates, d’intégrer des informations et des données provenant d’accords antérieurs ou de bases de données existantes.
- Générez automatiquement les grandes lignes du contrat, en vous appuyant sur une bibliothèque de clauses pour intégrer directement toutes les clauses pertinentes.
- Mettez en place des automatismes pour signaler les écarts entre les clauses et les notifications d’erreur.
- Utilisez des workflows intégrant votre CRM pour ajouter des informations contractuelles telles que le nom et le statut de l’entreprise, par exemple.
Avec une solution CLM intelligente, vous pouvez réduire de 30 à 40 % le temps nécessaire à la rédaction d’un contrat.
– Deloitte
Pendant la négociation
Le processus de négociation lui-même est la partie la plus complexe. De nombreuses parties prenantes sont impliquées, en interne comme en externe, et souhaitent apporter des modifications aux grandes lignes du contrat. Comment s’assurer que les changements sont pris en compte et que tout le monde dispose de la dernière version ?
Le contrôle des versions et l’édition collaborative des contrats peuvent constituer un défi majeur, mais l’utilisation d’une plateforme unique vous aide à résoudre ce problème. Non seulement vous vous assurez que le même document est utilisé, mais vous évitez également les risques de sécurité et les violations de données, car il n’est pas nécessaire d’envoyer des e-mails ou d’utiliser de multiples canaux de communication.
- Définissez des droits d’accès et d’édition granulaires pour vous assurer que seules les parties autorisées peuvent modifier le brouillon du contrat.
- Définissez des alertes automatiques pour les parties prenantes internes et externes afin de les informer des modifications.
- Créez des demandes de signature automatiques avant la finalisation du contrat.
- Gardez une trace des différentes versions et de l’historique pour garder le contrôle sur l’ensemble de la négociation du contrat et éviter les malentendus ou les ambiguïtés.
- En ce qui concerne la négociation proprement dite, certaines fonctionnalités contribuent à renforcer votre position, comme la fonctionnalité de pourcentage de déviation automatique des clauses. Elle vous permet de signaler les clauses qui ne sont pas conformes aux normes de l’entreprise et qui doivent être révisées avant d’être finalisées.
Post-négociation
Après une négociation réussie, il est temps de faire signer votre contrat. Les workflows et l’automatisation peuvent vous faciliter grandement la tâche.
- Vous pouvez simplifier le processus de validation grâce à des workflows prédéfinis qui définissent qui doit signer un contrat d’une valeur donnée impliquant des départements spécifiques, etc.
- Définissez des workflows pour créer des rappels et des alertes afin de garantir une validation et une signature en temps voulu.
- Créez un workflow pour suivre et mettre à jour le statut du contrat dans d’autres outils tels que votre CRM.
- Générez automatiquement des rapports pour une piste d’audit complète garantissant la conformité.
- Accédez facilement aux informations clés sur les contrats grâce à des fiches de synthèse créées automatiquement.
Un outil efficace pour la négociation de contrats
Une négociation contractuelle efficace est essentielle à la réussite d’une entreprise. De nombreux défis doivent être relevés et nécessitent des outils permettant de créer des workflows efficaces et des automatisations performantes.
Avec le bon outil CLM, vous pouvez simplifier l’ensemble du processus de négociation, de l’amélioration de la collaboration à la centralisation efficace des documents, en passant par l’amélioration de l’efficacité globale.
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