Le défi des entreprises : réussir à rester efficace et productif malgré le flux documentaire à gérer quotidiennement. Les documents à signer et valider se multiplient, tout comme le nombre d’interlocuteurs à prendre en compte. Ces enjeux impliquent de se renouveler. Les échanges d’emails ou l’utilisation d’un parapheur papier ne sont plus tout à fait adaptés.
Découvrez dans cet article, comment la digitalisation des processus de validation viendra accélérer et faciliter votre contractualisation.
Les avantages d’un circuit de validation digitalisé
Également appelés « workflow de validation », les circuits d’approbation automatisés correspondent à un procédé qui vient automatiser une suite de tâches permettant la circulation d’un flux d’information.
Ces circuits d’approbation automatisés apportent de nombreux bénéfices.
Découvrons-les ci-dessous :
#1 Améliorez votre productivité
Les tâches d’approbation sont, la plupart du temps, des tâches très chronophages entre les envois d’email, les relances auprès des collaborateurs, les allers-retours d’information par email…
La mise en place de workflow va vous permettre d’accélérer vos processus de contractualisation en formalisant et uniformisant le traitement de vos documents. Une fois votre activité de validation automatisée, vous gagnez en efficacité et en performance. L’autre bénéfice pour le juriste est de dégager du temps pour se concentrer sur son coeur de métier.
#2 Facilitez la collaboration
La mise en place de circuits automatisés de validation va également vous permettre de fluidifier la collaboration au sein de vos différentes équipes. Vos collaborateurs n’auront plus besoin de courir auprès des opérationnels ou juristes pour recueillir leur validation.
Avec des workflows d’approbation automatisés, les données circulent efficacement dans l’entreprise et sont facilement accessibles. Vos collaborateurs auront accès à la bonne information, au bon endroit, au bon moment.
💡 Soulagez votre équipe juridique : le juridique est le métier qui a le plus d’interactions dans l’entreprise. Les circuits de validation permettront à votre équipe juridique d’accéder rapidement aux informations contractuelles des opérationnels.
#3 Gardez le contrôle
En matière contractuelle, il y a un enjeu de traçabilité important. Avec des workflows d’approbation, il n’est plus nécessaire de consulter l’ensemble de vos échanges d’emails pour retrouver l’avis de chacun de vos collaborateurs. Les circuits d’approbation centralisent l’information au même endroit pour vous permettre de retrouver toutes les données en un clic.
En gardant le contrôle sur votre base contractuelle en amont de la signature, vous gagnez en fiabilité dans l’exécution de votre projet et vous réduisez les risques relatifs à la conformité de votre document.
#4 Gagnez en visibilité
Sans outil d’automatisation des circuits de validation, il est compliqué d’accéder facilement à l’information : qui sont les validateurs manquants ? Quelles sont les informations à valider ? Dans quel contrat ? etc.
Avec une plateforme d’automatisation des processus de validation contractuelle, offrez une vision d’ensemble à votre entreprise en suivant en temps réel l’état d’avancement de vos projets. En quelques clics vous retrouvez les étapes restantes avant la finalisation ainsi que les acteurs impliqués dans ce process.
Toutes les informations relatives à votre validation contractuelle sont regroupées au même endroit pour vous permettre de suivre et piloter facilement vos flux de documents.
Les bonnes pratiques dans la digitalisation des processus de validation
Les workflows de validation doivent vous permettre d’organiser votre flux contractuel en optimisant le travail de chaque département. Mais pour que cela soit efficace, il faut respecter certaines bonnes pratiques :
→ Avoir connaissance de l’existant
Comme toujours, avant de se lancer dans la mise en place d’un nouveau procédé, il faut se renseigner sur ce qui existe déjà dans l’entreprise. Cela vous évitera de créer des conflits entre vos différents processus voire entre vos différents logiciels. Menez cette réflexion à grande échelle : ne vous limitez pas au département juridique.
L’objectif recherché n’est pas de générer des processus de validation pour tous les cas d’usage, mais de mettre en place des workflows efficaces et pertinents.
→ Définir l’objectif du processus de validation
Chaque entreprise va paramétrer ses circuits de validation de manière différente, en fonction de son organisation et de ses pratiques quotidiennes. Pour avoir un procédé efficace, il faut toujours définir la raison de sa mise en place :
→ Déterminer les étapes du processus de validation
Le document va suivre un trajet prédéfini par le demandeur.
En cas de validation séquentielle, le demandeur va définir des étapes, des ordres de validation à respecter. Tant que le premier validateur n’accepte pas le contrat, le second ne pourra pas le faire et ainsi de suite.
En cas de validation parallèle, il n’y aura aucune exigence quant à l’ordre de validation. Autant de validateurs que nécessaires seront ajoutés et ils pourront tous accepter le document dans un ordre indifférent.
→ Choisir les acteurs du processus de validation
En dehors des étapes de validation, il faut spécifier les validateurs en fonction de leur rôle dans le projet (directeur juridique, juriste, DAF…). Chacun pourra laisser son commentaire sur le document pour exprimer son avis.
Cette validation peut-être demandée à une personne individuelle ou à l’ensemble d’une équipe (l’équipe juridique par exemple).
Un exemple concret de workflow de validation avec DiliTrust
La solution CLM de DiliTrust aide les juristes à toutes les phases du cycle de vie contractuel.
Dans la plateforme, il faut tout d’abord commencer par importer un contrat (au format word ou pdf). Lancez ensuite votre processus de validation en mettant en place vos différentes étapes.
Vous pouvez choisir une validation séquentielle ou parallèle en fonction des exigences de conformité de votre entreprise.
La demande sera automatiquement notifiée aux validateurs par email qui pourront en un clic accéder au contrat et donc aux informations nécessaires à leur prise de décision. Ils auront le choix de valider ou non le document. En cas de refus, ils ont la possibilité de laisser un commentaire pour expliquer les motifs de leur refus.
En parallèle, le demandeur est informé en temps réel de leurs réponses et peut agir en conséquence. Il peut également accéder à tout moment à son historique de validation
Il pourra par la suite faire une demande de signature électronique directement sur la plateforme grâce à l’intégration Docusign.
