La gestion des contrats est une responsabilité cruciale pour les équipes juridiques, mais elle concerne également toutes les parties impliquées dans le processus contractuel. La digitalisation permet d’améliorer les processus et de libérer du temps pour des projets plus importants et à forte valeur ajoutée. Mais avoir un bon outil de gestion du cycle de vie des contrats ne suffit plus – il doit inclure des fonctionnalités alimentées par l’IA pour réellement garantir la conformité, atténuer les risques et accélérer les processus et opérations.
Dans cet article, nous allons identifier les lacunes de vos processus de gestion des contrats et voir comment l’IA peut transformer votre service juridique en un allié stratégique.
Impact des processus obsolètes sur l’efficacité de la gestion des contrats
Malgré l’acceptation croissante de la technologie parmi les juristes, il y a toujours une réticence à exploiter l’IA pour les activités juridiques et de gouvernance. Par conséquent, certaines tâches et certains processus de la gestion du cycle de vie des contrats sont exécutés manuellement, ce qui est source d’inefficacité et de frustration pour les membres de l’équipe. Les réclamations les plus courantes sont les suivantes :
- « Quelqu’un sait-il s’il s’agit de la dernière version du contrat ? »
- « Combien de temps nous reste-t-il avant de recevoir la signature approuvée ? »
- « Nous avons encore raté la date limite de renouvellement. »
- « Nos processus de vente sont retardés parce que l’équipe juridique prend trop de temps pour réviser les contrats des clients. »
Une fois les lacunes et les problèmes identifiés, les organisations peuvent mettre en place des solutions alimentées par l’IA pour accélérer les processus et améliorer la précision, tout en gardant la sécurité comme priorité absolue.
3 indicateurs clés d’un cycle de vie des contrats inefficace
Avant de voir comment l’IA peut révolutionner la gestion des contrats, il est essentiel de reconnaître les indicateurs d’un processus obsolète :
1. Difficulté à gérer de grands volumes de contrats et de données
La croissance de votre entreprise s’accompagne d’une augmentation du nombre de contrats. Le traitement manuel des données devient fastidieux et prend beaucoup de temps. Rechercher des clauses clés ou des dates spécifiques dans des centaines de documents, par exemple, prend non seulement beaucoup de temps, mais augmente également le risque d’erreur humaine, ce qui peut entraîner des problèmes de conformité ou des délais non respectés.
2. Surcharge d’informations et analyse de documents complexes
Les professionnels du droit s’appuient sur des données et des informations spécifiques et ont besoin de moyens efficaces pour les récupérer en temps voulu. Avec un nombre croissant de contrats et de documents associés, trouver la bonne information devient un véritable défi, et il est encore plus compliqué d’analyser les données disponibles et de les transformer en insights et en outils de prise de décision efficaces.
3. Défis liés aux documents multilingues
Les entreprises multinationales sont confrontées à une complexité supplémentaire en matière de gestion des contrats. Les contrats sont rédigés dans différentes langues et les clauses diffèrent d’une législation à l’autre. La traduction ou la validation manuelle des clauses d’une langue à l’autre est un processus lent. Cela peut entraîner non seulement des retards dans l’approbation et l’exécution des contrats, mais aussi des inexactitudes, voire des problèmes de conformité.
L’un de ces indicateurs vous rappelle-t-il quelque chose ? Si la réponse est oui, vous devriez envisager une solution CLM alimentée par l’IA pour moderniser votre gestion des contrats et accroître l’efficacité et la précision de la façon dont votre service juridique traite les contrats.
Cela signifie que vous et vos équipes êtes prêts pour l’IA. Cependant, il existe encore des idées reçues sur l’IA qui effraient plus d’un juriste d’entreprise. Examinons-en quelques-unes de plus près.
Démystifier l’IA dans la gestion du cycle de vie des contrats
Les équipes juridiques ont des craintes et des superstitions concernant l’IA. Elles ont principalement peur de compromettre la sécurité et de perdre le contrôle des données hautement sensibles traitées. Une autre idée fausse très répandue est que l’IA peut manquer de connaissances juridiques spécifiques, ce qui peut entraîner des inexactitudes, des erreurs et un manque de précision.
Cependant, les technologies avancées d’aujourd’hui ont permis de mettre au point des solutions robustes alimentées par l’IA qui offrent la sécurité et la précision dont les services juridiques ont besoin. Le principal facteur de différenciation : une IA privée. Alors que les systèmes alimentés d’une IA publique utilisent des technologies tierces qui peuvent collecter et utiliser des données confidentielles, les exposant ainsi à des violations de données, une IA privée et propriétaire, ne le fait pas. Elle est développée en interne, indépendamment des fournisseurs tiers, et intègre les meilleures fonctionnalités de sécurité de sa catégorie. De plus, elle est formée sur des données juridiques spécifiques pour offrir des réponses qui répondent aux exigences élevées des services juridiques en termes d’expertise et de précision.
Grâce aux outils alimentés par l’IA pour la gestion du cycle de vie des contrats, les équipes peuvent :
- Identifier les informations pertinentes telles que les dates d’expiration ou de renouvellement des contrats et mettre en place des rappels.
- Extraire les informations clés des contrats, en proposant des résumés qui évitent de longues révisions manuelles.
- Harmoniser la gestion des clauses et identifier les divergences potentielles.
Confier ces tâches fastidieuses à des outils alimentés par une IA permet de gagner un temps précieux et de permettre aux professionnels du droit de se concentrer sur les tâches nécessitant leur expertise, telles que la prise de décision stratégique, la négociation et l’évaluation des risques.
L’IA en action : Comparaison entre la gestion des contrats manuelle et la gestion des contrats assistée par l’IA
Si vous avez encore besoin d’être convaincu, les informations suivantes pourraient vous aider à opter pour des solutions alimentées par l’IA. À partir des données de nos clients, nous avons créé un tableau comparant le temps consacré à certaines tâches.
| Tâche | Sans solution CLM (tâches manuelles) | Avec une solution CLM alimenté par l’IA (automatisation) |
| Recherche de clauses spécifiques | 1-3 heures | 1 minute |
| Examen des dates d’expiration | 1-3 heures | 5 minutes |
| Validation de la version du contrat | Jusqu’à 1 jour | 6 minutes |
| Vue globale des contrats complexes | 2-3 jours | 10 minutes |
| De la création à la signature d’un contrat | +1 semaine | 2-3 jours |
L’IA peut améliorer considérablement les délais pour les tâches contractuelles simples et répétitives, en réduisant les risques tout en offrant une efficacité opérationnelle nettement plus élevée.
Comment les solutions alimentées par l’IA transforment votre gestion des contrats
Grâce à des outils sécurisés alimentés par l’IA, les solutions de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) offrent des fonctionnalités avancées qui répondent à de nombreux problèmes et inefficacités auxquels sont confrontés les services juridiques. Regardons ensemble quelques fonctionnalités alimentées par l’IA qui révolutionnent la gestion des contrats :
1. IA Extractive pour une vision simplifiée des contrats : l’utilisation de balises vous permet d’extraire des données et des informations clés de centaines de contrats, d’obtenir les informations cruciales que vous recherchez en quelques secondes et de les transformer en résumés précis.
2. Résumés instantanés de documents : en un seul clic, les outils alimentés par l’IA peuvent générer des résumés précis et exacts, même de contrats et de documents très longs, ce qui permet de gagner du temps en lisant des centaines de pages et de minimiser le risque d’omettre des éléments essentiels.
3. Collaboration multilingue : l’utilisation d’un chatbot alimenté par l’IA facilite la collaboration et élimine les barrières linguistiques. Non seulement l’IA traduit les documents en quelques secondes, mais elle répond également aux questions concernant un document dans la langue utilisée pour la question.
L’IA est l’avenir de la gestion du cycle de vie des contrats
En identifiant les lacunes dans votre cycle de vie des contrats et en adoptant des solutions alimentées par l’IA, vous pouvez transformer le processus de gestion des contrats de votre organisation d’un fardeau chronophage en une opération efficace.
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