La digitalisation des directions juridiques est une tendance de fond, qui concerne un nombre croissant d’entreprises, et qui répond à un besoin de simplification des processus métier.
Vous souhaitez suivre le mouvement et digitaliser votre département juridique ? Avant de lancer votre projet, voici les 3 grandes questions que vous devez vous poser.
#1. Comment fonctionne ma direction juridique au quotidien ?
Cette question est la première à se poser avant d’initier un projet de digitalisation. En effet, l’objectif de ce projet est d’améliorer les processus existants, ce qui nécessite une bonne connaissance de ceux-ci. En pratique, ce questionnement requiert la réalisation d’un audit complet des pratiques de votre service juridique. Cette analyse peut être décomposée en plusieurs interrogations :
- Quelle est la journée type ou la semaine type au sein de la direction juridique ?
- Quelles sont les missions des collaborateurs ?
- Quelles sont leurs pratiques quotidiennes ?
- Quels outils utilisent-ils ?
Plus les réponses à ces questions sont précises et quantifiables, plus la mise en place du projet sera simple et cadrée dans un deuxième temps. Pour le moment, il n’est pas nécessaire d’identifier les difficultés des collaborateurs ; l’idée est simplement de comprendre le fonctionnement du département.
La question des outils est particulièrement importante, puisqu’elle met déjà sur la piste des besoins techniques des juristes. La compréhension des outils existants permet de mieux cadrer la mise en place des solutions futures.
#2. Quels sont les points d’amélioration et les difficultés rencontrées par les équipes ?
Cette deuxième question est cruciale, puisqu’elle va déterminer l’ensemble du projet, c’est-à-dire le choix de la legaltech et la manière dont elle sera implémentée.
En effet, la digitalisation des directions juridiques permet de répondre aux défis quotidiens non seulement des juristes, mais aussi des autres services avec lesquels ils interagissent (marketing, département des achats, ressources humaines…).
L’identification des difficultés doit être aussi précise et exhaustive que possible. Les besoins et les points de blocage doivent être relevés au sein de la direction juridique, mais aussi auprès des opérationnels. En effet, le nouvel outil va impacter l’ensemble des services.
En pratique, les outils de legaltech sont bien plus utilisés par les opérationnels que par les juristes eux-mêmes !
Pour recueillir les difficultés des collaborateurs, vous pouvez par exemple :
- Organiser des ateliers dans chaque département, avec un ordre du jour bien suivi
- Réaliser des entretiens individuels ou en petits groupes, par équipe
- Mettre en place des questionnaires en ligne
Les ateliers et les entretiens présentent l’avantage d’humaniser la préparation du projet, et d’offrir la possibilité d’un échange. Quant au questionnaire en ligne, c’est la solution idéale pour rassembler un maximum de données en un minimum de temps. A vous de choisir la meilleure méthode en fonction de vos contraintes, et du temps dont vous disposez.
#3. Quels sont les objectifs du projet de digitalisation ?
La digitalisation d’une direction juridique répond à des objectifs précis, qui s’articulent généralement autour de la notion d’efficacité. Tout projet bien mené doit être orienté par au moins un objectif fixe, clair et mesurable, qui doit être déterminé en amont. L’analyse du fonctionnement du service, et le recueil des difficultés, doivent précisément mener à la définition de ces objectifs. Plus une difficulté est courante et impactante, plus le projet doit être centré sur sa correction.
A ce stade de la réflexion, il est important d’impliquer la hiérarchie, car les objectifs de la transformation digitale sont un élément clé de la stratégie. L’idée est de répondre aux difficultés quotidiennes des juristes et des opérationnels, tout en intégrant le projet à la stratégie globale de l’entreprise.
De manière générale, nos clients ont souvent pour objectifs :
- L’amélioration des performances des différents services
- Le gain de temps au quotidien
- L’amélioration de la visibilité sur les engagements en cours
- La fluidification des échanges et des collaborations
Pour une meilleure gestion de votre transformation digitale, nous conseillons de classer ces objectifs par ordre de priorité. Au moment de l’intégration de l’outil, cela va permettre de déterminer les actions prioritaires à mettre en place (fonctionnalités à déployer, formation des collaborateurs…).
# Bonus : Comment bien choisir sa legaltech ?
Les réponses aux trois questions ci-dessus constituent la base de votre projet de digitalisation. Le fonctionnement de votre service juridique, ainsi que les difficultés rencontrées par vos collaborateurs, permettent de fixer un ou plusieurs objectifs d’ensemble qui vont déterminer le choix de la solution.
Pour choisir la legaltech qui répondra le mieux à votre besoin, la meilleure chose à faire est de réaliser un benchmark des outils disponibles sur le marché. Ce benchmark doit être orienté par plusieurs critères liés aux besoins de vos équipes, par exemple :
- La possibilité de collaborer efficacement et à distance
- Le suivi automatique des contrats et des engagements (alertes aux échéances)
- La possibilité de stocker et classer intelligemment les documents juridiques
- L’importance de la sécurité et de la confidentialité des données
- La possibilité de signer les documents juridiques par voie électronique
Cette liste n’est pas exhaustive ; à vous de déterminer vos critères clés, en tenant compte à la fois des besoins de vos collaborateurs, et des contraintes fixées par la direction.
Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions que nous proposons pour digitaliser votre service juridique ? Prenez contact avec nous !
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