Votre service juridique se développera au fur et à mesure que votre entreprise grossira et que vos activités prendront de l’ampleur. L’augmentation des activités peut parfois se produire rapidement et il est toujours avantageux d’être préparé. Cela aide à rester organisé et sur la bonne voie pendant que vous développez vos différents services, y compris le service juridique. Afin de bien développer votre service juridique, voici quelques étapes à prendre en considération.
Évaluer l’impact de chacun des outils de votre processus juridique interne
Quand vient le temps de développer de votre service juridique, il est primordial de voir quels sont vos processus actuels et quels outils peuvent avoir un effet positif sur ceux-ci. Cette compréhension globale vous aidera à déterminer les changements que vous devrez faire afin de bien développer votre service. Pour commencer, voici certains outils de base que vous pouvez évaluer :
- Logiciel de gestion des dépenses juridiques : Évalue le système utilisé par votre équipe juridique interne pour le processus de facturation client. Vous pouvez aussi réviser des détails tels que les taux horaires, les budgets et la planification financière future. Identifiez les principaux outils technologiques juridiques, tels qu’un logiciel de gestion des dépenses juridiques, que vous pouvez utiliser pour rendre ce processus plus effica
- Système de gestion des documents : Chaque service juridique travaille avec une panoplie de documents autant virtuels que physiques, tels que des courriels, des contrats, des factures, et bien plus. IDC data indique que le travailleur du savoir passe environ 2,5 heures par jour, ou près de 30 pour cent de leur journée de travail, à chercher de l’information. Par conséquent, évaluer le système de gestion des documents et de classement actuels peut vous aider à déterminer les outils qui peuvent avoir le meilleur impact sur votre processus pour réduire le temps passé à classer et chercher des documents importants.
- Gestion du cycle de vie des contrats : Les outils technologiques juridiques permettent à l’équipe juridique d’avoir un système pour gérer chaque contrat qui circule dans l’entreprise. Cela inclut aussi un système pour les signatures numériques des différentes parties impliquées et l’archivage des contrats après un certain temps. Évaluer le système actuel peut vous aider à identifier les éléments problématiques, s’il y en a, qui peuvent être résolus en améliorant votre service juridique avec les bons outils technologiques juridiques.
- Système de gestion des tâches : Ceci est un outil utile pour la gestion de projet dans le service juridique. L’équipe juridique devra interagir avec la majeure partie des autres services de l’entreprise sur une base régulière. Utiliser un système de gestion des tâches aide à faire le suivi des tâches importantes et à réduire l’utilisation des mémos papier et des fils de discussion par courriel tout en permettant de faire le suivi numérique de toutes les communications.
Collaborer avec les parties prenantes à l’aide de vos outils technologiques
Une fois que vous avez identifié l’impact que chacun de vos outils a sur vos processus juridiques internes, il est primordial de collaborer avec les parties prenantes à l’aide de vos outils technologiques. Cela aide à comprendre leurs processus et les outils qu’ils utilisent. En premier lieu, vous devrez communiquer avec tous les services de votre entreprise avec lesquels vous collaborez en tant qu’équipe juridique afin de comprendre les outils, les logiciels et la technologie qu’ils utilisent. Comprendre leurs processus et leurs outils vous aidera à développer les outils technologiques de votre entreprise pour avoir plus de cohésion et de collaboration.
Considérer la valeur de chaque outil potentiel
Une fois que vous avez un portrait global de l’ensemble des outils technologiques pour les activités de l’entreprise, il est temps de considérer la valeur de chaque outil potentiel et de faire une analyse coûts-avantages. Investir dans les bons outils technologiques quand vous développez vos activités permet d’avoir de bonnes fondations pour le futur de votre entreprise. L’erreur la plus commune qui est faite par la plupart des entreprises lors du développement est de concevoir à l’interne des logiciels et des outils technologiques, que ce soit en raison de contraintes budgétaires ou pour d’autres motifs.
Si vous concevez vos outils à l’interne, vous prendrez du retard et devrez éventuellement faire du rattrapage. Investissez plutôt dans de bons logiciels et développez un ensemble d’outils technologiques puissants qui vous permettront de croître au même rythme qu’évolue le monde de la technologie. La technologie juridique prend de l’importance tous les jours et choisir les bons outils technologiques juridiques est primordial pour la croissance de vos affaires.
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