Contrats, conseils d’administration, gestion des entités, conformité : les services juridiques sont submergés de travail. Alors que la digitalisation continue de se répandre et que le travail à distance perdure, la complexité s’accroît. Heureusement, il existe des outils technologiques sur lesquels vous pouvez vous appuyer. Ils contribuent à rationaliser vos opérations juridiques de différentes manières, et l’automatisation est l’une d’entre elles.
En automatisant les tâches répétitives, vous allégez non seulement la charge de travail du service juridique, mais vous libérez également un temps précieux pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en renforçant la précision. Mieux encore : l’automatisation des workflows permet aux équipes juridiques de réduire leurs coûts de manière significative.
Pourquoi de plus en plus de services juridiques misent sur l’automatisation
Les équipes juridiques supervisent de nombreuses tâches et activités, notamment la gouvernance d’entreprise, la gestion des contrats, la conformité et la gestion des entités. Souvent, leur charge de travail augmente plus vite que les ressources dont elles disposent pour y faire face. La solution réside dans la digitalisation et l’automatisation de certaines tâches répétitives et/ou chronophages qui ne requièrent pas leur expertise juridique.
L’automatisation réduit le nombre de tâches manuelles. Elle vous permet d’économiser du temps et de l’argent tout en augmentant la précision.
Cela signifie :
- Une meilleure conformité, une meilleure gestion des risques
- Plus de temps pour les tâches à forte valeur ajoutée nécessitant une expertise juridique
- Une réduction significative des coûts opérationnels – jusqu’à 40 % selon l’ACC (Association of Corporate Counsel)
Cas d’utilisation spécifiques pour l’automatisation dans les services juridiques
Vous avez encore besoin d’être convaincu ? Laissez-nous vous présenter quelques cas d’utilisation concrets !
Comment l’automatisation améliore la gestion de l’ensemble du cycle de vie des contrats
La gestion manuelle d’un grand nombre de contrats est non seulement chronophage, mais elle accroît également le risque d’erreur humaine. L’automatisation des tâches simples et répétitives permet de gagner en efficacité et en précision.
- Création d’un contrat
Lors de la création d’un contrat, l’équipe juridique a besoin de la contribution des parties prenantes internes et externes. Vous pouvez tirer parti de l’automatisation pour vous assurer que les projets soient partagés, que toutes les parties prenantes puissent les annoter et qu’il s’agisse toujours de la dernière version sur laquelle vous travaillez.
- Approbation des contrats
L’approbation d’un contrat peut être complexe et comporter plusieurs étapes. L’automatisation permet de rationaliser l’ensemble du processus. Le passage automatique d’une étape à l’autre accélère considérablement le processus d’approbation. Les rappels automatiques permettent de suivre les délais et de garantir la signature et l’exécution en temps voulu.
- Mise à jour du contrat
Vous devez modifier certaines clauses, changer les dates d’expiration, etc. Les processus automatisés permettent de rester au fait de ces changements et de garantir une mise en application sans faille. L’automatisation simplifie également le renouvellement des contrats grâce à des alertes et des rappels automatiques.
Automatisation des réunions du conseil d’administration
Les réunions du conseil d’administration impliquent de nombreuses parties prenantes réparties dans différents lieux, ce qui rend l’organisation complexe. La charge de travail peut être allégée grâce à l’automatisation avant, pendant et après la réunion.
- Avant la réunion
L’automatisation vous permet de synchroniser les invitations à la réunion avec vos outils et calendriers de prédilection, et de suivre les RSVP. Pour l’ordre du jour de la réunion, vous pouvez tirer parti de l’automatisation pour le préparer et le structurer facilement, vous assurer que la dernière version est disponible et que les modifications soient transmises à tous les participants.
Selon l’International Lawyers Association, l’automatisation des réunions du conseil d’administration permet de réduire le temps de préparation de 30 %.
- Pendant la réunion
L’utilisation d’une plateforme offrant des fonctionnalités d’automatisation permet d’accroître l’engagement des participants à la réunion. L’automatisation permet de collaborer dès le début, en s’assurant qu’aucun sujet pertinent n’est laissé de côté. Les membres peuvent alors assister à la réunion via leur appareil préféré et collaborer en toute sécurité sur les documents en temps réel.
- Après la réunion
Vous pouvez facilement générer des procès-verbaux basés sur la documentation de la réunion et intégrer des transcriptions audio.
L’automatisation permet également d’établir des comptes rendus et des pistes d’audit des réunions du conseil d’administration. Rassemblez les données et les statistiques automatiquement dans un tableau de bord pour garder une trace du nombre de réunions, des activités de registre et des aperçus de la documentation.
Adoptez l’automatisation !
Efficacité améliorée, coûts réduits : l’automatisation est une véritable aubaine pour les services juridiques. Le secret d’une automatisation réussie réside dans le choix des bons outils. Ils doivent être intuitifs et faciles à utiliser (pour favoriser l’adoption et accélérer le temps de mise en place) tout en offrant les normes de sécurité les plus élevées, car les services juridiques traitent des informations sensibles.
Commencez à automatiser votre service juridique dès maintenant ! Si vous souhaitez analyser de plus près les différents cas d’utilisation et découvrir comment la suite DiliTrust Governance peut vous aider, n’hésitez pas à demander une démo. personnalisée.
